Quy Trình Xuất Khẩu Chính Ngạch Từng Bước Dễ Hiểu Cho Người Mới

Quy trình xuất khẩu chính ngạch từng bước cho người mới gồm những bước nào? Với người mới, quy trình xuất khẩu tưởng chừng đơn giản lại ẩn chứa nhiều bước quan trọng: từ ký hợp đồng, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan đến nhận thanh toán. Trong bài viết này, Gia Đình Xuất Nhập Khẩu sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể, dễ hiểu, dễ thực hành để bạn tự tin xuất khẩu lô hàng đầu tiên một cách hợp pháp, bài bản và hiệu quả.

1. Xuất Khẩu Chính Ngạch Là Gì? Người Mới Cần Hiểu Gì Trước Khi Bắt Đầu

Xuất khẩu chính ngạch là hình thức đưa hàng hóa ra nước ngoài thông qua hợp đồng ngoại thương, khai báo hải quan đầy đủ, thực hiện đúng quy định pháp lý và thanh toán chính thức qua ngân hàng. Đây là hình thức xuất khẩu được pháp luật công nhận và tạo điều kiện hỗ trợ thông quan, ưu đãi thuế quan, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp thương mại.

Khác với xuất khẩu tiểu ngạch – thường diễn ra qua đường biên giới, thiếu chứng từ, rủi ro cao và phụ thuộc vào thị trường phi chính thức.

1.1 Đối tượng có thể tham gia xuất khẩu chính ngạch:

- Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh có mã số thuế và đăng ký ngành nghề xuất nhập khẩu hợp pháp.

- Cá nhân không được trực tiếp mở tờ khai hải quan chính ngạch, nhưng có thể:

+ Ủy quyền cho pháp nhân thực hiện thay.

+ Hoặc chuyển đổi thành hộ kinh doanh/doanh nghiệp để tự đứng tên xuất khẩu.

1.2 Lợi ích khi xuất khẩu theo hình thức chính ngạch:

• Hợp pháp, được pháp luật Việt Nam và quốc tế công nhận.

• Dễ kiểm soát rủi ro, giảm thiểu tình trạng bị giữ hàng, trả hàng do sai quy trình.

• Đủ điều kiện để hưởng ưu đãi thuế quan nếu có chứng nhận xuất xứ (C/O).

• Dễ dàng tiếp cận thị trường lớn, khách hàng nước ngoài và các đối tác quốc tế có yêu cầu cao.

1.3 Một số mặt hàng phổ biến được xuất khẩu chính ngạch:

Tại Việt Nam một số mặt hàng chủ lực được xuất khẩu bao gồm:

• Nông sản (gạo, cà phê, hạt điều, trái cây tươi...)

• Thủy sản (tôm, cá tra, mực...)

• Hàng may mặc, giày dép, túi xách

• Đồ gỗ, sản phẩm nhựa, linh kiện điện tử

• Máy móc thiết bị và vật tư công nghiệp

Xuất khẩu chính ngạch là hướng đi bền vững, giúp doanh nghiệp phát triển thị trường hợp pháp, tiếp cận các ưu đãi thương mại và xây dựng thương hiệu hàng hóa Việt Nam trên thị trường quốc tế. Người mới cần nắm vững khái niệm, lợi ích và yêu cầu cơ bản trước khi bắt đầu thực hiện.

2. Quy Trình Xuất Khẩu Chính Ngạch Từng Bước

Để xuất khẩu chính ngạch doanh nghiệp phải thực hiện qua 8 bước chính sau:

Bước 1. Xác định thị trường và tìm kiếm đối tác nhập khẩu

Doanh nghiệp cần nghiên cứu nhu cầu tại nước nhập khẩu, xác định sản phẩm phù hợp và kết nối với đối tác qua hội chợ, sàn thương mại điện tử quốc tế, website B2B, hoặc các kênh xúc tiến thương mại.

Bước 2. Ký kết hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Sau khi đạt được thỏa thuận về điều kiện giao hàng (theo Incoterms), giá cả, phương thức thanh toán phù hợp…, hai bên tiến hành ký hợp đồng ngoại thương theo chuẩn quốc tế.

Bước 3. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu chính ngạch

Bộ chứng từ xuất khẩu thông thường bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương

• Hóa đơn thương mại (Invoice)

• Phiếu đóng gói (Packing List )

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O ) nếu cần hưởng ưu đãi thuế

• Giấy phép chuyên ngành (nếu có)

• Một số chứng từ khác theo yêu cầu từng sản phẩm, mặt hàng

Bước 4. Đặt booking và làm vận đơn (Bill of Lading )

Liên hệ hãng tàu hoặc forwarder để đặt chỗ vận chuyển, cung cấp thông tin hàng hóa để lấy vận đơn B/L phù hợp (có thể xuất khẩu theo phương thức SEA, AIR…).

