Kiểm Hóa Là Gì? Khi Nào Bị Kiểm Hóa Và Xử Lý Ra Sao?

Kiểm hóa là gì? Trong quá trình xuất nhập khẩu, không ít doanh nghiệp gặp tình huống hàng bị kiểm hóa, dẫn đến chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí. Vậy kiểm hóa là gì, vì sao lại bị kiểm hóa và cần xử lý ra sao? Bài viết này Gia đình xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất của kiểm hóa và cách ứng phó hiệu quả khi gặp phải.

1. Kiểm hóa là gì?

Kiểm hóa là bước kiểm tra thực tế hàng hóa do cơ quan hải quan thực hiện để đối chiếu giữa thông tin khai báo trên tờ khai điện tử và hàng hóa thực tế tại cửa khẩu. Đây là khâu nhằm xác minh độ chính xác, trung thực và phù hợp của thông tin khai báo với hàng hóa thực nhập hoặc thực xuất.

1.1 Mục đích của việc kiểm hóa

Hải quan tiến hành kiểm hóa không phải để gây khó dễ cho doanh nghiệp, mà nhằm đảm bảo:

– Xác thực hàng hóa đúng chủng loại, mã HS, xuất xứ và trị giá như đã khai báo.

– Ngăn chặn gian lận thương mại như: kê sai giá để trốn thuế, khai sai mã để hưởng ưu đãi thuế quan, khai hàng thông thường nhưng thực tế là hàng cấm hoặc hàng kiểm soát.

– Bảo đảm an toàn và tuân thủ chính sách quản lý chuyên ngành, đặc biệt với các mặt hàng ảnh hưởng đến sức khỏe cộng đồng, môi trường hoặc an ninh quốc gia.

– Làm cơ sở tính thuế đúng và quyết định cho phép thông quan.

1.2 Phân biệt kiểm hóa và kiểm tra chuyên ngành

Kiểm hóa và kiểm tra chuyên ngành thường bị nhầm lẫn, nhưng thực chất là hai giai đoạn khác nhau:

Kiểm hóa là một phần bắt buộc trong quy trình thông quan đối với một số trường hợp rủi ro hoặc nghi vấn. Việc hiểu đúng về kiểm hóa giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ, nhân lực và ứng xử phù hợp khi bị yêu cầu kiểm tra tại cửa khẩu.

>> Xem thêm: Những Lỗi Thường Gặp Khi Khai Báo Hải Quan Điện Tử

2. Các trường hợp bị kiểm hóa hàng hóa

Việc kiểm hóa không áp dụng cho tất cả các lô hàng, mà được thực hiện có chọn lọc dựa trên đánh giá rủi ro, lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp và đặc điểm mặt hàng.

Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà doanh nghiệp có thể bị yêu cầu kiểm hóa khi làm thủ tục xuất nhập khẩu.

2.1 Phân luồng tờ khai – dấu hiệu đầu tiên cho thấy khả năng bị kiểm hóa

Hệ thống VNACCS sẽ phân loại tờ khai thành các luồng:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa. Gần như chắc chắn không bị kiểm hóa.

• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ, nhưng không kiểm tra hàng hóa. Tuy nhiên, nếu hồ sơ có điểm bất thường, hải quan vẫn có quyền chuyển sang kiểm hóa thực tế.

• Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế. Đây là trường hợp chắc chắn phải kiểm hóa, thường áp dụng với doanh nghiệp mới, mặt hàng nhạy cảm hoặc lô hàng có dấu hiệu nghi vấn.

2.2 Các trường hợp dễ bị kiểm hóa thực tế

Không phải ngẫu nhiên mà một lô hàng bị yêu cầu kiểm hóa. Dưới đây là những tình huống doanh nghiệp cần lưu ý:

• Lô hàng thuộc danh mục rủi ro cao theo đánh giá của Tổng cục Hải quan.

• Doanh nghiệp mới thành lập hoặc có ít lịch sử tuân thủ hải quan.

• Mặt hàng có tiền sử sai khai mã HS, sai trị giá, hoặc thường bị gian lận thương mại.

• Hàng hóa khai báo giá thấp bất thường, có dấu hiệu nghi ngờ lẩn tránh thuế.

• Trường hợp sửa tờ khai nhiều lần, điều chỉnh trị giá/thuế/phân loại.

• Không khớp thông tin giữa chứng từ và thực tế, hoặc hồ sơ thiếu rõ ràng.

>> Tham khảo: Chỉ tiêu khai báo hải quan hàng xuất khẩu

3. Tiêu chí rủi ro (CRS) ảnh hưởng đến khả năng bị kiểm hóa

CRS – Criteria Risk System – là hệ thống đánh giá rủi ro của cơ quan hải quan. Một số yếu tố thường làm tăng điểm rủi ro:

• Doanh nghiệp thường xuyên thay đổi người đại diện pháp luật, địa chỉ trụ sở.

• Có lịch sử bị xử phạt vi phạm hải quan trong 12 tháng gần nhất.

