Sai Lầm Khi Báo Giá Cho Khách Hàng Quốc Tế Và Cách Tránh

Một bản báo giá cho khách hàng quốc tế không chỉ là con số. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp và đôi khi còn mang giá trị pháp lý. Những sai lầm khi báo giá cho khách hàng quốc tế là gì sẽ được Gia đình xuất nhập khẩu phân tích chi tiết qua bài viết dưới đây để bạn tránh mắc phải.

1. Tại Sao Một Bản Báo Giá Quốc Tế Chuyên Nghiệp Lại Quan Trọng?

Không ít trường hợp doanh nghiệp tưởng chừng đã chốt được hợp đồng lớn, nhưng sau khi tính toán lại mới phát hiện ra lợi nhuận giảm mạnh, thậm chí lỗ, chỉ vì bỏ sót chi phí hoặc hiểu sai thuật ngữ. Do đó khi bán hàng quốc tế, việc báo giá đòi hỏi nhiều kiến thức và sự cẩn trọng hơn so với giao dịch nội địa rất nhiều.

– Trên thực tế, một báo giá chuẩn mực mang lại ít nhất ba giá trị quan trọng:

+ Tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng: Trước khi khách hàng nhìn thấy sản phẩm, họ sẽ đọc báo giá của bạn. Một báo giá thiếu thông tin, trình bày cẩu thả sẽ làm giảm uy tín, trong khi báo giá rõ ràng, chi tiết sẽ xây dựng niềm tin ngay từ đầu.

+ Công cụ quản trị rủi ro: Báo giá là cơ hội để rà soát toàn bộ chi phí, dự trù rủi ro về vận tải, tỷ giá, thuế phí… Nhờ đó, bạn kiểm soát tốt hơn lợi nhuận của đơn hàng.

+ Cơ sở pháp lý: Khi khách hàng xác nhận báo giá (thường thông qua Proforma Invoice), đó đã là thỏa thuận sơ bộ. Thông tin trong báo giá thường được đưa thẳng vào hợp đồng ngoại thương, vì vậy mọi sai sót đều có thể dẫn đến tranh chấp.

2. Những Sai Lầm Khi Báo Giá Cho Khách Hàng Quốc Tế Cần Tránh

Dưới đây là những sai lầm phổ biến, đúc kết từ những kinh nghiệm thức tế trong ngành cho sale xuất khẩu, những ai muốn bán hàng quốc tế cần tránh.

2.1 Không hiểu rõ và áp dụng sai Incoterms

Rất nhiều nhân viên sale xuất khẩu , doanh nghiệp chỉ ghi vắn tắt “FOB” hay “CIF” mà không hiểu rõ trách nhiệm và chi phí dừng ở đâu.

+ Ví dụ: Một doanh nghiệp xuất khẩu gỗ báo giá FOB cho khách hàng Mỹ. Họ tưởng chỉ cần giao container ở cảng Cát Lái là hoàn thành, nhưng khi hàng hư hỏng trong quá trình xếp lên tàu, khách hàng từ chối chịu trách nhiệm. Kết quả, toàn bộ chi phí xử lý phát sinh thuộc về doanh nghiệp.

– Như vậy khi chuẩn bị báo giá cho khách hàng quốc tế, bạn cần:

+ Hiểu rõ ít nhất 3–4 điều kiện Incoterms thông dụng (EXW, FOB, CFR, CIF).

+ Luôn ghi rõ địa điểm và phiên bản Incoterms, ví dụ: “FOB Hai Phong Port, Vietnam (Incoterms® 2020)”.

+ Trao đổi trước với forwarder để nắm chính xác phạm vi chi phí của từng điều kiện.

2.2 Bỏ sót chi phí tại cảng đi (Local charges) của nước xuất khẩu khi báo giá

– Khi báo giá FOB cho khách hàng quốc tế, nhiều người chỉ tính chi phí sản xuất và vận chuyển nội địa, bỏ qua các khoản phí bắt buộc tại cảng như THC, phí nâng/hạ container, phí chứng từ, phí niêm chì, phí khai hải quan…

– Trước đây đã có một doanh nghiệp dệt may báo giá FOB cho khách hàng Nhật. Khi forwarder gửi hóa đơn local charges (gồm phí THC và B/L fee), doanh nghiệp bị bất ngờ vì lợi nhuận gần như bằng 0.

– Giải pháp để tránh lỗi sai này khi báo giá cho khách hàng quốc tế là:

• Lập checklist chi phí local charges cố định và cập nhật thường xuyên.

• Khi làm việc với forwarder, luôn yêu cầu báo giá trọn gói (door-to-port hoặc port-to-port).

• Đưa toàn bộ chi phí này vào cơ cấu giá ngay từ đầu.

2.3 Không tính đến rủi ro tỷ giá hối đoái

– Báo giá cho khách hàng quốc tế bằng USD hoặc EUR, trong khi phần lớn chi phí đầu vào bằng VND. Nếu tỷ giá biến động bất lợi trong thời gian chờ thanh toán (30–60 ngày), lợi nhuận thực tế giảm mạnh.

