Báo Cáo Thị Trường Và Doanh Số Trong Sale Xuất Khẩu

Báo cáo sale xuất khẩu là gì? Hướng dẫn từ chuyên gia cách làm báo cáo thị trường và doanh số trong sale xuất khẩu. KPI nào quan trọng để tăng tỷ lệ chốt đơn và thu nhập, tất cả sẽ được Gia đình xuất nhập khẩu thông tin chi tiết qua bài viết sau đây.

1. Biến Báo Cáo Từ Một Thủ Tục Hành Chính Thành Lợi Thế Cạnh Tranh Của Sale Xuất Khẩu

Hầu hết các bạn sale, đặc biệt là sale mới, đều không thích làm báo cáo. Họ coi đó là một thủ tục hành chính tốn thời gian, làm cho có để nộp cho cấp trên. Họ cho rằng thời gian quý báu đó nên được dùng để tìm kiếm thêm khách hàng mới.

Đây là một quan điểm sai lầm nghiêm trọng và là khác biệt lớn nhất giữa một người chỉ biết đi tìm đơn hàng và một "chiến lược gia" sale xuất khẩu biết xây dựng thị trường bền vững.

Nếu bạn gửi 100 email chào hàng mà không biết thị trường đó có nhu cầu thực sự hay không, hay họ có rào cản nào bạn không thể vượt qua, thì 100 email đó là vô nghĩa.

Tại sao hai loại báo cáo thị trường và báo cáo doanh số lại là công cụ quan trọng nhất giúp bạn tăng tốc thu nhập. Cách thực hiện chúng một cách thực chiến, biến những con số khô khan thành thông tin giá trị để bùng nổ đơn hàng như thế nào?

Sale xuất khẩu cần 2 loại báo cáo chính:

Báo cáo thị trường (Phân tích bên ngoài): Giúp xác định thị trường mục tiêu (potential market), đối thủ cạnh tranh, và rào cản gia nhập (thuế, chứng chỉ). Báo cáo thị trường của sale xuất khẩu cho biết nên bán đi đâu.

Báo cáo doanh số (Phân tích bên trong): Theo dõi các KPI (chỉ số) cá nhân như: Số lượng leads, tỷ lệ chuyển đổi, giá trị đơn hàng, thời gian chốt sale. Đây là công cụ hữu ích cho biết bán như thế nào cho hiệu quả.

Kết hợp cả hai giúp sale tối ưu nguồn lực và tăng thu nhập cá nhân.

>> Xem thêm: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế

2. Báo Cáo Thị Trường Trong Sale Xuất Khẩu Cho Biết Bạn Nên Tìm Kiếm Khách Hàng Ở Đâu?

Nhiều sale coi mọi quốc gia trên thế giới đều là khách hàng. Họ rải email chào hàng từ Á sang Âu, từ Phi sang Mỹ. Đây là cách làm việc thiếu hiệu quả nhất. Bạn không thể lái xe mà không có bản đồ, và bạn cũng không thể bán hàng toàn cầu mà không có báo cáo thị trường.

2.1 Báo cáo thị trường là gì và tại sao 90% sale xuất khẩu mới làm sai?

Nhiều bạn mới làm báo cáo thị trường bằng cách lên mạng sao chép một vài số liệu vĩ mô (như GDP, dân số) và nghĩ rằng như vậy là xong.

Nhưng báo cáo thị trường là một quá trình phân tích, nghiên cứu chuyên sâu để trả lời 4 câu hỏi then chốt:

Thị trường nào đang "khát" (có nhu cầu cao) sản phẩm của mình?

Ai đang bán ở đó và họ bán với giá bao nhiêu? (Đối thủ)

Để vào thị trường đó cần "giấy thông hành" (chứng chỉ, thuế) gì? (Rào cản)

Khách hàng mục tiêu thực sự của mình là ai (nhà nhập khẩu, nhà phân phối, hay chuỗi siêu thị)?

