5 Sai Lầm Khi Mới Làm Sale Xuất Khẩu Và Cách Tránh

Sale xuất khẩu là công việc có sức hút hấp dẫn với tiềm năng thu nhập cao nhưng cũng đòi hỏi nhiều kiến thức và kỹ năng tổng hợp. Tuy nhiên, người mới vào nghề thường vấp phải nhiều sai lầm khiến mất cơ hội chốt deal hoặc làm mất niềm tin của khách hàng quốc tế. Gia đình xuất nhập khẩu sẽ chia sẻ với bạn “5 sai lầm khi mới làm sale xuất khẩu và cách tránh” giúp bạn tự tin phát triển bùng nổ trong nghề này.

1. “5 sai lầm” khi mới làm sale xuất khẩu và cách tránh

1.1 Không hiểu rõ sản phẩm và thị trường

Nhiều người mới làm sale xuất khẩu thường gửi chào hàng một cách đại trà, không phân loại khách hàng theo ngành, khu vực hay nhu cầu thực tế. Đồng thời, họ cũng chưa nắm được rõ điểm khác biệt nổi bật của sản phẩm mình bán, dẫn đến việc không tạo được ấn tượng với khách hàng quốc tế.

- Cách khắc phục hiệu quả:

• Việc đầu tiên cần làm trước khi bạn bán sản phẩm ra nước ngoài, hay tiếp cận bất kỳ khách hàng nào là cần phân tích thị trường, nghiên cứu kỹ thị trường mục tiêu: họ cần gì? tiêu chuẩn chất lượng ra sao? đang nhập khẩu từ đâu?

• Chuẩn bị thông tin sản phẩm thật rõ ràng: bao bì, mẫu mã, chất lượng, thông số kỹ thuật, kèm bảng giá phù hợp.

• Hiểu rõ về sản phẩm của mình, làm nổi bật giá trị cạnh tranh của sản phẩm: nguồn gốc nguyên liệu, chứng nhận quốc tế, giá FOB tốt, khả năng đáp ứng số lượng lớn…

1.2 Soạn email chào hàng sơ sài, thiếu chuyên nghiệp

- Rất nhiều sale xuất khẩu thường làm theo khuôn mẫu, gửi email hàng loạt với nội dung chung chung, không đề tên công ty, người nhận, trường hợp này dễ bị khách hàng bỏ qua hoặc đánh dấu spam, email sẽ bặt vô âm tín.

- Đính kèm quá nhiều file nặng, không dẫn link xem online, rất dễ gây khó chịu cho người đối tác khi mở mail.

- Bố cục email rối, không rõ trọng tâm, thiếu lời kêu gọi hành động, sai lỗi ngữ pháp tiếng Anh là những sai lầm rất phổ biến nếu người làm sale xuất khẩu đang còn yếu về kỹ năng.

- Cách khắc phục hiệu quả:

• Viết email có cá nhân hóa: ghi đúng tên người nhận, tên công ty, ngành nghề liên quan.

• Bố cục rõ ràng: Mở đầu giới thiệu ngắn gọn. Giới thiệu đặc tính nổi bật của sản phẩm. Đính kèm catalogue/file nhẹ hoặc link Google Drive

• Kết thúc bằng CTA rõ ràng như: "Let me know if you are interested", "Can I send you a sample quotation?"

• Dùng ngôn ngữ chuyên nghiệp, ngắn gọn, đúng ngữ pháp, tránh lỗi sai cơ bản như thiếu chủ ngữ, sai thì.

Một học viên khóa học Sale Xuất khẩu từng gửi email giới thiệu nông sản cho 50 khách nhưng không ai phản hồi. Sau khi được chỉnh sửa cách viết – chia nhỏ danh sách, viết từng email cá nhân hóa, thay file đính kèm bằng link xem online – kết quả: nhận được 6 phản hồi và 1 khách gửi yêu cầu báo giá trong vòng 1 tuần.

👉 Email không chỉ là hình thức, mà là “ấn tượng đầu tiên” – và trong sale quốc tế, ấn tượng đó quyết định 80% cơ hội được đọc và phản hồi.

>> Xem thêm:  Lộ Trình Học Sales Xuất Khẩu Chuyên Nghiệp Hiệu Quả

1.3. Thiếu kỹ năng đàm phán và xử lý từ chối

Nhiều bạn sale xuất khẩu mới vào nghề thường mất bình tĩnh khi khách trả giá quá thấp, hoặc từ chối thẳng. Có người chọn cách im lặng vì không biết phản hồi thế nào. Có người thì cố gắng “chốt đơn bằng mọi giá” – giảm giá liên tục mà không đánh giá lại nhu cầu thực sự của khách hàng hay lợi thế sản phẩm của mình.

Dẫn tới không bán được hàng, hoặc chốt deal với biên lợi nhuận quá thấp, không bền vững.

- Cách khắc phục hiệu quả:

• Hãy rèn luyện tư duy đàm phán win-win: đàm phán là để đôi bên cùng có lợi, không phải là mặc cả.

• Trước khi phản hồi, cần hiểu rõ:

• Tại sao khách từ chối? Vì giá, vì tiêu chuẩn, vì thời gian giao hàng?

• Lợi thế cạnh tranh của mình là gì: giá FOB, hàng có sẵn, chứng nhận quốc tế?

