VNACCS Là Gì? Cách Khai Hải Quan Điện Tử Theo Thực Tế Doanh Nghiệp

VNACCS là gì? Đây là hệ thống thông quan tự động do Hải quan Việt Nam triển khai, cho phép doanh nghiệp thực hiện khai báo, xử lý và thông quan hàng hóa bằng phương thức điện tử. Hiện nay, VNACCS là nền tảng bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu, được áp dụng thống nhất trên toàn quốc và là “trục trung tâm” kết nối giữa doanh nghiệp, phần mềm khai hải quan và cơ quan Hải quan.

Cùng Gia đình xuất nhập khẩu tìm hiểu chi tiết về VNACCS qua bài viết dưới đây

1. VNACCS là gì?

VNACCS là viết tắt của Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System – Hệ thống thông quan tự động và cơ chế một cửa quốc gia do cơ quan Hải quan Việt Nam quản lý và vận hành.

Hiểu một cách đơn giản, VNACCS là hệ thống công nghệ thông tin của Hải quan, cho phép:

√ Doanh nghiệp gửi dữ liệu khai báo hải quan điện tử

√ Hệ thống Hải quan tự động tiếp nhận, xử lý

√ Trả kết quả phân luồng và thông quan hàng hóa

→ VNACCS không phải là phần mềm kế toán, cũng không phải phần mềm thương mại của doanh nghiệp, mà là hệ thống lõi của Hải quan. Các phần mềm khai hải quan mà doanh nghiệp đang sử dụng thực chất chỉ là công cụ trung gian để kết nối với VNACCS.

2. VNACCS do cơ quan nào quản lý? Có bắt buộc sử dụng không?

- Cơ quan quản lý VNACCS

VNACCS do Cục Hải quan – Bộ Tài chính trực tiếp quản lý và vận hành trên phạm vi toàn quốc.

Toàn bộ dữ liệu khai báo, chỉnh sửa, thông quan của doanh nghiệp đều được ghi nhận và lưu trữ trên hệ thống này.

- VNACCS có bắt buộc sử dụng không?

CÓ – BẮT BUỘC.

Theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành:

• Tất cả doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu

• Doanh nghiệp logistics, forwarder

• Đại lý làm thủ tục hải quan

- Đều phải thực hiện khai báo hải quan thông qua hệ thống VNACCS, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định riêng của cơ quan Hải quan.

- Nói cách khác: không tồn tại việc khai hải quan hợp pháp “ngoài VNACCS” trong hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay.

- Điều này có nghĩa là dù doanh nghiệp tự khai hay thuê bên thứ ba khai thay, dữ liệu cuối cùng vẫn phải được gửi lên VNACCS và chịu sự kiểm soát trực tiếp của cơ quan Hải quan.

>> Xem thêm: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế

3. VNACCS được sử dụng như thế nào trong thực tế doanh nghiệp?

Tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và logistics, VNACCS không chỉ xuất hiện ở khâu “khai tờ khai” mà tham gia xuyên suốt toàn bộ quá trình thông quan.

3.1 Khai báo tờ khai hải quan xuất khẩu – nhập khẩu

• Khai thông tin doanh nghiệp

• Khai mã loại hình

• Khai trị giá, thuế suất, mã HS

• Khai phương thức vận chuyển, điều kiện giao hàng

3.2 Phân luồng hải quan

Sau khi tiếp nhận dữ liệu, VNACCS tự động xử lý và trả kết quả:

• Luồng xanh: Thông quan ngay

• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ

• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa

→  Đây là điểm mấu chốt ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian – chi phí – rủi ro của doanh nghiệp.

3.3 Khai sửa đổi, bổ sung tờ khai

Trong thực tế, rất hiếm tờ khai nào “đúng tuyệt đối ngay từ đầu”. VNACCS cho phép:

√  Khai sửa trước thông quan

√  Khai bổ sung sau thông quan (theo quy định)

3.4 Kết nối các nghiệp vụ liên quan

VNACCS còn liên thông với:

+ Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu

+ Thuế GTGT hàng nhập khẩu

+ C/O điện tử

+ Kiểm tra chuyên ngành

>> Tham khảo: Khóa học khai báo hải quan chuyên sâu

4. Quy trình khai hải quan trên VNACCS theo thực tế doanh nghiệp

Dưới góc nhìn thực tế tại doanh nghiệp xuất nhập khẩu – logistics, quy trình khai VNACCS thường diễn ra theo các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, dữ liệu khai báo

Bao gồm: Hợp đồng ngoại thương, Invoice , Packing List , Vận đơn , C/O (nếu có), Các giấy phép chuyên ngành (nếu có)

• Bước 2: Nhập dữ liệu trên phần mềm khai hải quan

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai báo (ECUS, FPT, Thái Sơn…) để nhập dữ liệu theo chuẩn VNACCS.