– Ví dụ: Một doanh nghiệp thủy sản báo giá cho khách hàng châu Âu bằng USD, trong khi chi phí sản xuất trả bằng VND. Khi tỷ giá USD/VND giảm 2% trong vòng 2 tháng, doanh nghiệp mất hàng trăm triệu đồng.

– Để tránh mắc phải sai lầm này khi gửi báo giá cho khách hàng quốc tế, bạn hãy cân đối kỹ:

• Khi chuyển đổi từ VND sang USD, dùng tỷ giá bán ra của ngân hàng và cộng thêm biên độ an toàn 0,5–1%.

• Với hợp đồng lớn, làm việc với ngân hàng về hợp đồng kỳ hạn (forward contract) để cố định tỷ giá.

• Cân nhắc báo giá bằng ngoại tệ ổn định với thị trường mục tiêu (ví dụ: EUR cho châu Âu).

>> Xem thêm: Khóa học sale xuất khẩu

2.4 Báo giá cho khách hàng quốc tế nhưng không có thời hạn hiệu lực

– Sai lầm của sale xuất khẩu, doanh nghiệp khi báo giá cho khách hàng quốc tế là không ghi ngày hết hạn, dẫn đến trường hợp khách hàng quay lại sau vài tháng và yêu cầu áp dụng giá cũ trong khi chi phí đã tăng mạnh.

– Một doanh nghiệp gốm sứ gửi báo giá cước biển vào mùa thấp điểm. 3 tháng sau, khách hàng chốt đơn vào mùa cao điểm, nhưng vẫn đòi giữ nguyên giá cũ. Doanh nghiệp đứng trước lựa chọn khó khăn: hoặc chịu lỗ, hoặc từ chối và mất khách.

– Giải pháp đặt ra là: 

• Luôn ghi rõ thời hạn hiệu lực ngay trong báo giá: “Báo giá này có hiệu lực 07 ngày kể từ ngày phát hành”.

• Với cước vận tải, chỉ nên để hiệu lực 3–5 ngày.

• Đặt ra quy định nội bộ: báo giá nào cũng phải có hạn, tránh sai sót khi gửi đi.

2.5 Mô tả hàng hóa quá sơ sài trong báo giá cho khách hàng quốc tế

– Sai lầm khi bạn ghi tên hàng hóa chung chung như “Garment” hay “Wooden Furniture” mà không có thông tin chi tiết. Điều này khiến khách hàng khó xác định thuế nhập khẩu, cơ quan hải quan khó thông quan và dễ dẫn tới tranh chấp khi hàng không giống mô tả.

– Tình huống thực tế: Một công ty nội thất báo giá “Wooden Furniture” cho khách hàng châu Âu. Khi hàng đến, khách hàng cho rằng sản phẩm khác với tưởng tượng (ghế bọc nệm thay vì ghế gỗ nguyên khối). Kết quả, đơn hàng bị trả lại.

– Khi xây dựng báo giá cho khách hàng quốc tế hãy:

• Lập bảng mô tả chi tiết trong báo giá: tên hàng, chất liệu, kích thước, trọng lượng, quy cách đóng gói.

• Thêm cột HS Code tham khảo (6–8 số) để khách hàng dễ dàng tra cứu thuế nhập khẩu.

2.6 Điều khoản thanh toán không rõ ràng trong báo giá

– Sai lầm: Ghi “T/T 50/50” mà không giải thích cụ thể. Khách hàng có thể hiểu theo cách có lợi cho họ, dẫn đến doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn.

– Ví dụ: Một doanh nghiệp dệt may ghi “Payment: T/T 50/50”. Khách hàng hiểu rằng 50% còn lại sẽ thanh toán sau khi nhận hàng, trong khi doanh nghiệp mong muốn khách thanh toán trước khi tàu rời cảng. Kết quả, họ bị treo vốn hàng tỷ đồng.

+ Hãy ghi rõ ràng: “50% đặt cọc sau khi ký PI để bắt đầu sản xuất, 50% còn lại thanh toán sau khi gửi bản scan vận đơn (B/L)”.

+ Không sử dụng ký hiệu tắt, luôn mô tả đầy đủ từng mốc thanh toán.

+ Từ đó cả 2 bên sẽ biết rõ ràng về điều khoản, thời hạn thanh toán trong báo giá mà không có tranh chấp xảy ra sau này.

2.7 Xem nhẹ chi phí đóng gói và nhãn mác xuất khẩu

– Nếu doanh nghiệp nghĩ sẽ tận dụng sử dụng bao bì nội địa không đạt tiêu chuẩn quốc tế hoặc pallet gỗ chưa hun trùng. Thì rất có thể hàng hóa dễ hư hỏng và khả năng bị từ chối nhập khẩu rất cao.

– Đã từng có một doanh nghiệp xuất khẩu trái cây sang châu Âu nhưng không dùng pallet đạt chuẩn ISPM-15. Hậu quả, lô hàng bị cơ quan kiểm dịch từ chối, thiệt hại lớn cả về chi phí và uy tín.

