Cách Gửi Mẫu Sản Phẩm Xuất Khẩu Và Những Lưu Ý Quan Trọng

Hướng dẫn chi tiết cách gửi mẫu sản phẩm xuất khẩu đúng quy định, tránh rủi ro, tối ưu chi phí và gây ấn tượng với khách hàng quốc tế sẽ được Gia đình xuất nhập khẩu phân tích chi tiết qua bài viết sau đây.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới, thường chủ quan hoặc chưa nắm rõ quy trình gửi hàng mẫu, dẫn đến hàng bị giữ ở hải quan, chi phí phát sinh cao, hoặc tệ hơn là làm mất uy tín với đối tác.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách gửi mẫu sản phẩm xuất khẩu một cách chuyên nghiệp và đúng quy định, từ khâu chuẩn bị hàng mẫu, chứng từ, lựa chọn phương thức vận chuyển, đến các lưu ý khi làm thủ tục hải quan. Đồng thời, bạn sẽ hiểu rõ những lỗi phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp khi gửi mẫu, để tránh rủi ro không đáng có và nâng cao hiệu quả tiếp cận thị trường quốc tế.

1. Vì Sao Việc Gửi Mẫu Sản Phẩm Xuất Khẩu Lại Quan Trọng?

– Việc gửi mẫu sản phẩm xuất khẩu là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp tạo niềm tin với khách hàng, thúc đẩy đàm phán và tăng khả năng chốt đơn hàng.

– Đối với những thị trường khó tính như EU, Mỹ hay Nhật Bản, đây không chỉ là một “thủ tục mở đầu”, mà còn là bước kiểm chứng chất lượng thực tế trước khi đưa ra quyết định đặt hàng chính thức.

– Từ góc độ người bán, việc gửi mẫu giúp trình bày sản phẩm một cách trực quan và thuyết phục nhất, thay vì chỉ dựa vào hình ảnh hay catalogue. Từ góc độ người mua, mẫu chính là cơ sở để kiểm chứng chất lượng, thông số kỹ thuật, chất liệu và độ hoàn thiện của sản phẩm, qua đó đánh giá năng lực của nhà cung cấp.

– Mẫu còn đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất tiêu chuẩn sản xuất và đóng gói. Thay vì chỉ trao đổi qua email hoặc bản vẽ, việc có mẫu thật giúp hai bên dễ dàng thống nhất về màu sắc, kích thước, kiểu dáng, nhãn mác, bao bì... Từ đó, hạn chế tối đa rủi ro hiểu sai yêu cầu kỹ thuật dẫn đến khiếu nại hoặc trả hàng sau này.

– Thực tế cho thấy, nhiều hợp đồng xuất khẩu lớn, đặc biệt với các thị trường như châu Âu, Mỹ hay Trung Đông việc ký kết được hợp đồng lớn xuất phát từ chính một lô mẫu được chuẩn bị kỹ lưỡng, đúng tiêu chuẩn quốc tế.

– Mẫu sản phẩm chính là bước tiến đầu tiên giữa nhà xuất khẩu Việt Nam và khách hàng nước ngoài, là nền tảng để xây dựng niềm tin, tăng khả năng chốt đơn và mở ra các cơ hội hợp tác dài hạn.

>> Tham khảo: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế

2. Phân Loại Mẫu Sản Phẩm Xuất Khẩu Trước Khi Gửi

Trước khi gửi mẫu ra nước ngoài, doanh nghiệp cần xác định chính xác loại mẫu để lựa chọn hình thức vận chuyển, thủ tục hải quan và chính sách thuế phù hợp. Phân loại đúng ngay từ đầu sẽ giúp tránh rủi ro bị giữ hàng, phát sinh chi phí hoặc chậm tiến độ đàm phán. Có 3 loại mẫu hàng hóa như sau:

• Mẫu thương mại (Commercial Samples)

+ Đây là loại mẫu có thể có giá trị thương mại thực tế. Thường được gửi để khách hàng kiểm tra thực tế trước khi đặt đơn số lượng lớn.

