Hồ Sơ Nhập Khẩu Chính Ngạch Cần Chuẩn Bị Ra Sao?

Khi thực hiện nhập khẩu chính ngạch, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ và tránh những rủi ro pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn các loại chứng từ cần thiết trong bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và tiết kiệm thời gian, chi phí trong thủ tục hải quan.

>>>> Xem thêm: Khóa Học Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Logistics Chuyên Sâu

1. Các Chứng Từ Cần Có Trong Hồ Sơ Nhập Khẩu Chính Ngạch

Hợp đồng thương mại (Sales Contract )

Hợp đồng giữa người bán và người mua là tài liệu cơ bản nhất trong mỗi giao dịch xuất nhập khẩu. Hợp đồng phải rõ ràng về điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, và các điều khoản khác.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice )

Đây là chứng từ ghi rõ giá trị hàng hóa, các điều kiện giao hàng, và thông tin thanh toán. Hóa đơn thương mại sẽ giúp hải quan xác định giá trị tính thuế cho lô hàng.

Vận đơn (Bill of Lading )

Là chứng từ vận chuyển do hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển phát hành, xác nhận việc giao nhận hàng hóa. Vận đơn có vai trò quan trọng trong việc xác định quyền sở hữu hàng hóa và là căn cứ để nhận hàng khi đến cảng.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ xác nhận quốc gia sản xuất hàng hóa. Đây là chứng từ quan trọng để hưởng ưu đãi thuế quan trong các giao dịch quốc tế, đặc biệt khi áp dụng các hiệp định thương mại tự do.

Phiếu đóng gói (Packing List )

Phiếu đóng gói cung cấp thông tin chi tiết về số lượng, trọng lượng và kích thước của hàng hóa trong mỗi kiện. Đây là tài liệu cần thiết giúp đối chiếu khi kiểm tra thực tế tại hải quan.

Tờ khai hải quan

Đây là chứng từ khai báo chi tiết về hàng hóa với cơ quan hải quan. Tờ khai này sẽ giúp xác định mã HS (mã hàng hóa) và thuế suất, từ đó xác định mức thuế và phí phải đóng cho lô hàng.

Chứng từ kiểm dịch và giấy phép nhập khẩu (nếu cần)

Đối với một số mặt hàng đặc biệt như thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm, thiết bị y tế, bạn cần chuẩn bị thêm chứng từ kiểm dịch hoặc giấy phép nhập khẩu theo yêu cầu của cơ quan chức năng.

2. Lý Do Hồ Sơ Nhập Khẩu Chính Ngạch Quan Trọng

2.1 Đảm bảo tính hợp pháp của hàng hóa

Hồ sơ nhập khẩu chính ngạch là tài liệu không thể thiếu để xác minh tính hợp pháp của hàng hóa. Hải quan chỉ có thể thực hiện thủ tục thông quan khi tất cả các chứng từ cần thiết đã được cung cấp đầy đủ và hợp lệ. Chứng từ như hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và phiếu đóng gói chính là minh chứng rõ ràng cho tính hợp pháp và nguồn gốc của hàng hóa. Nếu thiếu hoặc sai sót trong bất kỳ chứng từ nào, bạn có thể đối mặt với việc bị giữ hàng, hoặc thậm chí bị xử lý hành chính và phạt vi phạm.

2.2 Xác định mức thuế và phí phải đóng

Hồ sơ nhập khẩu chính ngạch không chỉ giúp cơ quan hải quan xác minh tính hợp lệ của hàng hóa mà còn là cơ sở để xác định mức thuế nhập khẩu phải nộp. 

Các chứng từ như tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại và giấy chứng nhận xuất xứ là yếu tố quyết định trong việc tính toán thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), và các loại phí khác (như phí kiểm dịch, phí bảo vệ môi trường,…) đối với hàng hóa. Sai sót trong chứng từ có thể dẫn đến việc tính thuế sai hoặc trễ nải trong việc hoàn tất thủ tục hải quan.

