Trọn Bộ Kinh Nghiệm Tham Dự Hội Chợ Quốc Tế

Trọn bộ kinh nghiệm tham dự hội chợ quốc tế sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và thực tế để đạt được kết quả tối ưu khi tham gia sự kiện quốc tế. Bạn cần chuẩn bị những gì trước khi tham gia, và có những lưu ý quan trọng nào đối với doanh nghiệp và người tham dự? Tất cả những thông tin hữu ích này sẽ được Gia đình xuất nhập khẩu chia sẻ chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Tầm quan trọng của tham dự hội chợ quốc tế trong xuất nhập khẩu

Ngày nay các doanh nghiệp có thể tìm kiếm đối tác, chào bán sản phẩm thông qua các kênh giao lưu như trưng bày sản phẩm của doanh nghiệp thông qua các gian hàng triển lãm hội chợ, theo từng ngành hàng khác nhau.

Tham dự hội chợ quốc tế đóng vai trò vô cùng quan trọng trong xuất nhập khẩu, đặc biệt đối với các doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường và tăng trưởng doanh thu. Hội chợ quốc tế mang lại những lợi ích sau:

• Mở rộng thị trường và tìm kiếm đối tác mới

Hội chợ quốc tế giúp doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng, nhà phân phối và các đối tác tiềm năng từ nhiều quốc gia, mở rộng cơ hội xuất khẩu và hợp tác quốc tế.

• Nâng cao thương hiệu

Tham gia các sự kiện quốc tế giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu và sản phẩm, tạo dựng uy tín trong mắt đối tác và khách hàng quốc tế, từ đó tăng cường vị thế trên thị trường toàn cầu.

• Tìm hiểu xu hướng và nhu cầu thị trường

Hội chợ là nơi trực tiếp lắng nghe và nắm bắt xu hướng tiêu dùng của các thị trường khác nhau, giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược sản phẩm và kinh doanh để đáp ứng nhu cầu thực tế.

• Tăng cường sự tin cậy và minh bạch

Việc trực tiếp gặp gỡ và trao đổi với đối tác giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy, thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong các giao dịch thương mại quốc tế.

>> Tham gia: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế

2. Kinh nghiệm thu hút và giữ chân khách hàng tại gian hàng hội chợ quốc tế

Để thu hút và giữ chân khách hàng tại gian hàng trong hội chợ quốc tế, bạn cần kết hợp giữa công tác chuẩn bị, giao tiếp hiệu quả, và sự chuyên nghiệp. Dưới đây là một số chiến lược quan trọng:

2.1 Tạo ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ

Trang trí gian hàng một cách bắt mắt và chuyên nghiệp sẽ thu hút sự chú ý ngay từ cái nhìn đầu tiên. Sử dụng tài liệu trực quan, như poster, video hoặc sản phẩm mẫu, để tạo sự hứng thú cho khách tham quan.

Ánh sáng và màu sắc cũng rất quan trọng trong việc tạo không gian ấm cúng và dễ tiếp cận.

2.2 Giao tiếp chủ động và thân thiện

Chủ động tiếp cận khách hàng và đối tác khi họ đến gian hàng, chào hỏi một cách nhiệt tình và thân thiện sẽ tạo cảm giác dễ chịu và gây thiện cảm.

Bạn hãy chuẩn bị câu hỏi mở để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và hướng dẫn họ tìm đúng sản phẩm, dịch vụ mà họ quan tâm.

2.3 Cung cấp thông tin rõ ràng và hữu ích cho khách tham dự hội chợ quốc tế

Đảm bảo rằng thông tin về sản phẩm, dịch vụ, và ưu đãi đặc biệt được trình bày một cách dễ hiểu. Tạo cơ hội để khách hàng thảo luận chi tiết về sản phẩm và đưa ra giải pháp phù hợp với nhu cầu của họ.

2.4 Sử dụng công nghệ để tăng cường trải nghiệm

Hãy sử dụng những ứng dụng công nghệ như màn hình cảm ứng hoặc quét mã QR giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc công ty mà không cần phải quá phụ thuộc vào tài liệu in sẵn.

Điều này cũng giúp tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu quả giao tiếp.