+ Do đặc tính này, loại mẫu này phải được khai báo hải quan như một lô hàng chính thức: có Invoice, Packing List, mã HS, giá trị khai báo và có thể chịu thuế nhập khẩu/tạm nhập tại nước đến. Một số quốc gia cho phép miễn thuế nếu giá trị thấp, nhưng phần lớn vẫn áp dụng quy trình kiểm tra như hàng thật.

+ Với các mặt hàng có giá trị cao hoặc dễ bị kiểm tra (dệt may, thực phẩm, máy móc điện tử…), doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ hải quan kỹ lưỡng để tránh bị ách tắc.

• Mẫu phi thương mại (Non-commercial Samples)

+ Đây là mẫu dùng để kiểm tra chất lượng, trưng bày hoặc nghiên cứu, không bán và thường có số lượng nhỏ. Loại này có thể được hưởng miễn thuế nhập khẩu hoặc thủ tục đơn giản hơn tùy theo chính sách của nước nhập khẩu.

+ Ví dụ: EU, Mỹ hay Nhật Bản thường có quy định miễn thuế cho hàng mẫu có giá trị thấp, nếu có ghi rõ “No commercial value – For sample only” trên chứng từ.

+ Lưu ý: Doanh nghiệp cần ghi rõ mục đích “sample only” trên Invoice và tách riêng với hàng thương mại nếu gửi cùng chuyến.

• Mẫu nguy hiểm hoặc có yêu cầu đặc biệt

+ Một số mẫu chứa pin, chất lỏng, dung môi, vật liệu dễ cháy hoặc hàng nguy hiểm (DG cargo) phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về đóng gói, ghi nhãn, và khai báo theo chuẩn IATA hoặc IMO.

+ Sai sót trong khai báo có thể khiến lô hàng bị từ chối vận chuyển, phạt nặng hoặc bị giữ tại sân bay/cảng.

+ Doanh nghiệp cần phân loại mẫu rõ ràng không chỉ giúp chọn đúng phương thức vận chuyển (chuyển phát nhanh, đường hàng không, đường biển…) mà còn quyết định cách khai báo hải quan, xử lý thuế và thời gian thông quan. Đây là bước nền quan trọng để quá trình gửi mẫu diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.

>> Tham khảo: Khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu

3. Lựa Chọn Phương Thức Gửi Mẫu Sản Phẩm Xuất Khẩu Phù Hợp

Chọn đúng phương thức gửi mẫu là yếu tố quan trọng giúp rút ngắn thời gian giao hàng, kiểm soát chi phí và tránh rủi ro phát sinh khi thông quan. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ giữa giá trị mẫu, tính chất hàng hóa, thời gian khách hàng yêu cầu và quy định của nước nhập khẩu để lựa chọn hình thức phù hợp.

• Gửi qua bưu điện quốc tế (VNPost EMS)

– Đây là lựa chọn phổ biến cho các mẫu hàng nhẹ, số lượng nhỏ và phi thương mại.

– Ưu điểm lớn nhất là chi phí thấp, thủ tục gửi đơn giản và mạng lưới chuyển phát phủ rộng nhiều quốc gia.

– Thời gian vận chuyển: khoảng 5–10 ngày tùy quốc gia.

– Phù hợp: hàng mẫu phi thương mại, catalogue, mẫu may mặc nhẹ, tài liệu kỹ thuật kèm theo sản phẩm

- Lưu ý: EMS thường không có dịch vụ hỗ trợ khai báo hải quan chi tiết như các hãng chuyển phát nhanh, vì vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ rõ ràng để tránh hàng bị giữ ở nước đến.

• Gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế (DHL, FedEx, UPS…)

– Đây là lựa chọn nhanh và chuyên nghiệp nhất, phù hợp với hàng mẫu cần gửi gấp hoặc có giá trị cao. Các hãng chuyển phát này có hệ thống tracking online, hỗ trợ khai báo hải quan tại nước nhập khẩu và xử lý các yêu cầu đặc biệt.

– Thời gian vận chuyển: thường chỉ từ 2–5 ngày.