2.3 Tránh rủi ro về thời gian và chi phí

Việc thiếu sót hoặc sai lệch trong bộ chứng từ có thể làm chậm quá trình thông quan và dẫn đến chi phí phát sinh không cần thiết. Thậm chí, nếu hồ sơ không hợp lệ, hàng hóa có thể bị trả lại, giữ lại hoặc phải xử lý thủ tục kiểm tra kéo dài. Một lỗi nhỏ trong chứng từ có thể kéo dài quá trình giao hàng, làm trì hoãn các hợp đồng thương mại, ảnh hưởng đến quan hệ đối tác và doanh thu của doanh nghiệp. 

Do đó, chuẩn bị hồ sơ chính xác và đầy đủ là bước đầu tiên để tiết kiệm thời gian và giảm chi phí trong toàn bộ quy trình nhập khẩu.

2.4 Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý

Hệ thống pháp luật liên quan đến nhập khẩu và xuất khẩu thay đổi liên tục, đặc biệt là các quy định về thuế, kiểm dịch, và kiểm tra chất lượng. Một bộ hồ sơ chính ngạch đầy đủ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. 

Điều này không chỉ giúp tránh các rủi ro về pháp lý mà còn xây dựng uy tín với cơ quan hải quan và các đối tác quốc tế. Việc tuân thủ quy định pháp lý còn giúp doanh nghiệp tránh được những hình thức xử phạt, từ đó hoạt động kinh doanh trở nên minh bạch và bền vững hơn.

2.5 Xác nhận quyền sở hữu và trách nhiệm trong giao dịch

Trong giao dịch quốc tế, bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch không chỉ là công cụ để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa mà còn là bằng chứng về quyền sở hữu và trách nhiệm của các bên tham gia giao dịch. 

Các chứng từ như vận đơn, hóa đơn thương mại và hợp đồng mua bán xác nhận rằng hàng hóa đã được giao cho bên vận chuyển và sẽ được chuyển đến người nhận theo đúng thỏa thuận. Điều này bảo vệ quyền lợi của cả bên bán và bên mua, đồng thời giảm thiểu tranh chấp liên quan đến quyền sở hữu hàng hóa.

2.6 Tạo nền tảng vững chắc cho các giao dịch trong tương lai

Khi hồ sơ nhập khẩu được chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đầy đủ các quy định, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo được một giao dịch thành công mà còn tạo dựng được uy tín và niềm tin với đối tác quốc tế. 

Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các giao dịch xuất nhập khẩu sau này, mở rộng cơ hội kinh doanh và nâng cao sự chuyên nghiệp trong mắt các đối tác.

3. Những Lưu Ý Khi Chuẩn Bị Hồ Sơ Nhập Khẩu Chính Ngạch

Việc chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu chính ngạch là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình nhập khẩu hàng hóa. Một bộ hồ sơ không đầy đủ, không chính xác sẽ khiến quá trình thông quan gặp nhiều trở ngại, kéo dài thời gian và gia tăng chi phí. Để đảm bảo mọi thủ tục được tiến hành suôn sẻ, dưới đây là những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần nhớ khi chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu chính ngạch.

3.1 Đảm bảo tính đầy đủ của hồ sơ chứng từ

Một bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch cần phải có đầy đủ các chứng từ quy định, bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Vận đơn (Bill of Lading)

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

• Phiếu đóng gói (Packing List)

• Tờ khai hải quan

• Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có)

• Giấy phép nhập khẩu (nếu yêu cầu)

• Chứng từ bảo hiểm (nếu có)

Việc thiếu bất kỳ chứng từ nào trong bộ hồ sơ sẽ làm chậm trễ thủ tục thông quan, thậm chí có thể gây ra rủi ro pháp lý nếu hải quan yêu cầu chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa. Do đó, bạn cần phải kiểm tra kỹ từng chứng từ để đảm bảo rằng mọi giấy tờ đều đầy đủ và hợp lệ.

3.2 Kiểm tra tính chính xác của các thông tin trên chứng từ

Các thông tin trên chứng từ phải khớp nhau và chính xác. Đặc biệt, chú ý những điểm sau:

• Thông tin hàng hóa: Mã HS, mô tả chi tiết hàng hóa, số lượng, đơn giá phải trùng khớp giữa các chứng từ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn.

• Điều kiện giao hàng: Các điều khoản Incoterms® trong hợp đồng và hóa đơn thương mại phải rõ ràng và nhất quán với các chứng từ khác như vận đơn.

