Packing list là gì? Cách làm packing list

1. Packing list là gì?

Packing list là phiếu đóng gói, bảng kê hay phiếu chi tiết hàng hóa. Nó cung cấp cho nhà xuất khẩu, nhà giao nhận hàng hóa quốc tế và người nhận hàng cuối cùng thông tin về lô hàng, bao gồm cách đóng gói, kích thước và trọng lượng của mỗi gói hàng, nhãn hiệu và số được ghi bên ngoài thùng hàng.

2. Cách làm packing list

2.1. Chức năng và vai trò của packing list

a. Chức năng

Packing list sẽ cho biết trọng lượng bao gồm cả bao bì, hình thức đóng gói của hàng hóa, loại hàng hóa, số lượng, quy cách đóng gói. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được:

– Điều phối sắp xếp kho chứa hàng, cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ, loại container nào;

– Sắp xếp được phương tiện vận tải đường bộ như thế nào, chẳng hạn loại xe gì, kích thước bao nhiêu phù hợp;

– Có thể xếp dỡ hàng dùng thiết bị chuyên dụng hay thuê công nhân.

– Nếu mặt hàng bị kiểm hóa khi làm thủ tục hải quan thì tìm ở đâu…

Với những ai chưa quen đọc chứng từ, thì cần phân biệt một chút giữa Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với Phiếu đóng gói (Packing List). Hai loại chứng từ này đôi khi nhìn tương tự nhau, có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng chức năng khác nhau.

b. Vai trò

– Dùng để để khai báo hãng vận chuyển phát hành vận đơn.

– Chứng từ hỗ trợ thanh toán, nhưng hàng hóa phải phù hợp với những gì mô tả trên P/L.

– Chứng từ bắt buộc để khai báo hải quan trong ngành xuất nhập khẩu.

– Để người mua kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng (nhập khẩu).

– Chứng từ để hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm khi xảy mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.

2.1. Nội dung chính trong packing list

Một Phiếu đóng gói đầy đủ thường có các nội dung chính như sau:

– Tiêu đề trên cùng: Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty

– Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty bán hàng.

– Số và ngày Packing List: Số này khá quan trọng

– Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty mua hàng.

– Ref no: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về Notify Party (Bên thông báo khi hàng đến. Thông thường thanh toán L/C thì mới yêu cầu ghi thêm thông tin Notify Party này).

– Port of Loading: Cảng bốc hàng (Ví dụ: Cat Lai port, Viet Nam; Incheon port, Korea…).

– Port of Destination: Cảng đến (Ví dụ: Manila port, Philippines; Port Klang port, Malaysia…).

– Vessel Name: Tên tàu, số chuyến.

– ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy.

– Product: Mô tả hàng hóa: Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS…

– Quantity: Số lượng hàng theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: 100000 pcs là 100000 cái…).

– Packing: Số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: đơn vị là bales – kiện, chẳng hạn có 100000 cái, đóng gói 500 cái/kiện -> Packing là 200 bales).

– NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh (Chỉ tính trọng lượng của hàng hóa)

– GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng (Tính cả trọng lượng của dây buộc, nilon bọc, thùng, hộp đựng ở ngoài). Trên thực tế, chúng ta không cần quá tỉ mỉ và quá chính xác GWT này, chỉ cần GWT tính tương ứng và không vượt quá trọng lượng mà hãng tàu cho phép xếp trong 1 container là được.

– Remark: Những ghi chú thêm (ví dụ như tất cả có 200 kiện thì kiện từ số 1 – 100 là đóng cho hàng nhãn mác A, kiện từ số 100-200 là đóng cho hàng nhãn mác B…)

– Xác nhận của bên bán hàng: Ký, đóng dấu.

Trên đây là Packing list là gì? Cách làm packing list. Hy vọng hữu ích với bạn đọc.

>>> Xem thêm: Điều khoản đóng gói trong hợp đồng ngoại thương