• Bước 3: Gửi tờ khai lên hệ thống VNACCS

Phần mềm gửi dữ liệu → VNACCS tiếp nhận → phản hồi kết quả.

• Bước 4: Nhận kết quả phân luồng

Dựa vào kết quả luồng:

√ Xử lý hồ sơ

√ Bổ sung chứng từ

√ Phối hợp kiểm tra hàng (nếu luồng đỏ)

•  Bước 5: Thông quan hàng hóa

Khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và kiểm tra, hàng hóa được thông quan.

>> Xem thêm:  Khai Báo Hải Quan Hợp Đồng Gia Công Trên Ecus5 Vnaccs

5. Những sai sót phổ biến khi doanh nghiệp sử dụng VNACCS

Trong thực tế tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và logistics, sai sót khi khai báo trên VNACCS thường không đến từ lỗi hệ thống mà đến từ việc hiểu sai nghiệp vụ.

– Một trong những lỗi phổ biến nhất là khai sai mã loại hình: dẫn đến việc áp sai chính sách thuế hoặc sai mục đích sử dụng hàng hóa. Bên cạnh đó, việc áp sai mã HS cũng là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp bị truy thu thuế hoặc bị đưa vào diện kiểm tra sau thông quan.

– Sai trị giá hải quan: không khai đầy đủ các khoản phải cộng hoặc hiểu sai điều kiện giao hàng cũng là lỗi thường gặp. Ngoài ra, việc dữ liệu tờ khai không khớp với manifest hoặc vận đơn cũng khiến nhiều lô hàng bị phân luồng không cần thiết, làm tăng thời gian và chi phí thông quan.

– Những sai sót này cho thấy một thực tế rõ ràng: biết sử dụng phần mềm là chưa đủ, doanh nghiệp cần hiểu đúng bản chất nghiệp vụ hải quan và cách VNACCS xử lý dữ liệu.

>> Xem thêm: Tổng Hợp Phím Tắt Khi Khai Báo Hải Quan Trên ECUS5 VNACCS

6. Lưu ý pháp lý quan trọng khi khai báo trên VNACCS

– Một điểm doanh nghiệp thường chủ quan là đánh giá thấp giá trị pháp lý của dữ liệu khai báo trên VNACCS. Trên thực tế, mọi thông tin doanh nghiệp gửi lên hệ thống đều là căn cứ để cơ quan Hải quan thực hiện thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm.

– Người khai hải quan chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật về tính chính xác của nội dung khai báo, kể cả trong trường hợp thuê đại lý hoặc forwarder thực hiện thay. Việc đổ lỗi cho bên thứ ba không làm giảm trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.

– Dữ liệu VNACCS cũng là căn cứ quan trọng trong hoạt động kiểm tra sau thông quan và kiểm tra thuế. Do đó, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử để đối chiếu khi cần thiết.

7. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để sử dụng VNACCS hiệu quả?

• Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp không nên tiếp cận VNACCS chỉ như một công cụ kỹ thuật. Việc đầu tư vào con người và quy trình là yếu tố quyết định.

• Nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu cần hiểu rõ cách VNACCS vận hành, biết đọc và phân tích phản hồi từ hệ thống, đồng thời nắm chắc các kiến thức nền tảng như mã HS, trị giá hải quan, thuế xuất nhập khẩu và chính sách quản lý hàng hóa.

• Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, từ khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo đến đối chiếu sau thông quan. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và chủ động xử lý khi phát sinh vấn đề.

VNACCS không phải là một hệ thống quá phức tạp nếu doanh nghiệp hiểu đúng bản chất và sử dụng đúng cách. Phần lớn rủi ro phát sinh không đến từ hệ thống mà đến từ việc thiếu kiến thức nghiệp vụ và phụ thuộc hoàn toàn vào bên thứ ba.

Khi hiểu đúng VNACCS, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong hoạt động xuất nhập khẩu, rút ngắn thời gian thông quan, giảm chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý. Đây cũng là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường thương mại quốc tế ngày càng chặt chẽ.