– Phù hợp: mẫu có giá trị, hàng dễ vỡ cần đảm bảo an toàn, các trường hợp cần khách hàng nhận mẫu sớm để duyệt sản xuất hoặc ký hợp đồng.

– Lưu ý: Chi phí gửi khá cao, đặc biệt với hàng nặng hoặc cồng kềnh. Doanh nghiệp nên xin báo giá trước, đồng thời khai báo rõ ràng giá trị và tính chất hàng để tránh bị đánh thuế cao ngoài dự kiến.

• Gửi theo lô hàng chính (đính kèm trong container)

– Hình thức này được sử dụng khi doanh nghiệp đã ký hợp đồng và muốn gửi thêm mẫu bổ sung hoặc phục vụ kiểm tra song song với lô hàng chính.

– Mẫu được đóng gói chung container nhưng phải tách riêng và khai báo rõ ràng trên chứng từ để tránh nhầm lẫn với hàng thương mại.

– Phù hợp với các trường hợp cần gửi mẫu để khách hàng kiểm tra lần cuối, kiểm định chất lượng hoặc phục vụ quảng cáo, trưng bày sau khi ký hợp đồng.

– Lưu ý: Phải phối hợp chặt với bộ phận logistics và forwarder để bảo đảm mẫu được đánh dấu riêng, tránh thất lạc trong quá trình xếp dỡ và thông quan.

4. Hướng Dẫn Chuẩn Bị Hồ Sơ Và Thủ Tục Hải Quan Khi Gửi Mẫu

Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đúng thủ tục hải quan là bước quan trọng giúp mẫu được thông quan nhanh chóng, tránh bị giữ hàng hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến. 

Tùy vào loại hàng (thương mại hay phi thương mại), quy trình có thể đơn giản hoặc phức tạp hơn, nhưng nguyên tắc chung là hồ sơ phải rõ ràng, đầy đủ và trung thực.

4.1 Danh sách hồ sơ cơ bản cần chuẩn bị

• Invoice (Hóa đơn thương mại hoặc phi thương mại)

- Nếu là mẫu phi thương mại, trên hóa đơn cần ghi rõ dòng chữ: “Sample - No commercial value”.

- Thể hiện rõ thông tin người gửi – người nhận, mô tả hàng, số lượng, trị giá khai báo (không nên để trống hoặc bằng 0).

• Packing List (Phiếu đóng gói)

- Liệt kê rõ số kiện, trọng lượng thực tế, kích thước, cách đóng gói.

- Thông tin trên Packing List phải khớp với Invoice để tránh bị nghi ngờ khi thông quan.

• MSDS (Material Safety Data Sheet) – nếu là hàng đặc biệt

- Bắt buộc đối với hàng chứa pin, hóa chất, chất lỏng, hoặc các sản phẩm có tính chất nguy hiểm.

- MSDS giúp cơ quan hải quan và hãng vận chuyển xác định điều kiện xử lý, lưu kho và vận chuyển an toàn.

• Catalogue / Spec Sheet (Tài liệu kỹ thuật) – nếu cần

- Với các sản phẩm phức tạp hoặc mới, nên gửi kèm catalogue hoặc bản mô tả kỹ thuật để hỗ trợ phân loại mã HS chính xác tại nước nhập khẩu.

4.2 Khai báo hải quan khi gửi mẫu

+ Hàng phi thương mại:

Thủ tục thường đơn giản hơn, có thể được miễn thuế nhập khẩu tại nước đến nếu đáp ứng điều kiện về số lượng và trị giá nhỏ. Tuy nhiên, vẫn phải khai báo rõ ràng mục đích gửi mẫu, tránh bị đánh giá là hành vi gian lận thương mại.

+ Hàng thương mại (Commercial Samples):

Phải khai báo đầy đủ mã HS, trị giá khai báo, tính thuế như hàng hóa thông thường. Đây là trường hợp áp dụng khi mẫu có giá trị cao, có thể được bán hoặc sử dụng thực tế tại nước nhập khẩu.

+ Lưu ý quan trọng về trị giá khai báo

Không nên ghi trị giá bằng 0 USD, vì điều này dễ khiến hải quan nước nhập khẩu giữ hàng để xác minh.

