Tự Xuất Khẩu Cà Phê Chính Ngạch: Những Điều Cần Biết

Tự xuất khẩu cà phê chính ngạch - Bạn đã nắm rõ hết quy trình? Xuất khẩu cà phê là một trong những ngành mũi nhọn của nông sản Việt Nam và cũng dần trở thành lựa chọn của nhiều hộ sản xuất, hợp tác xã và doanh nghiệp nhỏ muốn vươn ra thị trường quốc tế. Tuy nhiên, không ít người khi tự mình đứng ra làm xuất khẩu chính ngạch lại gặp phải hàng loạt rào cản về giấy tờ, thủ tục, quy trình… chưa biết bắt đầu từ đâu. Gia đình xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Tự xuất khẩu cà phê có những thủ tục pháp lý, kiểm dịch, xin giấy phép gì, quy trình khai báo hải quan cho đến chuẩn bị hồ sơ xin C/O, thanh toán quốc tế và vận chuyển hàng hóa ra sao? Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến chậm hàng, bị trả về hoặc mất trắng đơn hàng.

1. Bức tranh về xuất khẩu cà phê chính ngạch hiện nay

Năm 2024 đánh dấu một bước tiến mạnh mẽ của ngành cà phê Việt Nam khi kim ngạch xuất khẩu đạt 5,6 tỷ USD, mức cao kỷ lục dù sản lượng chỉ còn khoảng 1,34 triệu tấn – giảm hơn 17% so với năm trước. Trong bối cảnh nguồn cung toàn cầu sụt giảm, giá xuất khẩu trung bình của cà phê Việt đầu năm 2025 đã vọt lên hơn 5.600 USD/tấn, tăng 73% so với cùng kỳ năm 2024.

Tín hiệu đáng mừng là bên cạnh các “ông lớn” FDI, ngày càng có nhiều hộ sản xuất, hợp tác xã và doanh nghiệp Việt chủ động tìm hiểu, tự đứng tên xuất khẩu chính ngạch để tối ưu lợi nhuận và kiểm soát thị trường.

Tuy nhiên, đây cũng là chặng đường không dễ đi, bởi phần lớn cà phê Việt vẫn xuất thô, chưa đạt được giá trị gia tăng như mong muốn. Ước tính, khoảng 90% sản phẩm xuất khẩu là cà phê nguyên liệu, trong khi mặt hàng chế biến sâu như rang xay hay hòa tan còn chiếm tỷ trọng rất nhỏ.

Thêm vào đó, dù Việt Nam xuất khẩu đi hơn 80 quốc gia và vùng lãnh thổ, thì thị trường chủ lực vẫn tập trung vào EU, với những yêu cầu khắt khe về nguồn gốc, kiểm dịch thực vật, hồ sơ C/O và truy xuất chuỗi cung ứng. Điều này tạo sức ép lớn cho những người mới bước vào lĩnh vực xuất khẩu.

Tự xuất khẩu cà phê chính ngạch không còn là sân chơi dành riêng cho các tập đoàn lớn. Nếu nắm vững kiến thức, chuẩn bị bài bản hồ sơ và có định hướng đúng, người trồng cà phê hoàn toàn có thể chủ động đưa nông sản Việt vươn ra thế giới.

2. Những điều kiện để có thể tự đứng tên xuất khẩu cà phê

Để tự đứng tên xuất khẩu cà phê chính ngạch, bạn cần đáp ứng các điều kiện pháp lý và nghiệp vụ cụ thể.

2.1 Điều kiện về pháp nhân xuất khẩu

– Có mã số thuế và tư cách pháp nhân: Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cá thể có đăng ký kinh doanh ngành nghề liên quan đến xuất khẩu nông sản, thực phẩm. Đăng ký mã số thuế với cơ quan thuế.

– Đã đăng ký tài khoản ngân hàng đứng tên pháp nhân để thực hiện thanh toán quốc tế khi xuất nhập khẩu cà phê.

– Có con dấu và chữ ký số (token): để khai hải quan điện tử và ký số trên các hệ thống như VNACCS/VCIS, Cổng dịch vụ công hải quan hoặc eCo.

2.2 Điều kiện về nghiệp vụ xuất khẩu cà phê

• Cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu cà phê theo đúng quy định.

• Am hiểu quy trình xuất khẩu, quy định xuất khẩu cà phê theo từng thị trường (như yêu cầu của EU về EUDR – chống phá rừng, hay của Trung Quốc về kiểm tra chất lượng).

• Nắm vững kỹ năng đàm phán hợp đồng, thanh toán quốc tế, logistics… nếu tự làm không qua trung gian.

• Biết cách làm thủ tục hải quan, sử dụng phần mềm ECUS hoặc qua đại lý hải quan.

