Quy Trình Sale Xuất Khẩu Từ A–Z: Người Mới Cần Biết Gì?

Quy trình sale xuất khẩu từ A - Z cho người mới gồm những gì? Sale xuất khẩu là công việc có tính chuyên môn cao, cần kết hợp rất nhiều kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ, thực hiện theo quy trình nhiều khâu, nhiều bước khác nhau. Vậy quy trình đầy đủ của một sale xuất khẩu chuyên nghiệp gồm những gì? Bắt đầu từ đâu nếu bạn là người mới? Gia đình xuất nhập khẩu sẽ thông tin chi tiết tới bạn qua bài viết sau đây.

Sale xuất khẩu là không chỉ tìm khách mà còn tư vấn, đàm phán, chốt hợp đồng mà còn cần theo sát đơn hàng đến khâu giao hàng, thanh toán.

Nhiều người mới nghĩ rằng làm sale xuất khẩu chỉ cần biết tiếng Anh và có khách là làm được. Nhưng trên nhưng thực tế, đó là cả một quy trình các đầy đủ các bước, nếu thiếu quy trình và kiến thức bài bản rất dễ bị “vỡ trận” khi làm thật.

Vậy quy trình đầy đủ của một sale xuất khẩu chuyên nghiệp gồm những gì? Bắt đầu từ đâu nếu bạn là người mới?

1. Quy trình sale xuất khẩu từ A – Z gồm những gì?

Mỗi thương vụ thành công đều đi qua một quy trình gồm nhiều bước liên kết chặt chẽ, đòi hỏi kỹ năng tổng hợp từ nghiên cứu thị trường đến chăm sóc khách hàng sau bán.

Dưới đây là 6 bước cốt lõi trong quy trình làm sale xuất khẩu thực tế:

1.1 Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Đây là bước đầu tiên và mang tính quyết định. Sale xuất khẩu cần chủ động tìm kiếm khách hàng thông qua đa dạng các kênh như:

- Google nâng cao, dùng từ khóa ngành hàng + khu vực

- Các trang website thương mại B2B: Alibaba, Global Sources, Tradekey...

- Các trang mạng xã hội chuyên ngành: LinkedIn, Facebook nhóm ngành.

- Thông qua hội thảo, hội chợ quốc tế, website hiệp hội ngành nghề.

Biết cách lọc danh sách theo ngành hàng, quốc gia, quy mô doanh nghiệp sẽ giúp tăng tỷ lệ phản hồi và giảm thời gian bị “seen không rep”.

1.2 Tiếp cận và gửi chào hàng

Sau khi có danh sách khách tiềm năng, bước tiếp theo là gửi email chào hàng chuyên nghiệp, bao gồm: Giới thiệu công ty; Catalogue thông tin về sản phẩm; Ưu điểm nổi bật hoặc chứng chỉ chất lượng; Lời mời kết nối kèm CTA rõ ràng (Call to Action)

Email chào hàng cần ngắn gọn, rõ ý, đúng ngữ cảnh, và thể hiện rõ bạn hiểu ngành hàng của khách, hiểu nhu cầu của họ. Tránh gửi những email dài dòng, dễ rơi vào spam.

1.3 Tư vấn và báo giá

Sau khi chào hàng thành công, nếu khách phản hồi, sale xuất khẩu cần sẵn sàng tư vấn các thông tin chi tiết về sản phẩm, các điều kiện

+ Thông số kỹ thuật, mẫu mã, MOQ

+ Điều kiện giao hàng (FOB, CIF…)

+ Phương thức thanh toán (T/T, L/C…)

Sau đó gửi báo giá chuyên nghiệp, trình bày rõ ràng, có định dạng chuẩn, sử dụng đơn vị tiền tệ quốc tế, thời hạn hiệu lực và điều kiện đính kèm.

1.4 Đàm phán và chốt hợp đồng

Đây là giai đoạn khách sẽ bắt đầu trả giá, mặc cả hoặc yêu cầu điều chỉnh điều khoản. Hãy sử dụng kỹ năng deal giá của mình để 2 bên đồng thuận với mức giá hợp lý nhất.

Là Sales xuất khẩu bạn cần biết cách:

+ Phản hồi từ chối khéo léo, giữ được thiện chí

+ Deal giá nhưng không làm mất giá trị sản phẩm

+ Gửi hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) kèm điều khoản về chất lượng, giao hàng, bảo hiểm, khiếu nại…

Kỹ năng thương lượng ở bước này ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ suất lợi nhuận và mối quan hệ lâu dài với khách. Do đó mức giá đưa ra cần hợp lý và có kỹ năng, nghệ thuật deal giá, đàm phán các điều khoản về về giá.

1.5 Theo dõi sản xuất, giao hàng

Sau khi chốt đơn, sale xuất khẩu cần phải tiếp tục theo dõi đơn hàng trong quá trình sản xuất, tới khi giao hàng.

Theo dõi, phối hợp với bộ phận sản xuất để đảm bảo đúng thời gian và tiêu chuẩn đã ký kết trong hợp đồng.

Phối hợp với forwarder hoặc bộ phận logistics để đặt tàu, lấy booking

Chuẩn bị chứng từ đầy đủ bao gồm: Commercial Invoice, Packing List, C/O, Bill of Lading, hợp đồng và giấy tờ đi kèm theo từng thị trường.

1.6 Chăm sóc khách hàng sau bán, duy trì mối quan hệ

Bán hàng không kết thúc khi đơn hàng rời cảng. Một sale chuyên nghiệp sẽ:

Gửi tracking đơn hàng, cập nhật tiến độ

Xử lý phản hồi nếu có vấn đề về chất lượng, giao hàng, vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Chủ động giữ liên lạc để mở đơn hàng tiếp theo

>> Xem thêm: Sale Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Kinh Nghiệm Sale Xuất Nhập Khẩu

2. Những kiến thức cần học nếu muốn làm sale xuất khẩu chuyên nghiệp

• Kiến thức về Incoterms một trong những kiến thức quan trọng của sale xuất khẩu.
• Kiến thức về thanh toán quốc tế, hợp đồng ngoại thương, bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Hiểu rõ quy trình xuất – nhập khẩu một lô hàng thực tế.
• Kỹ năng viết email thương mại, báo giá, phản hồi từ chối.
• Cách đàm phán và xử lý tình huống với khách hàng quốc tế.
• Kỹ năng sử dụng công cụ: Google, LinkedIn, các sàn B2B,... đa dạng hóa các kênh tìm kiếm khách hàng và thị trường nước ngoài.

3. Người mới nên học sale xuất khẩu thực chiến ở đâu?

Nếu bạn muốn đi nhanh và làm đúng ngay từ đầu, việc học từ người có kinh nghiệm thực tế là yếu tố then chốt. Tự học là nền tảng cần thiết, nhưng tự mày mò trong một lĩnh vực vừa rộng vừa đặc thù như sale xuất khẩu dễ khiến bạn mất định hướng, học lan man mà không biết bắt đầu từ đâu.

Một lựa chọn đáng cân nhắc là khóa học Sale Xuất khẩu tại Lê Ánh – chương trình được xây dựng đặc biệt đào tạo thực chiến cho dân sale xuất khẩu, cho người mới muốn theo đuổi ngành này.

>> Tham khảo: Khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu - Nghệ thuật bán hàng quốc tế

Vì sao nên học tại đây?

- Thiết kế riêng theo quy trình sale xuất khẩu A–Z dành cho người mới:

Bạn được hướng dẫn bài bản từ cách tìm khách, viết email chào hàng, báo giá, đàm phán đến theo dõi đơn hàng, đúng với quy trình sale quốc tế thực tế.

- Tập trung kỹ năng thực hành, không lan man lý thuyết

Học viên được xử lý tình huống như khi làm thật: khách không phản hồi, khách ép giá, thay đổi điều kiện thanh toán... và nhận feedback cá nhân từ giảng viên để cải thiện kỹ năng.

- Giảng viên là người đang trực tiếp làm sale xuất khẩu

Giảng viên không dạy từ sách, mà dạy từ chính trải nghiệm làm việc với khách hàng Mỹ, EU, ASEAN... ở nhiều ngành hàng khác nhau. Bạn học được cách xử lý thực tế, tư duy nghề, và chiến lược chốt đơn thật.

- Được hỗ trợ sau khóa học:

Nếu bạn đi làm sau khóa, gặp tình huống thực tế, những vướng mắc trong quá trình làm việc sẽ vẫn được hỗ trợ. Đây là giá trị mà không phải trung tâm nào cũng có.

Khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu đáng để bạn đầu tư, nhất là cho những người mới.

Bài viết trên đây Gia đình xuất nhập khẩu đã cho bạn thấy được bức tranh toàn cảnh của Sale xuất khẩu, quy trình sale xuất khẩu từ A - Z cho người mới. Nếu bạn nắm chắc quy trình, rèn đúng kỹ năng, thì cơ hội thành công là rất lớn.

Với người mới, học từ thực tế, học từ người có kinh nghiệm sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, tránh được những sai lầm thường gặp khi mới vào nghề và nhanh chóng thành công vững chắc trong nghề.