Kinh Nghiệm Tiếp Cận Khách Hàng Quốc Tế Qua Email Và Điện Thoại

Gia đình xuất nhập khẩu sẽ hướng dẫn chi tiết cách tiếp cận khách hàng quốc tế hiệu quả qua email và điện thoại – từ tìm kiếm, chào hàng đến chốt deal thực tế cho sales xuất khẩu qua bài viết sau đây.

Bạn đã từng gửi hàng trăm email chào hàng quốc tế mà không nhận được phản hồi? Tỷ lệ mở email dưới 10%, không một cuộc gọi quay lại? Bạn không hề đơn độc.

Thực tế, vấn đề không nằm ở sản phẩm, mà ở cách tiếp cận khách hàng quốc tế. Đây là một quá trình cần chuẩn bị kỹ, có chiến lược và sự kiên trì, nơi “chất” quan trọng hơn “lượng”.

Trong bài viết này, Gia đình xuất nhập khẩu sẽ chia sẻ quy trình tiếp cận khách hàng quốc tế thực tế nhất: từ cách tìm thông tin, viết email chào hàng hiệu quả, thực hiện cuộc gọi chuyên nghiệp đến chiến lược follow-up giúp biến khách tiềm năng thành đơn hàng thật.

1. Chuẩn Bị Trước Khi Gửi Email Hay Gọi Điện Cho Khách Hàng Quốc Tế

1.1 Nghiên cứu thị trường và Vẽ chân dung khách hàng

Đừng chỉ dừng lại ở việc biết mình muốn xuất khẩu đi đâu. Bạn cần đào sâu hơn nữa:

Chân dung khách hàng (ICP - Ideal Customer Profile): Họ là ai? Nhà phân phối, nhà bán lẻ, nhà sản xuất cần nguyên liệu đầu vào? Quy mô công ty họ ra sao? Họ thường nhập khẩu những sản phẩm có tiêu chuẩn chất lượng như thế nào?

Người ra quyết định (Decision Maker): Bạn cần liên hệ với ai? Purchasing Manager, Supply Chain Manager, hay CEO (với các công ty nhỏ)? Việc gửi email cho đúng người sẽ tăng tỷ lệ thành công lên gấp nhiều lần.

Làm thế nào để tìm thông tin này?

Hãy sử dụng các công cụ Kompass, Trademap để có cái nhìn tổng quan về thị trường và các công ty lớn. LinkedIn Sales Navigator là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để tìm kiếm và xác định đúng chức danh người cần liên hệ trong một công ty cụ thể.

Đọc vị website của khách hàng: Đây là kỹ năng cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng. Hãy dành 15 phút để phân tích website của họ.

Mục "About Us": Hiểu về lịch sử, quy mô và triết lý kinh doanh của họ.

Mục "Products": Họ đang bán những sản phẩm gì? Phân khúc nào? Có sản phẩm nào tương tự hoặc bổ sung cho sản phẩm của bạn không?

Mục "News/Press": Họ có đang mở rộng, ra mắt sản phẩm mới hay tham gia triển lãm nào không? Đây là những thông tin quý giá để bạn cá nhân hóa email của mình.

1.2 Xây dựng danh sách khách hàng chất lượng

"Thà có 10 leads chất lượng còn hơn 100 leads rác". Một danh sách khách hàng tốt phải bao gồm: Tên công ty, Website, Tên người liên hệ, Chức vụ, Email, Số điện thoại, và một vài ghi chú về công ty đó.

Bạn có thể tìm kiếm khách hàng quốc tế ở nguồn nào?

Triển lãm thương mại: Danh sách các nhà tham gia (exhibitor list) từ các triển lãm lớn trong ngành là một mỏ vàng.

Hiệp hội ngành hàng: Các hiệp hội tại thị trường mục tiêu thường có danh bạ thành viên.

LinkedIn: Tìm kiếm theo ngành, quốc gia, chức danh và dùng các công cụ như Hunter.io hay Snov.io để tìm địa chỉ email tương ứng.

Tìm kiếm Google nâng cao: Sử dụng các cú pháp chuyên sâu để tìm kiếm hiệu quả hơn. Ví dụ, để tìm email của ông John Doe trong công ty an-pha-bê, bạn có thể gõ: site:alphabet.com "john doe" email hoặc site:alphabet.com "john doe" contact.

1.3 Chuẩn bị "Bộ Sales Kit" chuyên nghiệp

Khi khách hàng tiềm năng quan tâm, bạn cần có sẵn sàng mọi thứ để cung cấp ngay lập tức. Một bộ sales kit chuyên nghiệp không chỉ là một file catalogue. Nó cần có:

Company Profile: Một bản giới thiệu ngắn gọn (1-2 trang) về công ty, năng lực sản xuất, và các thị trường chính.

Catalogue sản phẩm: Thiết kế chuyên nghiệp, hình ảnh sắc nét, thông số kỹ thuật rõ ràng.

Bảng giá tham khảo: Cung cấp giá FOB/CIF cho một vài cảng chính để khách hàng có thể ước tính chi phí.