Một báo cáo thị trường tốt sẽ giúp bạn loại bỏ 80% các thị trường không phù hợp để tập trung 100% nguồn lực vào 20% thị trường tiềm năng nhất.

2.2 4 thành phần cốt lõi của một báo cáo thị trường "thực chiến"

Khi tôi phân tích một thị trường mới, bạn cần tìm đủ 4 yếu tố này:

Quy mô bao nhiêu, xu hướng tăng hay giảm?

Hàng Việt đã xuất sang đó chưa, kim ngạch là bao nhiêu? Nếu thị trường đang chuộng kim loại mà bạn bán gỗ – bạn đang đi sai hướng.

Đối thủ cạnh tranh

Ai đang chiếm thị phần? Việt Nam, Trung Quốc, hay Thái Lan? Họ mạnh ở đâu – giá, chất lượng, hay thương hiệu?

Biết rõ đối thủ là bước đầu để định vị và định giá sản phẩm hợp lý.

Rào cản gia nhập – Thuế nhập khẩu, FTA có ưu đãi gì?

Các chứng chỉ bắt buộc như FDA, CE, HALAL có sẵn chưa?

Nhiều người bỏ qua bước này và “vỡ trận” ngay khi hàng đến cảng.

Kênh phân phối

Bạn bán cho ai và bằng cách nào? B2B, nhà nhập khẩu hay chuỗi siêu thị?

Mỗi kênh có yêu cầu, biên lợi nhuận và cách tiếp cận khác nhau.

Một báo cáo thị trường chỉ có giá trị khi nó dẫn bạn đến hành động, chứ không chỉ là những con số.

2.3 Sale Export lấy dữ liệu cho báo cáo thị trường ở đâu?

Đây là những nguồn tôi thường xuyên sử dụng và tin cậy:

Tradepit (ITC): Đây là công cụ hữu ích và miễn phí của Trung tâm Thương mại Quốc tế (ITC). Nó cho bạn biết chính xác quốc gia nào đang xuất/nhập khẩu sản phẩm gì, kim ngạch bao nhiêu, thuế suất áp dụng là bao nhiêu. Bạn bắt buộc phải biết dùng công cụ này.

Các trang thống kê của chính phủ: Tổng cục Hải quan Việt Nam (cho dữ liệu xuất khẩu), World Bank, UN Comtrade.

Các Hiệp hội ngành hàng: Đây là mỏ vàng thông tin. Ví dụ: VASEP (cho thủy sản), VIFOREST (cho gỗ), VPA (cho hồ tiêu). Họ thường có các báo cáo phân tích thị trường rất sâu và cụ thể.

Báo cáo từ các triển lãm, hội chợ quốc tế: Các ban tổ chức hội chợ luôn công bố báo cáo tổng kết thị trường.

3. Báo Cáo Doanh Số (Sales Report): Thước Đo Hiệu Quả Làm Việc Bán Hàng Của Chính Bạn

3.1 Tại sao báo cáo doanh số là làm cho bạn, không phải cho sếp?

Đây là một thay đổi tư duy quan trọng. Sếp của bạn thường chỉ nhìn vào con số cuối cùng: Doanh thu. Nhưng với tư cách là một người sale, bạn phải nhìn cả quá trình tạo ra doanh thu đó.

Báo cáo doanh số giúp bạn nhìn nhận kết quả, đo tốc độ làm việc của chính mình.

Ví dụ: Báo cáo của bạn chỉ ra "tháng này gửi 100 báo giá nhưng không chốt được đơn nào". Sếp của bạn chỉ thấy kết quả là "0 đơn hàng".

Nhưng bạn, khi nhìn vào báo cáo, phải tự hỏi: "Vấn đề nằm ở đâu? Có phải giá của mình quá cao (khâu báo giá)? Hay mình phản hồi email quá chậm (khâu chăm sóc)? Hay 100 khách hàng này đều là khách hàng không chất lượng (khâu tìm kiếm)?"

Nếu không có báo cáo, bạn sẽ không bao giờ biết mình sai ở đâu để sửa.

