SI (Shipping Instruction) là gì? Hướng Dẫn Khai Báo SI và Lưu Ý

1. SI (Shipping Instruction) là gì?

Shipping instruction – SI là gì? là các thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của nhà xuất khẩu/Shipper đến Công ty vận tải/giao nhận. Đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng. Và hạn chế những sai sót trên trên các chứng từ giao nhận khác, đặc biệt là Bill of Lading.

Thông thường SI thường được người gửi hàng gửi đến cho nhà vận chuyển để họ làm Vận đơn (Chứng từ vận tải vô cùng quan trọng). Người ta cũng thường gọi SI là mẫu hướng dẫn giao hàng.

Các công ty Hãng tàu/Forwarder sẽ yêu cầu Shipper gửi SI để làm Bill of Lading bản nháp. Sau đó, sẽ gửi bản nháp đó cho khách hàng check và yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin trên Draft B/L đó.

Những thông tin quan trọng cần thể hiện rõ ràng trên SI

• Số booking (Booking number)
• Tên nhà xuất khẩu (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee) và Tên của người nhận thông báo hàng đến (Notify party)
• Tên tàu và Số chuyến (Vessel & voyage)
• Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu (Place of receipt)
• Nơi xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu (Port of loading)
• Nơi dỡ hàng tại nước nhập khẩu (Port of discharge)
• Nơi nhận hàng (Final destination)
• Số container (Container number)
• Số seal (Seal number)
• Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping mark)
• Mô tả hàng hóa (Cargo description)
• Số lượng hàng hóa (Quantity)
• Trọng lượng & Số khối CBM (Weight and measurement)
• Loại bill sử dụng (B/L type): HBL, MBL, Sea waybill or Surrender Bill…..
• Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms (prepaid or collect)
• Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)

Thông thường, nếu mặt hàng trên SI có nhiều loại. Bên phía shipper thường sẽ gửi đính kèm thêm packing list để hỗ trợ cho việc khai báo (submit) thông tin cho phía hãng tàu/forwarder.

2. Hướng Dẫn Khai Báo SI và Lưu Ý

Có 2 cách phổ biến để khai báo SI cho hãng tàu như sau:

–  Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu:

Đây là cách thông dụng cho việc submit thông tin SI hiện nay. Một vài hãng tàu cho phép chúng ta sửa chữa linh hoạt thông tin sau khi đã hoàn thành SI trên web, điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian thay vì khi sử dụng qua email. Nhưng ngược lại có nhược điểm rằng, nếu mạng kết nối hoặc lỗi website bảo trì từ hãng tàu thì điều này sẽ làm trễ thời gian submit SI, khi đó chúng ta lại mất thời gian để gửi kiểm tra hoặc gửi thông tin SI qua email.

Một vài hãng tàu nếu submit thông tin SI này qua email thay vì hệ thống, có thể bị phạt tiền submit bill cao hơn so với submit trên hệ thống.

–  Khai báo qua email:

+ Đối với shipper: sẽ gửi thông tin SI tới hãng tàu (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email) hoặc forwarder nếu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải.

+ Đối với forwarder: sau khi nhận thông tin từ shipper thì họ sẽ gửi thông tin tới hãng tàu để làm bill (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email)

Lưu ý:
– SI phải được submit trước thời thời gian SI cut-off trên booking. Nếu gửi sau thời gian này, Shipper có thể bị phạt hoặc rớt hàng do Forwarder/Hãng tàu không thể phát hành B/L.
– Nếu bạn là Forwarder thì nên yêu cầu Khách hàng của mình, gửi SI cho bạn. Mục đích là để có được bản bill of lading sớm, thêm vào đó khách hàng có thể có thời gian kiểm tra và chỉnh sửa bill kịp thời để tránh phát sinh chi phí.

Trên đây là SI (Shipping Instruction) là gì? Hướng Dẫn Khai Báo SI và Lưu Ý. Hy vọng hữu ích với bạn đọc. Ngoài ra, để hiểu rõ hơn các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, các bạn có thể tham khảo bài chia sẻ Review Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Hà Nội TPHCM Tốt Nhất để được hướng dẫn trực tiếp phương thức thực hiện các nghiệp vụ này từ những anh/chị có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề. Chúc bạn thành công!

>> Xem thêm:

• Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Thực Tế + Đầy Đủ
• CBM Là Gì? Cách Tính CBM Hàng Sea, Hàng Air, Hàng Lẻ
• Vận đơn là gì? Chức năng và tác dụng của Vận đơn (bill of lading)