Bản scan các chứng chỉ quan trọng: ISO, HACCP, CE, FSC... tùy theo ngành hàng. Đây là bằng chứng cho sự uy tín của bạn.

Hình ảnh thực tế: Vài tấm hình về nhà xưởng, dây chuyền sản xuất, quy trình đóng gói sẽ tạo dựng niềm tin tốt hơn vạn lời quảng cáo.

Hãy nén tất cả các file này thành định dạng PDF dung lượng nhẹ. Tải chúng lên một thư mục Google Drive hoặc Dropbox và chuẩn bị sẵn một đường link chia sẻ. Đừng bao giờ đính kèm tất cả các file nặng này vào email đầu tiên của bạn.

2. Kỹ Thuật Soạn Email Chào Hàng Hiệu Quả

Email là điểm chạm đầu tiên và quan trọng nhất. Một email tốt có thể mở ra một cơ hội lớn, trong khi một email tệ sẽ bị xóa đi trong vòng 3 giây.

2.1 Tầm Quan Trọng Của Tiêu Đề Email Khi Gửi Cho Khách Hàng Quốc Tế

Tiêu đề quyết định liệu email của bạn có được mở hay không. Hãy tránh xa các tiêu đề chung chung, mùi "spam" như "Greeting from Vietnam" hay "Offer for...".

Công thức cho một tiêu đề hiệu quả:

Cá nhân hóa: [Tên công ty của bạn] x [Tên công ty khách hàng] - [Sản phẩm]

Tập trung vào giải pháp: Regarding your [tên ngành hàng] sourcing needs

Tham chiếu (nếu có): Following up on our conversation at [Tên triển lãm]

Thử nghiệm A/B Testing:

Tiêu đề A (thông thường): "Offer for Premium Robusta Coffee Beans from Vietnam"

Tiêu đề B (tốt hơn): "High-Quality Robusta Coffee Beans for [Tên công ty khách hàng] - ABC Coffee Exporter"

Tiêu đề C (hiệu quả nhất): "Regarding your Robusta coffee sourcing - Inquiry from a Vietnamese GlobalG.A.P. Certified Supplier"

Tiêu đề C hiệu quả vì nó cho thấy bạn biết họ đang cần tìm nguồn cung cà phê Robusta và ngay lập tức nêu bật một lợi thế cạnh tranh (chứng chỉ GlobalG.A.P.).

2.2 Cấu Trúc Email Chào Hàng Khác Hàng Quốc Tế Chuyên Nghiệp

Một email chào hàng B2B hiệu quả không cần dài dòng. Hãy đi thẳng vào vấn đề với cấu trúc 3 phần rõ ràng:

Phần 1 - Mở đầu và Cá nhân hóa (2-3 dòng):

Cho thấy bạn đã nghiên cứu khách hàng và chuẩn bị kỹ lưỡng.

Ví dụ: "Dear Mr. John, I came across your company on LinkedIn and was very impressed with your new line of artisanal roasted coffee. I noticed you prioritize ethically sourced beans, which is also a core value at our company."

Phần 2 - Trình bày giá trị (Value Proposition) (3-5 dòng):

Đây là phần quan trọng nhất. Đừng nói về "công ty chúng tôi là...", hãy nói về "sản phẩm của chúng tôi sẽ giúp gì cho ANH/CHỊ". Tập trung vào 1-2 lợi ích chính. Dùng gạch đầu dòng (bullet points) để dễ đọc.

Ví dụ:

"We are a GlobalG.A.P. certified Robusta coffee supplier in Vietnam, and we can help you with two things:

Consistent Quality: Our beans have an average SCA score of 82+, ensuring a premium taste for your customers.

Stable Supply: With a capacity of 200 MT/month, we can guarantee a stable supply chain for your expanding business."

Phần 3 - Kêu gọi hành động (Call To Action - CTA) (1-2 dòng):

Luôn kết thúc email bằng một câu hỏi hoặc một đề nghị rõ ràng. Đừng nói "Hope to hear from you soon".

Ví dụ: "Would you be open to a brief 15-minute call next week to discuss your sourcing needs for the upcoming season?" hoặc "May I send over our latest crop report and a small sample for your evaluation?"

2.3 Chữ ký Email - Xây dựng sự tin cậy

Chữ ký email là danh thiếp của bạn. Một chữ ký đầy đủ và chuyên nghiệp sẽ tăng độ tin cậy. Cần có:

Họ tên

Chức vụ (bằng tiếng Anh)

Tên công ty & Địa chỉ

Số điện thoại (có mã vùng +84) & WhatsApp/WeChat (nếu có)

Website công ty

Link LinkedIn cá nhân

Mẹo nhỏ: Thêm một dòng tagline về công ty như "Exporting to 30+ countries since 2005" để gia tăng uy tín.

3. 5 Lỗi Phổ Biến Cần Tránh Khi Gửi Email Chào Hàng

Gửi email hàng loạt không cá nhân hóa: Dùng BCC hoặc gửi cùng một nội dung cho tất cả mọi người là cách nhanh nhất để email của bạn vào thùng rác.