3.2 5 chỉ số (KPIs) quan trọng nhất trong báo cáo sale xuất khẩu

Một báo cáo doanh số tốt không cần hàng trăm chỉ số mà bạn chỉ cần tập trung vào 5 chỉ số cốt lõi sau:

Số lượng khách hàng tiềm năng mới: Bạn tìm được bao nhiêu khách hàng mới mỗi tuần/tháng? Đây là chỉ số "đầu vào" của phễu bán hàng. Nếu không có data khách hàng mới, chắc chắn tháng sau bạn sẽ không có doanh số.

Số lượng báo giá đã gửi: Trong số data tìm được, có bao nhiêu khách hàng thực sự quan tâm và yêu cầu bạn gửi báo giá? Chỉ số này đo lường "chất lượng" của data khách hàng bạn tìm được.

Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate): đo lường sự hiệu quả của bạn.

Tỷ lệ (Lead -> Quote): Bao nhiêu % khách hỏi thì bạn gửi báo giá?

Tỷ lệ (Quote -> Order): Bao nhiêu % báo giá bạn gửi đi thì chốt được đơn hàng?

Giá trị đơn hàng trung bình (Average Order Value): Mỗi đơn hàng bạn chốt được mang về trung bình bao nhiêu tiền? Chỉ số này giúp bạn biết nên tập trung vào nhiều đơn hàng nhỏ hay nỗ lực chốt các đơn hàng lớn.

Tốc độ chu kỳ bán hàng (Sales Cycle Length): Bạn mất trung bình bao lâu để chốt một đơn hàng (tính từ email đầu tiên đến khi nhận được tiền cọc)? Nếu chu kỳ quá dài (ví dụ 6 tháng), bạn cần một "đường ống" (pipeline) khách hàng lớn hơn nhiều để duy trì doanh số đều đặn.

3.3 Phân tích "Win/Loss" trong báo cáo doanh số của sale xuất khẩu

Đây là phần giá trị nhất trong báo cáo doanh số mà nhiều sale lại bỏ qua. Báo cáo không chỉ là con số, mà là câu trả lời cho câu hỏi "Tại sao?".

Lost (Mất đơn): Khi một khách hàng từ chối, đừng chỉ đánh dấu "Lost" rồi thôi. Hãy ghi lại lý do: Tại sao khách từ chối? Vì giá cao? Vì thời gian giao hàng quá lâu? Vì họ chọn đối thủ A? Ghi lại điều này, bạn sẽ có một bộ dữ liệu vô giá về đối thủ và điểm yếu của mình để cải thiện.

Win (Chốt đơn): Tương tự, Tại sao khách mua của mình? Vì giá tốt nhất? Vì tin tưởng cá nhân bạn? Vì bạn phản hồi quá nhanh? Ghi lại điều này để biết "công thức thành công" của bạn là gì và nhân rộng nó ra.

>> Tham khảo: Khóa học sale xuất khẩu thực chiến

4. Tại Sao Người Sale Xuất Khẩu Giỏi Không Bao Giờ Tách Rời 2 Loại Báo Cáo Này?

Người làm sale chuyên nghiệp hiểu rõ: báo cáo thị trường là chiến lược – báo cáo doanh số là kiểm chứng thực tế. Một bên vẽ “bản đồ”, bên kia chỉ ra “đường đi đúng hay sai”.

Có sale xuất khẩu từng làm thị trường Đức cho sản phẩm gỗ nội thất – quy mô nhập khẩu 500 triệu USD/năm, tưởng là “mỏ vàng”. Sau 3 tháng gửi 20 báo giá, kết quả: 0 đơn hàng. Khi phân tích lại, khách hàng đều nói: “Không có chứng chỉ FSC, chúng tôi không nhập được.”

Khi đó sale xuất khẩu mới nhận ra: báo cáo thị trường của mình thiếu rào cản kỹ thuật, và báo cáo doanh số đã chỉ rõ lý do thất bại.

Kết quả, nhân viên sale xuất khẩu đã có hai hướng đi:

Chuyển sang thị trường không yêu cầu FSC.

