Phiếu EIR Là Gì? Tìm Hiểu Chi Tiết Về Phiếu EIR

1. Phiếu EIR là gì?

EIR là từ viết tắt của cụm từ Equipment Interchange Receipt, là một loại phiếu ghi lại tình trạng của Container (Cont). Đây là một trong những chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng mà chủ hàng phải có khi xuất nhập khẩu hàng hóa.

Một ví dụ đơn giản là: Sau khi chủ hàng nhận container từ cảng về kho của mình và đóng hàng hóa, sẽ có một tờ phiếu kèm theo cho biết container ở tình trạng tốt hay xấu và có móp méo hay lỗ thủng nào không. Các thông tin khác bao gồm số lượng container, người sở hữu hàng hóa và số lượng xe tải kéo container. Khi chủ hàng đóng hàng xong đưa về bãi container chờ xuất khẩu, người ta cũng cấp một phiếu ghi rõ tình trạng container. Có đang ở tình trạng tốt hay không?

2. Đặc điểm của phiếu EIR

Thông tin đầy đủ và chính xác: Phiếu EIR cần cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về việc trao đổi thiết bị, bao gồm số và loại container hoặc pallet, kích thước, trọng lượng, tình trạng ngoại hình và mô tả về các vết hỏng (nếu có).

Theo dõi quá trình giao nhận và trả hàng: Phiếu EIR ghi lại ngày và giờ giao nhận, tên và chữ ký của người giao nhận và người nhận, giúp theo dõi và xác nhận quá trình trao đổi container.

Thông tin bổ sung và chú thích: Phiếu EIR có thể chứa các thông tin bổ sung hoặc chú thích đặc biệt liên quan đến việc kiểm tra hoặc tình trạng của container, điều này giúp cung cấp thêm thông tin quan trọng cho logistics.

Quản lý kho bãi: Phiếu EIR thường được sử dụng làm tài liệu ghi chép cho quá trình quản lý kho và theo dõi tình trạng của các container . Nó giúp duy trì sự minh bạch và quản lý hiệu quả trong chuỗi cung ứng.

Tính hợp pháp và pháp lý: Phiếu EIR có tính chất hợp pháp và pháp lý, đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh việc giao nhận và trạng thái của container trong các giao dịch vận chuyển và logistics.

Nên học xuất nhập khẩu ở đâu tại Hà Nội và TPHCM

3. Mục đích sử dụng phiếu EIR

Loại phôi phiếu này phải được cảng phát hành và được dùng để chuyển giao từ người này sang người khác nhằm mục đích làm chứng từ. Nếu sau đó container bị rách, thủng, hư hỏng hoặc vấn đề khác, thì phiếu EIR được sử dụng để xác định hư hỏng ở bước nào. Trong trường hợp đó, người gửi hàng phải chịu trách nhiệm bồi thường.

Đối với hàng hóa nhập khẩu, nếu chủ hàng cho xe container đến nhận hàng và xe container đang ở bãi thì chủ hàng phải trả phí xe nâng để xếp container lên xe container của chủ hàng. Số tiền này được gọi là phí nâng hạ và cảng phát hành EIR trong trường hợp này để chứng minh rằng nó đã được trả bởi chủ hàng.

Đối với hàng xuất khẩu, nếu chủ hàng đưa xe container vào bãi và container đang nằm trên xe thì chủ hàng phải trả phí xe nâng từ xe container của chủ hàng xuống bãi container. Số tiền được thanh toán trong trường hợp này được gọi là phí nâng hạ và phiếu EIR do cảng cấp là bằng chứng cho thấy người gửi hàng đã thanh toán.

4. Các loại phiếu EIR

Theo ngành kinh doanh:

Phiếu EIR trong ngành vận tải biển: Sử dụng trong việc ghi chép việc trao đổi, trả lại và kiểm tra container vận chuyển trên tàu biển và cảng biển.

Phiếu EIR trong logistics và kho vận: Sử dụng để ghi chép quá trình trao đổi và kiểm tra trạng thái của container trong quá trình logistics và lưu trữ kho vận.

Theo mục đích sử dụng:

Phiếu EIR giao nhận (Delivery EIR): Được sử dụng khi thiết bị vận chuyển được giao nhận từ người gửi cho người nhận, ghi nhận trạng thái của container khi được nhận hàng.

Phiếu EIR trả hàng (Return EIR): Được sử dụng khi container được trả lại từ người nhận cho người gửi hoặc từ địa điểm B về địa điểm A, ghi nhận trạng thái của thiết bị khi được trả hàng.

Theo tình trạng của thiết bị:

Phiếu EIR đầy đủ (Full EIR): Sử dụng khi container được trao đổi hoàn toàn và trong trạng thái tốt, không có vết hỏng đáng kể hoặc thiếu hụt.

Phiếu EIR thiếu (Short EIR): Sử dụng khi container trao đổi không đủ số lượng hoặc bị thiếu hụt so với thông tin ghi chép ban đầu.