Thay vào đó, nên ghi mức giá tượng trưng hợp lý (khoảng 10–20 USD/mẫu) để phản ánh giá trị thực tế của hàng mà vẫn không phát sinh thuế lớn.

+ Kiểm tra trước quy định của nước nhập khẩu

• Trước khi gửi mẫu, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Hạn ngạch nhập khẩu đối với mặt hàng (nếu có).

• Quy định kiểm dịch (áp dụng với nông sản, thực phẩm, sản phẩm từ gỗ…).

• Yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật, nhãn mác đối với hàng mẫu.

Một số nước như Mỹ, EU, Nhật Bản có quy định rất chặt chẽ, kể cả đối với hàng mẫu. Việc chuẩn bị kỹ trước khi gửi giúp hạn chế rủi ro bị trả hàng hoặc phát sinh thời gian lưu kho.

5. Đóng Gói Mẫu Hàng Xuất Khẩu – Yếu Tố Thường Bị Bỏ Qua

Đóng gói đúng cách giúp mẫu đến nơi an toàn, không bị hư hỏng hay ách tắc khi thông quan.

+ Ghi nhãn rõ ràng: “SAMPLE – NO COMMERCIAL VALUE”, “HANDLE WITH CARE” để tránh hiểu nhầm.

+ Sử dụng bao bì tiêu chuẩn, không đóng gói sơ sài vì dễ bị giữ tại sân bay hoặc hải quan.

+ Hàng thực phẩm, nông sản: nên chống ẩm, hút chân không để giữ chất lượng.

+ Hàng nguy hiểm: tuân thủ quy định IATA khi gửi đường hàng không, dùng bao bì chuyên dụng.

+ Đây là khâu nhỏ nhưng quyết định việc mẫu có đến tay khách nhanh chóng, nguyên vẹn hay không.

6. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Gửi Mẫu Sản Phẩm Xuất Khẩu

Khi gửi mẫu ra nước ngoài, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến lô hàng bị chậm trễ hoặc thất lạc. Do đó, cần lưu ý các điểm sau:

– Kiểm tra kỹ thông tin người nhận: Đảm bảo tên, địa chỉ, số điện thoại và mã bưu chính chính xác tuyệt đối để tránh bị trả hàng hoặc chậm giao.

– Theo dõi hành trình vận chuyển: Sử dụng mã tracking để giám sát, phản hồi ngay với đơn vị vận chuyển khi có sự cố phát sinh.

– Đảm bảo tính nhất quán của chứng từ: Invoice, Packing List và hàng thực tế phải khớp về tên hàng, số lượng, mã mẫu để tránh bị giữ lại kiểm tra.

– Giữ chứng từ khi làm việc với khách hàng mới: Đây là bằng chứng quan trọng để xác nhận giao hàng trong các bước đàm phán sau.

– Chủ động thời gian: Gửi mẫu sớm ít nhất 2–3 tuần so với thời hạn khách yêu cầu, nhất là khi gửi đến các thị trường xa hoặc có thủ tục kiểm dịch nghiêm ngặt.

Những lưu ý này giúp giảm thiểu rủi ro và tăng độ tin cậy trong mắt đối tác quốc tế.

Gửi mẫu sản phẩm xuất khẩu không chỉ là một bước kỹ thuật đơn thuần, mà là một phần quan trọng trong quá trình xây dựng niềm tin với khách hàng quốc tế. Một lô hàng mẫu được chuẩn bị bài bản, đúng quy định có thể tạo ấn tượng tốt, giúp khách hàng kiểm chứng chất lượng và là yếu tố then chốt để chốt được đơn hàng lớn.

Những sai sót nhỏ trong khâu này có thể dẫn đến chậm tiến độ, phát sinh chi phí hoặc đánh mất cơ hội hợp tác.

Tham khảo khóa học sale Xuất khẩu - nghệ thuật bán hàng thực chiến  tại Lê Ánh để nắm vững quy trình từ A–Z, cách gửi mẫu, chào hàng, đàm phán, chốt hợp đồng, hạn chế rủi ro và vận hành chuyên nghiệp.