Đề xuất doanh nghiệp đầu tư chứng chỉ để mở rộng sang EU.

Như vậy dữ liệu không chỉ để báo cáo – mà để ra quyết định chiến lược. Ai biết kết hợp hai loại báo cáo này, người đó sẽ mang về hiệu quả cao trong công việc.

5. "Em Không Biết Làm Báo Cáo": Lỗ Hổng Kiến Thức Và Vai Trò Của Đào Tạo Sale Xuất Khẩu Thực Chiến

Nhiều bạn sinh viên mới ra trường nói với tôi: "Em sợ làm báo cáo lắm, vì em không biết làm."

Đây không phải là lỗi của các bạn, mà là một lỗ hổng trong đào tạo. Sinh viên mới ra trường "sợ" làm báo cáo do:

Thiếu kiến thức công cụ, không biết tìm nguồn dữ liệu hải quan ở đâu, không biết đọc biểu đồ xuất nhập khẩu.

Thiếu tư duy phân tích: Các bạn chỉ biết "liệt kê" con số (copy và paste), chứ không biết cách "kết nối" các con số đó để tìm ra vấn đề (Insight). (Ví dụ: Không biết rằng Tỷ lệ chuyển đổi giảm có nghĩa là giá đang có vấn đề).

Thiếu biểu mẫu chuẩn: Các bạn không biết một báo cáo chuyên nghiệp cần những mục nào, trình bày trên Excel hay PowerPoint, và cần làm nổi bật thông tin gì.

Khóa học sale xuất khẩu thực chiến giúp "vá" lỗ hổng này như thế nào?

Đây chính là giá trị của việc học hỏi từ người đi trước:

Cung cấp công cụ: Các khóa học thực chiến tốt sẽ không dạy lý thuyết suông. Họ sẽ mở máy lên, chỉ cho bạn cách dùng Tradepit (ITC) từng bước một, cách đọc dữ liệu thực tế.

Cung cấp biểu mẫu (Template): Đây là tài sản giá trị. Bạn được cấp sẵn các file Excel, file PowerPoint mẫu về báo cáo thị trường, báo cáo KPI doanh số mà các công ty lớn đang dùng. Bạn chỉ cần áp dụng.

Dạy "Tư Duy Phân Tích": Đây là điều quan trọng nhất. Người hướng dẫn (là chuyên gia) sẽ dạy bạn cách suy nghĩ như một nhà quản lý. Họ chỉ cho bạn: "Khi chỉ số này giảm, nó có nghĩa là gì?", "Khi hai chỉ số này đi ngược nhau, vấn đề nằm ở đâu?". Bạn đang học kinh nghiệm của họ.

Với một người khởi nghiệp xuất nhập khẩu, phân tích sai báo cáo thị trường, bạn "đốt" hàng tỷ đồng tiền vốn vào một thị trường sai, và bạn có thể phá sản.

Với sale, báo cáo doanh số sai, bạn bị trừ lương. Với khởi nghiệp, báo cáo doanh số sai (ví dụ: tính sai chi phí tìm 1 khách hàng), bạn không biết mình đang lãi hay lỗ, và có thể "gồng lỗ" dài dài.

Đây là lý do các Khóa học sale xuất khẩu thực chiến, khóa học khởi nghiệp XNK thực chiến luôn dành phần lớn thời gian để dạy bạn cách "đọc vị" thị trường và "đo lường" hiệu suất nội bộ.

Trong nghề sale xuất khẩu, dữ liệu chính là “vũ khí”.

Báo cáo thị trường giúp bạn chọn đúng hướng đi, còn báo cáo doanh số cho biết bạn có đang đi đúng đường hay không.

Khi hai báo cáo này được kết hợp, bạn không chỉ bán được hàng — mà còn xây dựng chiến lược kinh doanh bền vững và dẫn đầu thị trường quốc tế.

Hy vọng bài viết trên đây của Gia đình xuất nhập khẩu đã giúp bạn nắm vững về 2 loại báo cáo trong sale xuất khẩu này.