2.5 Khuyến khích mối quan hệ lâu dài sau khi tham dự hội chợ quốc tế

Sau khi giới thiệu sản phẩm, hãy mời khách tham gia các chương trình ưu đãi, voucher giảm giá, hoặc quà tặng để khuyến khích họ quay lại và duy trì mối quan hệ lâu dài.

Sau hội chợ, việc chăm sóc khách hàng rất quan trọng, bao gồm gửi email cảm ơn, cung cấp thông tin chi tiết hơn, và tạo cơ hội để thảo luận sâu hơn về các cơ hội hợp tác, giúp chuyển từ cuộc gặp mặt thành hợp đồng thực tế.

>> Tham khảo: Khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu

3. Kinh nghiệm cho người đi tham dự hội chợ quốc tế

3.1 Công tác chuẩn bị trước khi đi tham dự hội chợ quốc tế

Đối với cá nhân người tham dự hội chợ quốc tế cần chuẩn bị cả về nghiệp vụ lẫn vật dụng tư trang cá nhân để công việc diễn ra thuận lợi nhất. Danh sách cần chuẩn bị trước khi tham gia:

– Danh sách khách hàng, nhà cung cấp xác nhận thăm gian hàng

– Thành phần đoàn công tác gồm những ai để phân công nhiệm vụ và phối kết hợp với nhau.

– Thời gian lưu trú: nơi ăn, ở, phương tiện cách thức di chuyển.

– Xin VISA, chuẩn bị SIM để có thể sử dụng được tại nước diễn ra hội chợ quốc tế.

– Chuẩn bị Name card: cung cấp thông tin liên hệ với đối tác, khách hàng tham dự hội chợ.

– Catalogue của công ty thiết kế chuyên nghiệp, thể hiện thông tin quan trọng, nổi bật, bắt mắt.

– Mẫu hàng chuẩn chỉnh, chất lượng nhất để trưng bày tại gian hàng.

3.2 Nhận định về tình hình xuất khẩu dựa trên thông tin cập nhật

– Thông tin thị trường: Báo cáo ngành hàng cung cấp cái nhìn về xu hướng và biến động của các thị trường xuất khẩu.

– Tình hình logistics: Cập nhật từ báo chí giúp theo dõi các thay đổi trong chuỗi cung ứng và vận chuyển.

– Tình hình thời tiết, mùa vụ: Đối với hàng nông sản, báo cáo ngành hàng và thông tin từ báo chí giúp đánh giá mùa vụ và ảnh hưởng đến sản lượng.

– Các biến động trên thế giới: Báo chí cung cấp thông tin về các yếu tố toàn cầu có thể tác động đến nguồn cung và giá cả.

– Dựa trên các thông tin cập nhật trên, doanh nghiệp có thể đưa ra các nhận định về:

+ Đơn giá hàng; Nguồn cung hàng; Chất lượng hàng

+ Các thông tin về hàng: Chủng loại, chỉ tiêu kỹ thuật, đóng gói, đơn giá, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán.

3.3 Chuẩn bị và luyện tập về ngôn ngữ khi tham dự hội chợ quốc tế

– Sắp xếp câu định nói trong đầu

Không nên nghĩ rằng có thể dịch trực tiếp từ Tiếng Việt sang Tiếng Anh ngay lập tức. Việc sắp xếp câu trong đầu cần phải được thực hiện trong khi đối tác vẫn đang nói, giúp bạn phản ứng kịp thời và chính xác hơn khi giao tiếp.

– Phát âm và Âm lượng

Khi giao tiếp, duy trì tốc độ vừa phải, phát âm rõ ràng và âm lượng lớn hơn so với khi nói Tiếng Việt hàng ngày.

Các thì cần nhớ: Nếu không nhớ hết các thì, hãy nắm vững 3 thì cơ bản:

+ Hiện tại đơn giản (Present Simple)

+ Quá khứ đơn giản (Past Simple)

+ Tương lai đơn giản (Future Simple)

– Sử dụng câu đơn giản

Thói quen nghĩ phức tạp bằng Tiếng Việt và cố gắng diễn đạt bằng Tiếng Anh dễ dẫn đến việc thiếu từ vựng và ngữ pháp phù hợp, khiến câu trở nên ngắn gọn và thiếu ý. 

Thay vì vậy, hãy sử dụng câu đơn giản, tránh dùng từ quá khó để tiết kiệm thời gian và dễ dàng truyền đạt thông tin.