>> Nếu bạn chưa có đăng ký kinh doanh, bạn sẽ không thể đứng tên xuất khẩu chính ngạch, mà buộc phải:

Uỷ quyền cho doanh nghiệp xuất khẩu dịch vụ hoặc thành lập hộ kinh doanh, doanh nghiệp… trước khi tiến hành xuất khẩu.

>> Xem thêm: Muốn Tự Làm Xuất Nhập Khẩu - Nên Bắt Đầu Từ Đâu?

3. Bộ chứng từ và quy trình xuất khẩu cà phê

3.1 Bộ chứng từ xuất khẩu cà phê chính ngạch

Bộ chứng từ xuất khẩu cà phê chính ngạch bao gồm các giấy tờ bắt buộc để thực hiện thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế và chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Tùy vào thị trường nhập khẩu và phương thức thanh toán quốc tế mà bộ chứng từ có thể mở rộng thêm nhưng nhất định cần có đầy đủ các chứng từ sau:

-  Hóa đơn thương mại (Commercial invoice )

- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về điều kiện giao hàng, thanh toán, chất lượng, thời gian giao hàng…

- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list )

- Giấy tờ đầu vào hàng hóa (Hóa đơn, bảng kê thu mua)

- Tờ khai hải quan điện tử

- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): Bắt buộc với cà phê thô, cà phê nhân (green beans); do cơ quan Bảo vệ thực vật cấp. Hồ sơ kiểm dịch cần nộp trước khi thông quan, nhằm đảm bảo hàng hóa không mang mầm bệnh, sâu hại theo yêu cầu của nước nhập khẩu.

- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin) : Giúp hưởng ưu đãi thuế khi nhập khẩu tại nước đến. Riêng với cà phê C/O có form riêng là form ICO. Tuy nhiên cà phê mỗi loại cà phê khác nhau lại cần kê khai thành một bộ C/O mẫu ICO khác nhau.

- Vận đơn (Bill of Lading – B/L): chứng từ vận tải quan trọng.

Trong một số trường hợp sẽ cần thêm một số chứng từ khác có liên quan đến từng thị trường và mặt hàng cà phê cụ thể.

3.2 Quy trình xuất khẩu cà phê

Quy trình xuất khẩu cà phê thực hiện qua các bước chính sau:

Bước 1. Chuẩn bị pháp lý và hồ sơ doanh nghiệp

Đăng ký kinh doanh ngành nghề xuất khẩu nông sản. Đăng ký mã số thuế, tài khoản ngân hàng, chữ ký số, đăng ký tờ khai hải quan điện tử để làm đúng thủ tục xuất khẩu theo quy định pháp luật.

Bước 2. Ký hợp đồng và chuẩn bị hàng hóa

– Trao đổi, đàm phán với đối tác nước ngoài về các điều khoản Incoterms, thanh toán, giá, vận chuyển… tiếp đến ký kết hợp đồng ngoại thương.

– Phân loại mã HS, thu gom – đóng gói – phân loại cà phê đúng tiêu chuẩn thị trường. Chuẩn bị hàng hóa đầy đủ theo đúng số lượng, chất lượng đã ký kết.

Bước 3. Làm kiểm dịch thực vật và xin chứng nhận xuất xứ (C/O)

– Đăng ký kiểm dịch tại Chi cục Bảo vệ thực vật. Nộp mẫu kiểm tra, nhận Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật nếu đạt. Cung cấp chứng nhận kiểm dịch thực vật cho cơ quan hải quan nếu nước nhập khẩu yêu cầu chứng từ này.

– Chuẩn bị hồ sơ xin cấp C/O với form phù hợp (A, E, D, AK…).

Bước 4. Khai hải quan và nộp tờ khai hải quan

– Thực hiện khai báo trên hệ thống VNACCS hoặc qua phần mềm ECUS. Xử lý tờ khai theo kết quả phân luồng tờ khai (Luồng xanh - vàng - đỏ) mà cơ quan hải quan phân loại.

– Hàng hóa được hải quan bấm nút thông quan tiến hành thực hiện thông quan hàng hóa.

Bước 5: Vận chuyển hàng hóa và hoàn thiện thủ tục xuất

– Lấy booking hãng tàu, làm vận đơn (B/L), nộp các khoản phí nếu có. Nếu bạn quy mô nhỏ, mới vào ngành, chưa đủ năng lực để tự làm có thể thuê bên dịch vụ - forwarder để ủy quyền cho họ làm.

– Đưa hàng tới cảng, sân bay thông quan, nộp hồ sơ thanh toán nếu dùng L/C hoàn tất thủ tục xuất khẩu.