Đính kèm file quá nặng: Gây khó chịu cho người nhận và dễ bị các bộ lọc email chặn lại. Hãy dùng link Google Drive/Dropbox.

Ngữ pháp và chính tả cẩu thả: Điều này cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp. Hãy dùng các công cụ như Grammarly để kiểm tra kỹ trước khi gửi.

Quá tập trung vào bản thân: Khách hàng không quan tâm bạn là ai, họ chỉ quan tâm bạn có thể giúp gì cho họ.

Không có lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng: Email không có CTA giống như một cuộc nói chuyện không có hồi kết, người nhận sẽ không biết phải làm gì tiếp theo.

4. Kỹ Năng Gọi Điện Thoại Cho Khách Hàng Quốc Tế

Trong thời đại số, nhiều người e ngại việc gọi điện. Nhưng một cuộc gọi đúng thời điểm có thể tạo ra kết nối cá nhân và thúc đẩy quá trình nhanh hơn nhiều lần so với việc chỉ trao đổi qua email.

Cold Calling - Kỹ Năng Cần Thiết Của Sales Xuất Khẩu

4.1 Tại sao gọi điện thoại tiếp cận khách hàng quốc tế vẫn hiệu quả?

Gọi điện giúp bạn tạo kết nối cá nhân trực tiếp, truyền tải cảm xúc và sự chân thành mà email khó thể hiện. Bạn nhận phản hồi tức thì, hiểu rõ mối quan tâm và phản ứng của khách hàng.

Đặc biệt, giữa hàng trăm email chào hàng mỗi ngày, một cuộc gọi lịch sự và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn nổi bật và ghi dấu ấn mạnh mẽ hơn.

4.2. "Giờ vàng" để gọi cho khách hàng quốc tế

Nguyên tắc là luôn gọi vào buổi sáng theo giờ địa phương của khách hàng, lý tưởng nhất là từ 9-11 AM. Đây là lúc họ vừa bắt đầu ngày làm việc, kiểm tra email và có tinh thần cởi mở nhất. Tránh gọi vào chiều thứ Sáu hoặc giờ ăn trưa. Hãy chuẩn bị một bảng theo dõi múi giờ của các thị trường mục tiêu.

4.3 Kịch bản cho 30 giây đầu tiên

30 giây đầu tiên quyết định liệu bạn có được nói chuyện tiếp hay không. Hãy chuẩn bị một kịch bản ngắn gọn:

Bước 1: Chào hỏi và xác nhận: "Good morning, this is [Tên bạn] calling from ABC Company. May I speak with Mr. John Smith, please?"

Bước 2: Giới thiệu và xin phép: (Khi đã kết nối đúng người) "Hi Mr. Smith, my name is [Tên bạn] from ABC Company in Vietnam. I sent you an email yesterday regarding our GlobalG.A.P. certified coffee beans. I know you're busy, but would you have just two minutes?"  Việc xin phép thể hiện sự tôn trọng.

Bước 3: Nêu lý do và lợi ích: "The main reason for my call is that we have a new crop with a special SCA score of 83 that I believe would be a great fit for your artisanal product line. I just wanted to see if this is something you might be interested in exploring further."

5. Xử lý các tình huống thường gặp khi tiếp cận khách hàng quốc tế qua email và điện thoại

"I'm busy, just send me an email."

Cách trả lời: "Of course, I completely understand. Just to ensure I send you the most relevant information, could you quickly tell me what is the most important factor for you when choosing a new supplier? Is it quality, price, or lead time?" Biến lời từ chối thành cơ hội khai thác thông tin.

"We already have a supplier."

Cách trả lời: "That's great to hear. We are not looking to replace them immediately. Many of our current partners also see us as a valuable backup supplier to diversify their risk. May I send over our profile and price list for your future reference, just in case?" Định vị mình là phương án dự phòng, không mang tính đối đầu.

Phần 4: Theo Đuổi (Follow-up) - Nơi Hầu Hết Mọi Người Bỏ Cuộc

Thống kê cho thấy hơn 80% giao dịch B2B cần ít nhất 5 lần tiếp xúc mới thành công. Tuy nhiên, phần lớn nhân viên bán hàng từ bỏ chỉ sau 1-2 lần. "Tiền nằm ở follow-up".

Thành công trong Sales xuất khẩu không đến từ may mắn, mà từ quy trình bài bản, kỹ năng giao tiếp hiệu quả và sự kiên trì không bỏ cuộc. Khi bạn biết cách chuẩn bị kỹ, viết thông điệp đúng trọng tâm, tự tin đàm phán và theo sát khách hàng đến cùng – cơ hội trên thị trường quốc tế sẽ tự mở ra.

Nếu bạn muốn nắm vững kỹ năng tiếp cận, đàm phán và chốt deal quốc tế chuyên nghiệp, hãy tham gia Khóa học Sales Xuất khẩu thực chiến nơi bạn được học từ chuyên gia thực tế và rèn luyện để trở thành sales quốc tế bản lĩnh và hiệu quả thật sự.