• Mặt hàng từng bị cảnh báo vi phạm tại các cảng khác.

• Xuất xứ hàng hóa khai báo không phù hợp với tuyến đường vận chuyển thực tế.

• Chênh lệch bất thường giữa số liệu khai báo và dữ liệu từ các đối tác logistics.

4. Các hình thức kiểm hóa phổ biến hiện nay

Tùy theo mức độ rủi ro và điều kiện thực tế, hải quan có thể áp dụng các hình thức kiểm hóa sau:

Trên thực tế: Ngay cả khi doanh nghiệp thuộc nhóm “ít rủi ro”, hệ thống vẫn có thể chọn kiểm hóa xác suất. Vì vậy, việc khai báo chính xác, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và giữ uy tín trong lịch sử thông quan là yếu tố then chốt để hạn chế tối đa nguy cơ bị kiểm hóa làm chậm tiến độ giao hàng.

Quy trình kiểm hóa hàng hóa tại cửa khẩu được triển khai theo từng luồng tờ khai (xanh – vàng – đỏ), với mức độ kiểm tra khác nhau. Dưới đây là trình tự thực hiện:

5. Quy trình kiểm hóa tại cửa khẩu hải quan

Bước 1: Phân luồng tờ khai

Sau khi doanh nghiệp khai báo hải quan, hệ thống VNACCS sẽ phân luồng tờ khai, nếu tờ khai rơi vào luồng “đỏ” sẽ bắt buộc kiểm tra hồ sơ và kiểm hóa thực tế.

Bước 2: Chuẩn bị kiểm hóa

– Doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan liên hệ Chi cục để hẹn thời gian kiểm hóa.

– Chuẩn bị hồ sơ gốc, giấy giới thiệu, nhân sự và công cụ mở hàng.

Bước 3: Tiến hành kiểm hóa

Cơ quan hải quan chủ trì kiểm tra hàng hóa tại kho, cảng hoặc ICD.

Hình thức kiểm hóa có thể là:

+ Mở toàn bộ lô hàng;

+ Kiểm tra xác suất (một phần);

+ Kiểm tra bằng máy soi;

+ Kết hợp cả hai phương pháp.

Bước 4: Lập biên bản & xử lý kết quả

Kết thúc kiểm hóa, hải quan lập biên bản kiểm hóa có chữ ký 2 bên.

– Nếu kiểm tra thực tế hàng đúng như khai báo lô hàng sẽ được chuyển thông quan.

– Nếu sai lệch thông tin thực tế hàng hóa với thông tin khai báo sẽ xử lý vi phạm, điều chỉnh thuế, tạm giữ hoặc từ chối thông quan.

– Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và phối hợp tốt với hải quan là yếu tố then chốt để đẩy nhanh quá trình thông quan hàng hóa.

6. Cách xử lý khi bị kiểm hóa – Kinh nghiệm thực tế

Khi nhận được thông báo kiểm hóa, doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với cơ quan hải quan để tránh chậm trễ, phát sinh chi phí hoặc bị xử lý vi phạm.

- Doanh nghiệp cần làm gì khi bị kiểm hóa?

• Kiểm tra kỹ nội dung phân luồng và thông báo kiểm hóa từ hệ thống VNACCS.

• Liên hệ trước với địa điểm kiểm hóa (kho, ICD, cảng...) để hẹn thời gian, chuẩn bị phương tiện mở hàng và nhân sự.

- Hồ sơ & vật dụng cần chuẩn bị

• Giấy giới thiệu có tên người đại diện kiểm hóa.

• Bộ chứng từ gốc: tờ khai, invoice, packing list, C/O, hợp đồng...

• Dụng cụ mở hàng: kìm, kéo, dao, máy cắt... phù hợp với bao bì đóng gói.

• Nhân sự phối hợp: người hiểu rõ về hàng hóa, tránh khai sai dẫn đến bị nghi ngờ.

- Kinh nghiệm giúp xử lý nhanh và tránh rủi ro

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ khâu khai báo.

• Giữ liên lạc thường xuyên với đại lý hải quan và kho hàng.

• Lưu hồ sơ, hình ảnh lô hàng trước khi xuất để đối chiếu khi cần.

• Giữ thái độ hợp tác, trung thực với cán bộ hải quan trong suốt quá trình.

Kiểm hóa là một phần không thể tránh trong hoạt động xuất nhập khẩu. Thay vì né tránh, doanh nghiệp nên xem đây là bước kiểm soát cần thiết và chuẩn bị kỹ lưỡng để quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ.

>> Tham khảo: khóa học Khai báo hải quan chuyên sâu

Bài viết trên đây Gia đình xuất nhập khẩu đã thông tin chi tiết tới bạn về Kiểm hóa là gì? Giúp bạn nhận biết được khi nào hàng hóa của mình bị kiểm hóa và các xử lý khi bị kiểm hóa để bạn chủ động chuẩn bị, giúp cho quá trình thông quan lô hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Nếu có thêm những chia sẻ khác hãy để lại bình luận bên dưới để cùng chúng tôi thảo luận nhé.