• Chuẩn bị trước các kịch bản đàm phán:

• Khi khách im lặng, hãy nhắc lại khéo léo sau 3–5 ngày

• Khi bị ép giá hãy tìm kiếm nguyên nhân, so sánh với đối thủ, đưa ra lợi ích kèm theo (miễn phí vận chuyển, mẫu thử…)

1.4 Không hiểu rõ Incoterms và điều khoản hợp đồng

Một lỗi phổ biến của người mới làm sale xuất khẩu là không nắm rõ các điều kiện giao hàng quốc tế (Incoterms).

Ví dụ: không phân biệt được FOB – CIF – EXW, dẫn đến việc tư vấn sai cho khách, khiến chi phí phát sinh hoặc giao hàng không đúng thỏa thuận.

Bên cạnh đó, nhiều bạn không hiểu vai trò – trách nhiệm – rủi ro của mỗi bên trong hợp đồng ngoại thương, dẫn đến việc thương lượng yếu và dễ bị bất lợi.

- Cách khắc phục hiệu quả:

• Nắm chắc các điều kiện Incoterms 2020: biết khi nào nên chọn FOB, khi nào nên dùng CIF, EXW… tùy vào thị trường, vị trí địa lý và thế mạnh doanh nghiệp.

• Hiểu rõ các điều khoản chính trong hợp đồng ngoại thương như:

• Điều kiện thanh toán (LC, TT, DP…)

• Điều khoản bảo hiểm, giao hàng, khiếu nại, trọng tài…

• Biết cách thương lượng hợp đồng sao cho lợi ích rõ ràng, trách nhiệm cụ thể, giảm thiểu rủi ro sau này.

1.5 Quá phụ thuộc vào một kênh tìm khách duy nhất

Nhiều bạn mới làm sale xuất khẩu chỉ tập trung vào một kênh duy nhất như Alibaba, hoặc gửi email hàng loạt mà không mở rộng các kênh khác.
Khi tài khoản Alibaba bị giới hạn hoặc tỷ lệ phản hồi qua email thấp, gần như mất toàn bộ nguồn khách.

Ngoài ra, không có hệ thống quản lý dữ liệu → dễ bỏ sót khách tiềm năng, chăm sóc không đều, phản hồi chậm trễ.

Giải pháp:

• Chủ động phối hợp đa kênh:

• Tìm khách qua Google bằng từ khóa chuyên ngành, lọc theo quốc gia mục tiêu.

• Kết nối trên LinkedIn để xây dựng quan hệ B2B.

• Tham gia hội chợ online/offline, các nhóm B2B Facebook hoặc Telegram.

• Xây dựng hệ thống CRM cá nhân (dù chỉ dùng Excel, Notion…) để: quản lý danh sách khách, phân loại theo khu vực/ngành hàng, lên lịch follow-up, chăm sóc định kỳ

2. Lời khuyên dành cho người mới làm sale xuất khẩu

Để có thể tiến xa trong nghề sales xuất khẩu, bạn nên trang bị kiến thức nghiệp vụ vững vàng, rèn luyện các kỹ năng cần thiết để có thể tìm kiếm, đàn phán, ký kết thành công hợp đồng với đối tác.

- Nên bắt đầu từ việc nắm rõ quy trình xuất khẩu, vai trò của từng bộ phận: Hiểu từng bước từ chào hàng, báo giá, ký hợp đồng, đến giao hàng và thanh toán.

- Nắm bắt các công cụ, các kênh tìm kiếm khách hàng hữu ích.

- Biết cách tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng cả trước và sau khi hoàn thành đơn hàng.

- Rèn luyện kỹ năng đàm phán, xử lý phản hồi và theo dõi đơn hàng.

- Lý thuyết chỉ là khởi đầu – để làm được việc, bạn cần thực hành nhiều:

Tham gia các khóa học có tình huống mô phỏng, được phản hồi trực tiếp từ giảng viên.

Tự luyện các case: khách trả giá bất hợp lý, khách “bốc hơi” sau báo giá, sai hợp đồng, rủi ro thanh toán quốc tế…

Làm việc nhóm để rèn kỹ năng trao đổi – xử lý bất đồng – ra quyết định nhanh trong môi trường đa văn hóa.

Nếu bạn đang tìm một lộ trình bài bản để bắt đầu công việc sale xuất khẩu, đặc biệt là chưa có nền tảng, thì hãy tham gia các khóa học Sale Xuất Khẩu Thực Chiến , những khóa học đi chuyên sâu vào kỹ năng, nghiệp vụ của người bán hàng quốc tế.

Được hướng dẫn, chia sẻ các kinh nghiệm tìm kiếm khách hàng, chào hàng, viết email báo giá, cách đàm phán, thương thảo hợp đồng… bởi giảng viên là chuyên gia đang làm việc trong lĩnh vực xuất khẩu thực tế, từng xuất hàng đi Mỹ, EU, Trung Đông…

Các khóa học thực tế này sẽ có các case thực hành thực tế, được nhận feedback 1-1 từ giảng viên, và hỗ trợ sau khóa học giúp bạn tự tin bước ra vùng đất mới, phát triển bản thân, mở rộng thị trường, tệp khách hàng của mình.

>> Xem thêm: Khóa Học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế

Sale xuất khẩu không khó nếu bạn có nền tảng đúng ngay từ đầu. Hy vọng bài viết trên đây của Gia đình xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn tránh được 5 sai lầm phổ biến trên sẽ giúp bạn tăng tỷ lệ chốt đơn, xây dựng được uy tín và phát triển bền vững trong ngành xuất nhập khẩu quốc tế.