>> Xem thêm: Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển (Chi Tiết A - Z)

Quy Trình Xuất Khẩu Bằng Đường Hàng Không : Từ A Đến Z

4. Tiêu chuẩn về cà phê xuất khẩu

- Về chất lượng hạt cà phê phải đảm bảo các tiêu chí:

+ Hàm lượng caffeine rõ ràng

+ Độ ẩm tối đa: 12,5%

+ Tỷ lệ hạt lỗi (đen, vỡ, mốc): ≤ 2%

+ Tạp chất (vỏ, đá, cành): ≤ 0,5%

+ Tỷ lệ hạt đạt kích cỡ sàng: Sàng 18 (7.1mm): ≥ 90%; Sàng 16 (6.3mm): ≥ 90%

- Yêu cầu về an toàn thực phẩm và môi trường

+ Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật: Không vượt mức cho phép theo quy định của từng thị trường

+ Độc tố nấm mốc (Ochratoxin A): Cà phê rang: ≤ 5 μg/kg và đối với cà phê hòa tan: ≤ 10 μg/kg

- Chứng nhận cần thiết:

+ HACCP, ISO 22000, hoặc tương đương

+ Chứng nhận hữu cơ (Organic), Rainforest Alliance, Fairtrade, nếu thị trường yêu cầu

- Yêu cầu về nhãn mác và truy xuất nguồn gốc

+ Thông tin bắt buộc trên nhãn: Tên sản phẩm; Tên và địa chỉ nhà sản xuất; Ngày sản xuất và hạn sử dụng; Trọng lượng tịnh; Xuất xứ: "Made in Vietnam"

+ Các tiêu chuẩn trên có thể thay đổi tùy theo yêu cầu cụ thể của từng thị trường nhập khẩu. Do đó, trước khi xuất khẩu, cần kiểm tra kỹ các quy định và yêu cầu của quốc gia đích để đảm bảo tuân thủ đầy đủ.

5. Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan và cách tránh rủi ro

Nhiều doanh nghiệp mới hoặc hộ kinh doanh lần đầu xuất khẩu cà phê thường gặp phải những sai sót sau:

Khai sai mã HS, dẫn đến áp thuế sai hoặc không phù hợp với giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), dễ bị hải quan giữ hàng để kiểm tra lại. Để tránh, cần xác định đúng loại cà phê và tra cứu mã HS trong biểu thuế, đối chiếu với C/O trước khi khai báo.

Thiếu hoặc ghi sai chứng từ, đặc biệt là hóa đơn, packing list, vận đơn, kiểm dịch thực vật hoặc C/O, khiến tờ khai không hợp lệ hoặc bị chậm thông quan. Cần lập sẵn checklist bộ chứng từ và kiểm tra kỹ trước khi nộp.

Chậm đăng ký kiểm dịch thực vật, khiến hàng không kịp kiểm tra trước khi đóng hàng hoặc giao tàu, dẫn đến phát sinh phí lưu bãi. Để xử lý, nên nộp hồ sơ kiểm dịch trước 2–3 ngày và chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết.

Sai thông tin trên C/O, như tên hàng, mã HS, nước xuất khẩu hoặc tên doanh nghiệp không trùng khớp với các chứng từ khác, khiến không được hưởng ưu đãi thuế. Hãy rà soát kỹ toàn bộ thông tin trước khi nộp đơn xin C/O.

Không tìm hiểu kỹ quy định riêng của nước nhập khẩu, như yêu cầu truy xuất nguồn gốc (EU), hoặc tiêu chuẩn chất lượng đặc thù... Việc chủ động cập nhật quy định nhập khẩu sẽ giúp tránh bị trả hàng hoặc từ chối thông quan.

>> Tham khảo: Khóa học khởi nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thực tế

Việt Nam đang tận dụng mạnh mẽ các hiệp định thương mại tự do (FTA) như EVFTA, CPTPP, RCEP để mở rộng thị trường cà phê xuất khẩu, đặc biệt vào EU, Nhật Bản và Hàn Quốc.

Việc miễn giảm thuế quan giúp cà phê Việt nâng cao tính cạnh tranh so với các quốc gia không có FTA. Tuy nhiên, để tận dụng tốt lợi thế này, doanh nghiệp cần đầu tư vào chất lượng, truy xuất nguồn gốc và chuẩn hóa hồ sơ xin C/O. Kết hợp giữa chiến lược thị trường rõ ràng và năng lực tuân thủ FTA là chìa khóa để phát triển bền vững.

Nếu bạn là người mới và chưa nắm rõ thủ tục, hồ sơ, quy trình xuất khẩu cà phê chính ngạch, nên tham gia một khóa học thực tế về xuất nhập khẩu nông sản , khóa học khởi nghiệp kinh doanh xuất khẩu cà phê thực tế tại các trung tâm đào tạo uy tín, sẽ giúp bạn hiểu đúng, làm đúng và tránh rủi ro khi tự đứng tên xuất khẩu.

Hy vọng Gia đình xuất nhập khẩu đã cung cấp tới bạn những kiến thức cần thiết về quy trình, thủ tục, tiêu chuẩn chất lượng, điều kiện cần thiết… khi tự xuất khẩu cà phê. Giúp bạn tự tin chinh phục xuất khẩu cà phê, thành công trên con đường xuất nhập khẩu.