– Hãy luôn tính chi phí đóng gói đạt chuẩn xuất khẩu như dùng các thùng carton 5–7 lớp, pallet đã hun trùng, túi hút ẩm, dây đai, màng co…

– Hỏi khách hàng trước về yêu cầu shipping mark để in nhãn đúng quy định.

>> Xem thêm: 5 Sai Lầm Khi Mới Làm Sale Xuất Khẩu Và Cách Tránh

2.8 Không quan tâm đến bảo hiểm hàng hóa khi báo giá khách hàng quốc tế

Nhiều doanh nghiệp không đưa phí bảo hiểm vào báo giá CIF hoặc không tư vấn cho khách khi bán FOB. Khi có rủi ro, hàng hóa mất mát nhưng không được bồi thường đầy đủ.

Một doanh nghiệp bán CIF nhưng chỉ mua bảo hiểm tối thiểu. Khi container bị ngấm nước, hãng bảo hiểm chỉ bồi thường một phần nhỏ, trong khi khách hàng yêu cầu bồi thường toàn bộ.

Giải pháp cho vấn đề bảo hiểm hàng hóa khi lập báo giá là:

Với CIF, luôn cộng phí bảo hiểm vào giá (thường chỉ chiếm 0,2–0,5% giá trị hàng).

Với FOB, khuyến nghị khách mua bảo hiểm và thể hiện rõ điều này trong báo giá/email.

2.9 Trình bày báo giá thiếu chuyên nghiệp

– Sai lầm cho sale xuất khẩu khi gửi báo giá dưới dạng file excel thô, không logo, không thông tin công ty; hoặc gửi email trống rỗng chỉ đính kèm file, hoặc mắc 1 trong những lỗi trên.

– Thay vào đó hãy sử dụng template báo giá hoặc Proforma Invoice chuyên nghiệp, có logo, thông tin đầy đủ, xuất file PDF.

– Soạn một email gửi kèm chuẩn mực: 

Email cần có tiêu đề rõ ràng (ví dụ: Quotation for Product XYZ - Your Company Name). Nội dung email cần có lời chào lịch sự, tóm tắt ngắn gọn báo giá, nêu rõ thời hạn hiệu lực và kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động tích cực (ví dụ: "We look forward to your feedback and the opportunity to cooperate with you.").

3. Câu Hỏi Thường Gặp Khi Báo Giá Cho Khách Hàng Quốc Tế

• Nên báo giá FOB hay CIF cho khách hàng mới?

– Nếu bạn là người bán mới, hãy ưu tiên báo giá FOB. Điều này giúp bạn kiểm soát toàn bộ chi phí và rủi ro ở đầu Việt Nam một cách dễ dàng. 

– Trách nhiệm của bạn kết thúc khi hàng đã lên tàu. Báo giá CIF mang lại sự tiện lợi hơn cho khách hàng, nhưng đòi hỏi bạn phải có kinh nghiệm làm việc với các công ty forwarder và bảo hiểm để quản lý cước phí và rủi ro trên chặng quốc tế.

• Báo giá có phải là một hợp đồng ràng buộc không?

– Một bản báo giá (Quotation) thông thường không phải là hợp đồng. Tuy nhiên, khi nó được trình bày dưới dạng Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) và được người mua ký xác nhận, nó có thể được coi là một thỏa thuận thương mại sơ bộ và tạo thành cơ sở pháp lý cho một hợp đồng ràng buộc sau này. 

– Vì vậy, hãy luôn cẩn trọng với mọi thông tin bạn đưa ra.

• Làm sao để có chi phí vận chuyển quốc tế chính xác nhất?

– Đừng bao giờ dựa vào một nguồn duy nhất. Cách tốt nhất là gửi yêu cầu báo giá cho ít nhất 2-3 công ty logistics (forwarder) uy tín. 

– Cung cấp cho họ thông tin đầy đủ về lô hàng: tên hàng, mã HS dự kiến, trọng lượng, số khối (CBM), cảng đi, cảng đến, điều kiện Incoterms mong muốn. Họ sẽ gửi lại cho bạn báo giá chi tiết để bạn so sánh và lựa chọn.

Một bản báo giá cho khách hàng quốc tế không chỉ dừng lại ở việc đưa ra mức giá cạnh tranh. Nó phản ánh sự chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro và tạo dựng uy tín lâu dài. Với 9 sai lầm khi báo giá ở trên hy vọng bạn sẽ áp dụng hiệu quả và bảo vệ lợi nhuận, ghi điểm trước khách hàng quốc tế.

Để hạn chế sai lầm và tự tin làm việc với đối tác nước ngoài, bạn có thể tham gia Khóa học Sale Xuất khẩu thực chiến . Khóa học giúp bạn nắm vững quy trình báo giá quốc tế, đàm phán hợp đồng, sử dụng Incoterms và quản trị rủi ro trong xuất nhập khẩu. Đây là hành trang cần thiết để bạn trở thành một nhân viên kinh doanh xuất khẩu chuyên nghiệp, chốt đơn hàng hiệu quả và nâng cao uy tín với khách hàng quốc tế.