• Xuất xứ hàng hóa: Đảm bảo thông tin về quốc gia xuất xứ trên chứng từ phải giống nhau và hợp lệ, nhất là với các mặt hàng yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế.

• Sai sót trong thông tin này sẽ khiến hải quan nghi ngờ và yêu cầu giải trình, thậm chí có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giữ lại hoặc kiểm tra thực tế, gây trì hoãn và tăng chi phí.

3.3 Đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ

Các chứng từ trong hồ sơ cần phải có đầy đủ các yếu tố hợp lệ, bao gồm:

+ Chữ ký và dấu mộc: Mọi chứng từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn phải có chữ ký và dấu của bên phát hành. Chứng từ không có chữ ký hoặc dấu hợp pháp có thể bị từ chối tại hải quan.

+ Mẫu chứng từ đúng chuẩn: Các chứng từ như Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), tờ khai hải quan phải tuân thủ đúng mẫu và quy định của pháp luật. Chứng từ không đúng mẫu hoặc không được cấp đúng thẩm quyền sẽ không được chấp nhận.

+ Ngoài ra, cần kiểm tra ngày phát hành của chứng từ. Chứng từ phải có ngày phát hành hợp lệ, và các chứng từ như vận đơn, hợp đồng cần khớp về thời gian với quá trình giao hàng thực tế.

3.4 Kiểm tra các chứng từ liên quan đến kiểm tra chuyên ngành và giấy phép nhập khẩu

Đối với những mặt hàng yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, giấy phép nhập khẩu hoặc kiểm dịch (ví dụ: thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất…), bạn cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ này:

• Giấy phép nhập khẩu: Một số mặt hàng nhập khẩu yêu cầu giấy phép đặc biệt, ví dụ như thuốc, thiết bị y tế, thực phẩm chức năng. Hãy đảm bảo rằng giấy phép đã được cấp và còn hiệu lực.

• Giấy kiểm dịch: Nếu hàng hóa là thực phẩm hoặc động vật, cần có giấy chứng nhận kiểm dịch, kiểm tra chất lượng từ cơ quan chức năng.

• Và nhiều loại chứng nhận chất lượng, chứng nhận hợp quy,…tùy từng mặt hàng

Việc thiếu sót chứng từ này có thể khiến hàng hóa không được thông quan và không thể đưa ra thị trường.

3.5 Kiểm tra tính thống nhất giữa các chứng từ

Một trong những yếu tố quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu chính ngạch là sự thống nhất giữa các chứng từ. Các chứng từ như hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói và hợp đồng phải có thông tin trùng khớp với nhau, bao gồm:

• Số lượng hàng hóa: Số lượng hàng phải được ghi chính xác và khớp giữa các chứng từ.

• Trọng lượng và kích thước: Các số liệu về trọng lượng và kích thước hàng hóa phải rõ ràng và chính xác, tránh sự khác biệt giữa các chứng từ.

• Sự không thống nhất giữa các chứng từ có thể khiến hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hoặc thậm chí đình chỉ quá trình thông quan.

>> Xem thêm: Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Chính Ngạch Từ A–Z

3.6 Thực hiện các bước sửa đổi khi phát hiện lỗi

Trong quá trình kiểm tra hồ sơ, nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, hãy thực hiện các bước sửa đổi ngay lập tức. Lỗi thường gặp có thể là sai số lượng, sai mã HS, thiếu chứng từ hoặc thông tin không chính xác.

Liên hệ với bên phát hành chứng từ: Nếu phát hiện lỗi, liên hệ ngay với nhà cung cấp, nhà vận chuyển hoặc các bên liên quan để sửa đổi và cấp lại chứng từ.

Thông báo hải quan: Nếu tờ khai hải quan đã nộp và cần sửa đổi, thông báo kịp thời với cơ quan hải quan để cập nhật thông tin chính xác và tránh các rắc rối sau này.

Hi vọng bài viết của Gia đình xuất nhập khẩu đã hữu ích với bạn.

Bài viết xem nhiều:

So Sánh Chính Ngạch Và Tiểu Ngạch: Nên Chọn Hình Thức Nào?

Quy Trình Nhập Khẩu Chính Ngạch Tại Việt Nam [Cập Nhật 2025]