Bộ chứng từ xuất nhập khẩu rất cần thiết khi xuất hoặc nhập khẩu 1 lô hàng. Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu thực tế bao gồm những giấy tờ gì? Những chứng từ nào bắt buộc phải có? Mẫu chứng từ theo form quốc tế. Tham khảo chi tiết hơn ở bài viết sau của Gia đình xuất nhập khẩu.
Trọn Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Thực Tế
A. Chứng từ bắt buộc
1. Xác nhận đặt chỗ trên các phương tiện vận tải (Booking confirmation)
Về thủ tục xác nhận đặt chỗ trên các phương tiện vận chuyển hàng hóa – với tên tiếng Anh là Booking confirmation, đây là loại giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu được bên giao nhận hàng – với tên tiếng Anh là Freight Forwarder lập và cung cấp với mục đích là xác nhận tất cả các thông tin chi tiết liên quan đến việc đặt chỗ vận chuyển hàng (ngoại trừ thông tin chi tiết về chi phí thực tế vận chuyển hàng hóa).
Nó bao gồm các thông tin của bên vận chuyển hàng hóa, bên gửi hàng, bên nhận hàng, chi tiết hàng hóa trong kiện, thời gian vận chuyển và các chi phí phát sinh. Bên cạnh đó, thường nó cũng sẽ bao gồm cả thông tin về các kho giao nhận hàng và trạm trung chuyển liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa của bạn. Đây được xem là một loại giấy tờ rất quan trọng trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu.
2. Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán v.v…
3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi… Đây là loại phổ biến nhất trong số các loại hóa đơn dùng trong mua bán quốc tế.
4. Bảng kê hàng hóa (Packing List)
Packing list là loại chứng từ xuất nhập khẩu được lập sau khi thực hiện hoàn tất thủ tục đóng gói hàng hóa, đây là bảng kê khai chi tiết tất cả các loại hàng hóa có trong kiện hàng (hộp, container, thùng, hòm,…) giúp cho người mua cũng như là cơ quan kiểm tra ở đầu nhập khẩu, hải quan, nơi nhận hàng dùng để kiểm tra, đánh giá về tính xác thực, xác minh thực tế số lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của bên bán có đúng như trong khai báo trên bảng kê hay không.
Ngoài ra, đây còn là một loại chứng từ xuất nhập khẩu ghi rõ các thông tin về cách thức đóng gói của những kiện hàng được vận chuyển giúp ích cho việc nhận diện và đảm bảo tính an toàn cho hàng hóa sau khi nhận.
5. Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn ( Bill of Lading) là một loại chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng bởi nó có nhiệm vụ chứng minh việc hàng hóa đã được bốc xếp lên phương tiện vận chuyển hàng hóa thành công (ví dụ như tàu, xe, máy bay,…).
Tuy nhiên, nếu Vận đơn là một loại chứng từ nói chung của các hình thức vận chuyển hàng hóa (như đường bộ, đường thủy, đường hàng không hay kết hợp các hình thức vận chuyển đó lại với nhau) thì Bill of Lading (viết tắt là B/L) chính và vận đơn được sử dụng riêng cho hình thức vận chuyển bằng đường biển.
6. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Tờ khai hải quan hay còn gọi là Customs Declaration là một loại giấy tờ chứng từ dùng để khai báo thông tin về hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan thuộc bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Đây là một điều kiện tiên quyết và quan trọng để một kiện hàng hóa có thể được nhập khẩu vào một quốc gia hay một vùng lãnh thổ cụ thể nào đó.
B. Chứng từ thường có
Những chứng từ dưới đây có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.
1. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
Hóa đơn chiếu lệ hay còn gọi là Proforma Invoice, viết tắt là PI là một loại giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu. Đây được xem là một bản nháp của hóa đơn thương mại bởi nó có hình thức và nội dung của một tờ hóa đơn nhưng không dùng để đòi tiền (thanh toán). Dựa vào nó mà người mua và người bán hàng có thể biết được những thông tin cơ bản về hàng hóa trong kiện hàng như là số lượng, mẫu mã, chủng loại, đơn giá, tổng số tiền thanh toán, điều kiện giao hàng, hình thức thanh toán,…
2. Tín dụng thư (L/C)
Thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, trong đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định, nếu người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ.
3. Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
Bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí.
4. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Giấy chứng nhận xuất xứ hay còn gọi là Certificate of Origin, viết tắt là C/O là một loại giấy tờ chứng từ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu của công ty thực tế nhằm cho biết xuất xứ nguồn gốc của hàng hóa được sản xuất tại quốc gia hay vùng lãnh thổ nào.
Đối với trường hợp bạn là chủ của hàng hóa nhập khẩu thì khi C/O có tính hợp lệ về mặt pháp lý bạn sẽ được hưởng các chính sách ưu đãi về mặt thuế nhập khẩu. Trong đó, số tiền chênh lệch có thể từ vài phần trăm cho đến vài chục phần trăm dẫn đến số chi phí giảm thiểu được từ thuế là khá lớn. Đối với các kiện hàng có C/O thì bộ phận hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thông tin chi tiết và rà soát hàng hóa rất kỹ.
Trong quá trình thực hiện chuẩn bị các hồ sơ thủ tục chứng từ xuất nhập khẩu cho hàng hóa thì dù bạn là người trực tiếp thực hiện hay được thực hiện thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ thì bạn cũng nên kiểm tra cẩn thận, đối chiếu từng số liệu một cách kỹ càng để tránh bị bác bỏ C/O trong quá trình thông quan hoặc bị yêu cầu xác minh lại C/O thì sẽ gây mất rất nhiều thời gian.
Đối với trường hợp bạn là chủ hàng hóa xuất khẩu thì việc bạn xin C/O cho bộ chứng từ nhập khẩu chỉ đơn giản là một yêu cầu thủ tục được quy định trong hợp đồng thương mại giữa hai bên đối tác với trường hợp người mua hàng là người nước ngoài. Nó chỉ có ý nghĩa là một thủ tục phải làm và không ảnh hưởng tới quyền lợi của người xuất khẩu, đôi lúc nó chỉ đơn giản là thêm thủ tục hành chính mà thôi.
Về mặt pháp lý, giấy chứng nhận xuất xứ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong công tác phòng chống hàng giả, hàng trợ giá, chống phá giá, duy trì hệ thống liên quan vấn đề hạn ngạch và thống kê thương mại,…
‘
5. Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.
C. Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác
– Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
– Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis )
– Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
– Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
– Phiếu an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet)
Trên đây là những chứng từ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Ngoài ra, để hiểu rõ hơn các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, các bạn có thể tham gia các khóa học xuất nhập khẩu để được hướng dẫn trực tiếp phương thức thực hiện các nghiệp vụ này từ những anh/chị có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm: Thời điểm nộp chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa nhập khẩu