Bước 5. Khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử thường là phần mềm Ecus 5 hoặc phần mềm của FPT để khai báo dữ liệu, gửi tờ khai lên hệ thống. Với các doanh nghiệp mới cần mua chữ ký số (Token), mua phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACCS, đăng ký thông tin doanh nghiệp với lần khai đầu tiên.

Bước 6. Nộp thuế và nhận kết quả phân luồng

Sau khi hệ thống phản hồi luồng (Xanh – Vàng – Đỏ), doanh nghiệp nộp thuế xuất khẩu (nếu có), chuẩn bị kiểm tra chứng từ hoặc hàng hóa nếu bị phân luồng Vàng hoặc Đỏ.

Bước 7. Giao hàng và theo dõi vận chuyển

Sau khi thông quan, hàng được giao cho hãng vận chuyển. Doanh nghiệp cần theo dõi tiến trình giao hàng và xử lý phát sinh nếu có.

Bước 8. Thanh toán quốc tế và hoàn thiện hồ sơ

Thực hiện thủ tục để nhận tiền hàng qua L/C , T/T hoặc phương thức đã thỏa thuận. Cuối cùng, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ xuất khẩu để phục vụ kiểm toán, hoàn thuế, hoặc đối chiếu, kiểm tra sau thông quan nếu có phát sinh sau này.

Trên đây là toàn bộ các bước trong quy trình xuất khẩu chính ngạch mà doanh nghiệp cần nắm rõ và thực hiện đúng, chuẩn chỉnh ngay từ đầu ở từng khâu để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.

>> Tham khảo: Khóa học xuất nhập khẩu và logistics thực tế

3. Những Lưu Ý Khi Xuất Khẩu Chính Ngạch Lần Đầu

Bước vào thị trường xuất khẩu chính ngạch lần đầu, doanh nghiệp dễ gặp phải những bỡ ngỡ về thủ tục, chứng từ và cách làm việc với đối tác quốc tế. Việc nắm rõ các lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn tránh được những sai sót tốn kém ngay từ những lô hàng đầu tiên.

- Cẩn trọng với điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán

Chọn sai điều kiện Incoterms có thể khiến doanh nghiệp phải chịu thêm chi phí vận chuyển, bảo hiểm hoặc rủi ro hàng hóa. Với lô hàng đầu tiên, nên chọn điều kiện giao hàng đơn giản (như FOB, CIF) và phương thức thanh toán an toàn như L/C không hủy ngang để hạn chế rủi ro.

- Làm việc kỹ lưỡng với các bên trung gian

• Forwarder: Cần chọn đơn vị uy tín, báo giá minh bạch, có kinh nghiệm xử lý mặt hàng tương tự.

• Ngân hàng: Nên chủ động hỏi kỹ về hồ sơ thanh toán, thời gian xử lý và cách xử lý nếu chứng từ sai sót.

• Hãng tàu: Kiểm tra kỹ thời gian tàu chạy, phí local charge, phí DEM/DET tại cảng đích để tránh phát sinh không kiểm soát.

- Các rủi ro thường gặp khi mới xuất khẩu

• Giao hàng nhưng không nhận được thanh toán do điều khoản lỏng lẻo.

• Bị trả hàng vì không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc bao bì không đúng yêu cầu.

• Không đăng ký kiểm dịch hoặc C/O kịp thời, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.

Với lô hàng đầu tiên, nên thử nghiệm xuất khẩu số lượng nhỏ để làm quen quy trình, kiểm nghiệm năng lực đối tác và hạn chế thiệt hại khi có sự cố.

Nếu bạn đang bắt đầu sự nghiệp trong ngành xuất nhập khẩu và muốn nhanh chóng nắm vững toàn bộ quy trình bán hàng quốc tế từ khâu đàm phán, ký hợp đồng, lựa chọn điều kiện Incoterms phù hợp, đến phương thức thanh toán, vận chuyển, và xử lý các rủi ro thường gặp trong giao dịch quốc tế thì có thể tham gia các khóa học Sale Xuất Khẩu tại các trung tâm đào tạo uy tín, thực tế để nhanh chóng trang bị kỹ năng nghiệp vụ xuất khẩu cho mình, học từ kinh nghiệm thực tế của chuyên gia trong ngành.

>> Tham khảo chi tiết tại: Khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu

Xuất khẩu chính ngạch không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ 8 bước cốt lõi: từ tìm đối tác, ký hợp đồng, chuẩn bị chứng từ, đặt booking, khai hải quan, nộp thuế – đến giao hàng, thanh toán và hoàn thiện hồ sơ sau xuất khẩu.

Hy vọng bài viết trên đây của Gia đình xuất nhập khẩu đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình xuất khẩu chính ngạch, nắm chắc từng bước, và tuyệt đối không chủ quan ở các tất cả các khâu sẽ giúp bạn xuất khẩu thuận lợi, nhanh chóng.