3.4 Chuẩn bị tư trang và tác phong

• Về tác phong

Khi giao tiếp với người nước ngoài, tác phong là yếu tố quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp.

+ Tránh cười trừ: Đây là thói quen không văn minh và không phù hợp trong giao tiếp quốc tế. Thay vì vậy, nếu không hiểu rõ điều gì, hãy đề nghị đối tác nhắc lại một cách lịch sự.

+ Hạn chế thể hiện vẻ mặt ngơ ngác: Nếu không nghe rõ, thay vì tỏ ra bối rối, bạn có thể yêu cầu đối tác nói lại. Điều này giúp tạo sự rõ ràng và minh bạch trong cuộc trò chuyện.

+ Sử dụng các từ ngữ phù hợp: Khi giao tiếp, thay vì chỉ đơn giản nói "yes", hãy mỉm cười, gật đầu và sử dụng những từ như "okay", "right", "correct", hoặc "uh huh". Điều này thể hiện rằng bạn đang nắm bắt tốt những gì đối tác nói, giúp duy trì cuộc trò chuyện suôn sẻ và chuyên nghiệp.

• Chuẩn bị tư trang và các vật dụng cần thiết

- Tiền và thủ tục tài chính

+ Làm thủ tục tạm ứng: Đảm bảo bạn đã làm thủ tục tạm ứng cho chuyến đi để có đủ tài chính cho các chi phí phát sinh.

+ Ngoại tệ: Mang theo một lượng ngoại tệ tại nước đến để thuận tiện trong giao dịch.

+ Thẻ ngân hàng quốc tế: Sử dụng thẻ ngân hàng quốc tế để thanh toán dễ dàng tại các quốc gia khác.

– Quần áo và trang phục

+ Quần áo phù hợp với mùa tại nước đến: Mang theo trang phục phù hợp với thời tiết và điều kiện khí hậu của nơi bạn đến.

+ Quần áo Business Casual (tối thiểu): Đảm bảo có ít nhất một bộ quần áo business casual để tham dự các cuộc họp hoặc sự kiện.

+ Quần áo Business Professional (khuyến khích): Business professional là lựa chọn khuyến khích khi tham dự các cuộc gặp quan trọng hoặc chính thức.

• Các vật dụng khác khi tham dự hội chợ quốc tế

+ Thuốc thường dùng: Mang theo các loại thuốc thường dùng để đề phòng các tình huống sức khỏe bất ngờ.

+ Adapter chuyển đổi đầu cắm điện: Đảm bảo có adapter chuyển đổi để sử dụng điện tử tại quốc gia bạn đến.

+ Điện áp phù hợp: Kiểm tra điện áp tại nước đến và đảm bảo thiết bị của bạn phù hợp.

• Chuẩn bị trước chuyến bay tham dự hội chợ quốc tế

– Check-in online trước chuyến bay để tiết kiệm thời gian tại sân bay.

– Đóng gói hành lý

+ Đóng gói kín: Đảm bảo hành lý của bạn được đóng gói kín đáo và gọn gàng.

+ Mẫu và catalogue: Mang theo mẫu sản phẩm và catalogue để hỗ trợ công việc khi gặp gỡ đối tác.

+ Kiểm tra cân nặng hành lý: Trước khi lên đường, kiểm tra cân nặng tất cả hành lý để tránh vượt quá giới hạn cho phép của hãng bay.

• Chuẩn bị qua cửa hải quan nhập cảnh

– Hộ chiếu và visa; Vé máy bay; Name card

– Lịch trình và booking khách sạn

– Giấy tờ hành chính: Vé vào cửa hội chợ hoặc hợp đồng thuê gian hàng

– Giấy mời từ khách hàng hoặc nhà cung cấp

Tham dự hội chợ quốc tế là cơ hội vàng để mở rộng thị trường, xây dựng mối quan hệ và nâng cao giá trị thương hiệu. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc nghiên cứu thị trường, lựa chọn sản phẩm, đến kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng sau sự kiện là những yếu tố quyết định giúp bạn đạt được thành công. Với Trọn bộ kinh nghiệm tham dự hội chợ, những kinh nghiệm và chiến lược trong bài viết, hy vọng Gia đình xuất nhập khẩu đã giúp bạn biến mỗi hội chợ thành một bước tiến vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp.