Tổ chức thực hiện giao dịch L/C tại doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Bước 1: Tổ chức và phối kết hợp tốt khi giao dịch L/C trong các hoạt động xuất khẩu

Khi doanh nghiệp xuất khẩu có một phòng (bộ phận) chuyên trách xử lý giao dịch L/C, thì sự cần thiết là phải chia sẻ các thông tin về yêu cầu thực hiện L/C và chuyển giao bảng liệt kê danh mục chứng từ cần lập và cần kiểm tra cho các phòng ban liên quan thông qua sự phối kết hợp có tổ chức nhằm đạt được mục tiêu là lập được bộ chứng từ phù hợp.

Sai sót trong khâu lập chứng từ thường xảy ra phổ biến ở những doanh nghiệp xuất khẩu không được tổ chức tốt, không có tập huấn chuyên môn, không đúc kết kinh nghiệm về kỹ năng giao dịch L/C và một sự phối kết hợp tồi.

Mọi cán bộ liên quan đến bất kỳ khâu nào trong giao dịch L/C đều phải được tập huấn kỹ càng về giao dịch L/C, UCP, ISBP và Incoterms.

>>>>>>>>> Xem thêm: Quy định về hồ sơ làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Bước 2: Thương lượng về các điều khoản của L/C

Thương lượng về các điều khoản của L/C là nền tảng để thiết lập bộ chứng từ hoàn hảo. Nhà xuất khẩu phải chủ động thiết lập một khung các điều khoản sử dụng trong thương lượng về nội dung của L/C như là một bộ phận cấu thành trong hợp đồng thương mại. Tuyệt đối tránh việc tùy tiện, ngẫu hứng trong giao dịch L/C như: “Gửi L/C cho tôi, tôi sẽ gửi hàng cho ông”! lớp kế toán tổng hợp

Trong quá trình đàm phán, nhà xuất khẩu phải đưa ra hoặc chỉ chấp nhận các điều khoản phù hợp với năng lực của mình và đảm bảo tuân thủ các quy tắc của UCP. Sau khi kết thúc đàm phán, phải chuẩn bị một danh mục (làm thành 2 bản) về các điều khoản đã được hai bên chấp nhận để người mua làm căn cứ phát hành L/C và người bán làm căn cứ lập bộ chứng từ phù hợp.

Nhà xuất khẩu cần chủ động đưa ra chiến thuật đàm phán để có một L/C linh hoạt, khả thi. học xuất nhập khẩu

Ví dụ:

Về một điều khoản linh hoạt như: “Bất kỳ cảng nào” trong điều khoản giao hàng sẽ tốt hơn một cảng đích danh, như: “Hải Phòng port”. Hoặc “khoảng 1.000kg” sẽ tốt hơn “không quá 1.000kg” về hàng hóa quy định. Một L/C là khả thi, ví dụ, là L/C có một khoảng thời gian giao hàng hợp lý, có địa điểm xuất trình ngay tại nước nhà xuất khẩu v.v.

Nhà xuất khẩu cũng phải thương lượng làm rõ về số loại chứng từ, số lượng mỗi loại, bản gốc, bản sao, người phát hành, nội dung… và luôn trong khả năng thực hiện đúng hạn. Nguyên tắc chung là càng ít chứng từ phải xuất trình thì càng dễ thực hiện, càng nhiều chứng từ phải xuất trình thì rủi ro sai sót càng lớn. đào tạo tin học văn phòng

Bước 3: Kiểm tra kỹ L/C ngay khi nhận được

Có người hiểu đơn gian có L/C là an tâm giao hàng, không cần kiểm tra nội dung L/C có những điều khoản gì, có phù hợp với hợp đồng thương mại đã ký kết hay không?

Làm như vậy là sai lầm vì nếu L/C có một vài điều khoản lắt léo, cài bẫy có thể làm cho nhà xuất khẩu giao hàng mà không đòi được tiền. học xuất nhập khẩu 

Bởi vậy, ngay khi nhận được L/C từ Ngân hàng thông báo, nhà xuất khẩu phải kiểm tra nội dung của L/C, nếu phát hiện có điều khoản mập mờ, không rõ ràng, khó thực hiện thì yêu cầu sửa đổi, tu chỉnh kịp thời. Không được nhân nhượng chấp nhận một L/C có những điều khoản khác với những gì đã thỏa thuận, nhất là các điều khoản này lại khó thực hiện, không rõ ràng hoặc mơ hồ. Không được giao hàng chứng nào các điều khoản trong L/C chưa rõ ràng.

Một L/C rõ ràng, chính xác sẽ là tiền đề để lập nộ chứng từ phù hợp. Có thể nói: “Kiểm tra L/C là bước chẩn đoán bệnh, còn yêu cầu sửa đổi L/C là bước trị bệnh”.

Bước 4: Lập kế hoạch phù hợp

Phải lập kế hoạch chi tiết về việc sản xuất hay thu gom hàng hóa xuất khẩu theo L/C. Nhà xuất khẩu phải lập kế hoạch cho các công việc như giao hàng, lập bộ chứng từ, xuất trình… và phải tổ chức thực hiện và giám sát chúng. Khi đã lập được một kế hoạch hợp lý, rõ ràng, thì nhà xuất khẩu tránh được sự căng thẳng trong công việc, tránh được các sai sót, tránh được những cuộc tranh cãi không cần thiết. học kế toán tổng hợp ở đâu tốt nhất tphcm

Bước 5: Chuẩn bị và tổ chức lập chứng từ

Nhà xuất khẩu phải chắc chắn được trang bị đầy đủ về công nghệ, có đội ngũ cán bộ thông thạo chuyên môn và có nguồn vốn đầy đủ để thực hiện lập và xuất trình bộ chứng từ phù hợp. Phải vận dụng và tuân thủ các quy tắc của UCP và ISBP trong việc lập chứng từ. Phải sử dụng “danh mục kiểm tra chứng từ – CHECKLIST” để đối chiếu trong quá trình lập chứng từ, đồng thời gửi nội dung mà các chứng từ phải tuân thủ cho các đơn vụ vó liên quan, như: người chuyên chở, công ty bảo hiểm, phòng thương mại… để lập chứng từ tương ứng cho phù hợp với yêu cầu. khóa học xuất nhập khẩu ngắn hạn tại tphcm

Bước 6: Tự kiểm tra bộ chứng từ trước khi xuất trình

Biện pháp phòng ngừa trước khi xuất trình bao giờ cũng hiệu quả hơn là sự sửa chữa sau khi xuất trình, hơn nữa việc sửa chữa sau khi xuất trình không phải lúc nào cũng khả thi. Người ta thường nói: “Phòng bệnh tốt hơn chữa bệnh”, điều này cũng đúng với việc kiểm tra bộ chứng từ phù hợp trước khi xuất trình hơn là kỹ năng điêu luyện trong thương lượng với ngân hàng và người nhập khẩu để xin bỏ qua sai sót. Các lỗi chính tả, đánh máy, in ssna hoàn toàn có thể sửa chữa trước khi xuất trình, cho dù quy tắc của ISBP thì đó không được coi là lỗi. học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất

Bước 7: Xuất trình đúng hạn

Xuất trình phù hợp là xuất trình bao gồm không những các chứng từ phù hợp mà còn đúng hạn tại nơi quy định và trong thời gian làm việc của ngân hàng. Nhà xuất khẩu cần tính toán đủ thời gian thích đáng để tu chỉnh và xuất trình lại chứng từ (nếu có).

Bước 8: Kiểm soát và kiểm tra thường xuyên

Nhà xuất khẩu phải kiểm soát được quá trình lập chứng từ và các nhân tố có thể làm cho quá trình này và việc xuất trình trờ nên bị chậm trễ. Sau khi bộ chứng từ đã được xuất trình, thì nhà xuất khẩu phải liên hệ chặt chẽ với người mua và ngân hàng phục vụ mình để có được thông tin chính xác và kịp thời về số phận bộ chứng từ để xử lý.

Các bước nêu trên  nếu được tuân thủ nghiêm túc, chắc chắn sẽ góp phần làm hạn chế các sai sót của bộ chứng từ. Một cách ngắn gọn, nhà xuất khẩu cần ghi nhớ và tuân thủ tiêu chí 3P, gồm: Phanning (lập kế hoạch), Preparation (lập chứng từ), và Presentation (xuất trình); đồng thời ghi nhớ và thực hiện tốt tiêu chí 3C trong lập chứng từ phù hợp, gồm: Complete (hoàn chỉnh), Correct (chính xác), và Consitant (nhất quán).

Lời kết

Tóm lại, nhà xuất khẩu cần tổ chứ thực hiện nghiêm ngặt việc lập bộ chứng từ, bởi vì chỉ khi bộ chứng từ phù hợp mới đảm bảo nhận được tiền hàng xuất khẩu. Những công ty lớn có hợp đồng xuất khẩu thường xuyên đã đào tọa và phân công cán bộ chuyên trách lập từng loại chứng từ riêng biệt. Các cán bộ này đã thành thạo nghiệp vụ đến mức thuộc lòng từng loại giấy tờ đối với từng loại hàng hóa và từng thị trường khác nhau.

Làm như vậy mang lại hiệu quả rất cao là tránh được mọi rủi ro. Theo thông lệ quốc tế, các ngân hàng xử lý L/C chỉ căn cứ vào chứng từ, không căn cứ vào hàng hóa, bởi vậy, nếu hàng hóa giao đúng hợp đồng thương mại, nhưng lập chứng từ không phù hợp, thì nhà xuất khẩu vẫn không đòi được tiền. 

Đây là điều phức tạp, nhạy cảm, ranh giới mong manh, nên các bên liên quan phải hết sức thận trọng để tránh rủi ro khi giao dịch L/C.

Nguồn tổng hợp: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn

Để hiểu rõ nghiệp vụ xuất nhập khẩu và vận dụng trong thực tế, bạn nên tham gia khóa học xuất nhập khẩu ngắn hạn tại các trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu uy tín. Nếu bạn cần tìm địa chỉ học xuất nhập khẩu, bạn có thể tham khảo thêm bài viết tại Gia đình xuất nhập khẩu: học xuất nhập khẩu ở đâu