5. Ưu điểm của việc sử dụng phiếu EIR

Minh bạch và chính xác: Phiếu EIR cung cấp thông tin chi tiết về việc trao đổi và trạng thái của container , giúp tăng cường minh bạch và đảm bảo thông tin chính xác trong quá trình logistics.

Dễ dàng theo dõi và quản lý: Phiếu EIR giúp theo dõi chính xác quá trình giao nhận và trả hàng, từ việc xuất phát tại điểm A cho đến đích B, giúp quản lý hiệu quả container trong chuỗi cung ứng.

Giảm thiểu rủi ro và tranh chấp: Việc có phiếu EIR đồng nghĩa với việc ghi chép và chứng minh rõ ràng về tình trạng của container . Điều này giúp giảm thiểu khả năng xảy ra tranh chấp và giải quyết các vấn đề liên quan đến trạng thái của container .
Tiết kiệm thời gian và tăng năng suất: Phiếu EIR giúp quá trình giao nhận và trả hàng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian mất mát và tăng cường năng suất trong hoạt động logistics.

Hỗ trợ giám sát và kiểm soát: Phiếu EIR hỗ trợ việc giám sát và kiểm soát quá trình giao nhận và trả hàng, giúp các doanh nghiệp và tổ chức có cái nhìn tổng quan về hoạt động của họ.

Hỗ trợ pháp lý và bảo hiểm: Phiếu EIR cung cấp các thông tin chính xác và bằng chứng liên quan đến việc trao đổi container , hỗ trợ trong các vấn đề pháp lý và bảo hiểm liên quan đến quá trình vận chuyển và logistics.

Cải thiện hệ thống quản lý kho: Phiếu EIR là một tài liệu quan trọng trong quá trình quản lý kho, giúp theo dõi chính xác số lượng và tình trạng của các container trong kho.

6. Nội dung và cách khai phiếu EIR trong xuất nhập khẩu

Có nhiều nội dung nhỏ cần lưu ý trên phiếu EIR khi khai báo thông tin để hàng hóa ra vào cảng đúng thời điểm, đúng quy trình. Nội dung của phiếu EIR về cơ bản bao gồm các phần sau:

– Thứ nhất phần tiêu đề chứa biểu tượng, số hiệu của phiếu, tên phiếu và ngày phát hành.

– Tiếp đến là phần nội dung của phiếu: Đầu tiên chứa các thông số liên quan đến chủ sở hữu hàng. Thông tin này bao gồm tên cơ quan, tên người nhận hàng, số chứng minh thư, số hiệu lệnh giao hàng, số booking note hay số lệnh cấp rỗng,thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng, người phát lệnh giao hàng và ngày phát hành.

– Nội dung thứ hai là các thông tin về container như số container, kích thước, chủng loại, tình trạng, trọng lượng,vị trí, tên tàu, chuyến tàu,hãng tàu, người khai thác, ngày dỡ hàng, cảng dỡ hàng, số seal.v.v

– Nội dung thứ ba trình bày chi tiết về tình trạng của cont, thể hiện bằng cách đánh dấu các điểm bị hư hỏng trên bản vẽ, ký hiệu vào mã số quy ước và chú thích.

– Nội dung thứ tư là các thông tin chi tiết như ngày giao hàng, tiến độ giao hàng, số lượng xe nâng (cẩu khung), số container di chuyển trong quá trình giao hàng.

– Cuối cùng có chữ ký xác nhận của hai bên.

Lưu ý rằng một phiếu EIR chứa rất nhiều thông tin và khi cung cấp thông tin phải cung cấp đầy đủ, chính xác để hàng hóa ra vào cảng đúng thời gian, đúng quy trình.

7. Cách tra cứu phiếu EIR

Cách tra cứu phiếu EIR rất đơn giản . Chỉ cần gõ “ tra cứu EIR” trên Google và bạn sẽ nhận được kết quả mình cần. Sau đó thực hiện các bước cơ bản như đăng nhập.

Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm kiếm thông tin EIR cho giao nhận container, hãy nhập thông tin vào ô tìm kiếm như:Khu vực giao container,từ ngày giao nhận,đến ngày giao nhận,số container, v.v.

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến phiếu EIR mà mình muốn chia sẻ đến cho các bạn. Hy vọng những thông tin từ bài viết này sẽ giúp bạn hiểu thêm phần nào về loại chứng từ này.

Để nâng cao nghiệp vụ xuất nhập khẩu – logistics các bạn nên tham gia các khóa học xuất nhập khẩu – logistics tại các trung tâm uy tín. Tại đó bạn sẽ được các giảng viên là những người đang làm nghề hướng dẫn chi tiết các tình huống thực tế

Xem thêm:

• Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Thực Tế + Đầy Đủ
• Chứng Nhận CE Là Gì? Những Thông Tin Cần Biết Về Chứng Nhận CE
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO)
• Học xuất nhập khẩu thực tế, lộ trình như thế nào?