Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Làm Công Việc Gì?

1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên chứng từ là gì?

Nhân viên chứng từ là người hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Họ đảm nhận công việc giám sát việc chuẩn bị các tài liệu liên quan đến thương mại và xử lý các chứng từ đó để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên liên quan.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? (Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tiếng anh là gì)

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu hay còn được gọi là Document staff là người chịu trách nhiệm hoàn toàn về tất cả các hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc xuất nhập khẩu của công ty chuyên về xuất nhập khẩu.

Ví dụ: Giấy báo hàng đến, packing list, hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, v.v.

2. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là làm gì?

Mô tả công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu – logistics

Tùy thuộc vào lĩnh vực bạn làm việc và quy mô công ty bạn làm việc mà công việc cụ thể của bạn sẽ khác nhau. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tham khảo thêm các nhiệm vụ cơ bản của một Nhân viên Chứng từ Xuất nhập khẩu như sau:

• • Chuẩn bị các hồ sơ, chứng từ liên quan đến hàng hóa như các Mẫu giám định, làm C/O.
  • Lập chứng từ hỗ trợ cho khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, hãng tàu theo yêu cầu.
  • Liên lạc với nhà cung cấp, hãng vận chuyển và khách hàng để thống nhất lịch trình vận chuyển và theo dõi tiến độ công việc.
  • Soạn thảo các loại hợp đồng như: hợp đồng kho bãi, hợp đồng thuê container, hóa đơn thương mại, packing list, PO, D/O.
  • Thực hiện làm house bill ở và Telex Release theo yêu cầu.
  • Quản lý chi phí như phí vận chuyển container, phí vệ sinh, phí DEM/DET, v.v.
  • Thực hiện thanh toán quốc tế và chuẩn bị các chứng từ liên quan đến thanh toán quốc tế.
  • Quản lý, phân loại và lưu trữ tài liệu.
  • Theo dõi quá trình vận chuyển, giao nhận hàng hóa và giải quyết mọi vấn đề liên quan đến chứng từ vận chuyển, chứng từ nhận hàng, thủ tục hải quan hoặc các vấn đề khác.
  • Liên hệ trực tiếp với các đối tác, địa lý ở nước ngoài.

3. Kiến thức cần có của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý và quản lý các chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của một doanh nghiệp. Để làm việc hiệu quả trong vai trò này, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần có những kiến thức cơ bản sau đây:

– Kiến thức về quy trình xuất nhập khẩu: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần nắm vững quy trình và quy định liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Điều này bao gồm việc hiểu về các loại tài liệu xuất nhập khẩu, quy trình làm hồ sơ xuất nhập khẩu, c, đóng gói, vận chuyển, và các yêu cầu về chứng từ và giấy tờ liên quan.

– Kiến thức về loại hình xuất nhập khẩu: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần hiểu về các loại hình xuất nhập khẩu. Họ nên biết cách xác định và phân loại các giao dịch xuất nhập khẩu theo loại hình tương ứng.

– Kiến thức về chứng từ xuất nhập khẩu: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần nắm vững các loại chứng từ xuất nhập khẩu thông thường như hóa đơn xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận xuất nhập khẩu, vận đơn, hóa đơn vận chuyển, chứng từ thanh toán, v.v. Họ cần biết cách kiểm tra, xác nhận, và lưu trữ các chứng từ này theo quy định và yêu cầu của cơ quan chức năng và các bên liên quan.

– Kiến thức về pháp luật và quy định xuất nhập khẩu: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần hiểu về các quy định, quy chế và luật pháp liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.

Điều này bao gồm việc nắm vững các quy định về hải quan, thuế xuất nhập khẩu, quy tắc xuất nhập khẩu, các hiệp định thương mại quốc tế, và các yêu cầu khác về xuất nhập khẩu.

– Kiến thức về hệ thống và công cụ quản lý xuất nhập khẩu: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần làm quen và sử dụng các hệ thống và công cụ quản lý xuất nhập khẩu hiện đại. Điều này bao gồm việc sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập khẩu, công cụ xử lý chứng từ điện tử, hệ thống theo dõi và giám sát giao dịch xuất nhập khẩu, v.v.

Nên học xuất nhập khẩu ở đâu tại Hà Nội và TPHCM

4. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần kỹ năng gì?

– Kỹ năng – Chuyên môn: Xuất nhập khẩu là một trong những nghề khó trên thương trường nên đây là một trong những kỹ năng bạn cần có. Để làm việc ở vị trí này, bạn phải sở hữu một số kiến ​​thức chuyên ngành và kỹ năng liên quan như quản lý, thương mại, ngoại ngữ, kinh tế và luật.

– Kỹ năng đàm phán: Đây là một kỹ năng và nhiệm vụ mà bạn sẽ cần thực hiện thường xuyên trong công việc của mình với tư cách là nhân viên chứng từ.

– Kỹ năng phân tích và quản lý hệ thống: Các kỹ năng này giúp bạn quản lý công việc, sắp xếp và phân loại tài liệu khoa học, tối ưu hóa thời gian xử lý công việc.

– Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần phải làm việc với nhiều bên liên quan như vận tải, nhà cung cấp và hải quan.

– Các kỹ năng khác như soạn thảo văn bản, kỹ năng tin học văn phòng ,…

5. Mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu – logistics

Lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ thay đổi theo thời gian làm việc mà còn theo địa điểm (Hà Nội, TP.HCM, các tỉnh khác). Vì vậy, rất khó để biết chính xác mức lương cho vị trí này. Tuy nhiên, dựa trên các tin tuyển dụng được đăng tải, bạn có thể tham khảo các khoảng lương trung bình sau.

• • Mức lương phổ biến: 5.000.000 – 8.000.000 VND/tháng.
  • Mức lương dành cho nhân sự có kinh nghiệm sẽ cao hơn: 7.000.000 – 10.000.000 VND/tháng.
  • Mức lương cao nhất cho vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu: 10.000.000 – 15.000.000 VND/tháng.
  • Ở cấp quản lý, giám đốc nhận mức lương cao hơn, khởi điểm trung bình 22.500.000 đồng/tháng.

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên liên quan đến vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về vị trí công việc này và tìm cho mình một vị trí công việc phù hợp.

Xem thêm:

• • Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Thực Tế + Đầy Đủ
  • Chứng Nhận CE Là Gì? Những Thông Tin Cần Biết Về Chứng Nhận CE
  • Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO)