Phiếu Cân Hàng AIR Là Gì? Quy Định Và Cách Sử Dụng

Bạn đang tìm hiểu về quy trình xuất nhập khẩu hàng air nhưng chưa biết phiếu cân hàng air là gì? Quy định và cách sử dụng phiếu cân hàng air, làm thế nào để sử dụng nó đúng cách trong quy trình xuất nhập khẩu? Gia đình xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về loại phiếu quan trọng này để quản lý lô hàng một cách hiệu quả trong vận tải hàng không.

1. Phiếu cân hàng air là gì?

Phiếu cân hàng Air hay Tờ khai gửi hàng (Shipper’s Letter of Instruction) là một loại chứng từ quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu hàng không. Đây là tờ khai chi tiết về lô hàng mà bạn sẽ gửi đi, bao gồm các thông tin cơ bản như:

+ Tên người gửi (Shipper): Thông tin chi tiết về người gửi hàng.
+ Tên người nhận (Consignee): Thông tin của người nhận hàng tại điểm đến.
+ Số vận đơn (Airway Bill Number): Số hiệu của vận đơn hàng không.
+ Nơi đi và nơi đến (Airport of Departure và Airport of Destination): Sân bay tại nơi đi và nơi đến của lô hàng cần thể hiện rõ ràng trên phiếu cân hàng air.
+ Số kiện (Number of Packages): Số lượng kiện hàng trong lô hàng.
+ Số kg (Gross Weight): Trọng lượng tổng của lô hàng.
+Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight): Trọng lượng tính phí vận chuyển.
+ Kích thước kiện (Dimensions): Kích thước của kiện hàng theo Dài x Rộng x Cao.
+Loại hàng (Description of goods) trên phiếu cân hàng Air là mục để mô tả chi tiết về hàng hóa mà bạn đang gửi. Cần nêu rõ tên hàng hóa, tính chất hàng hóa: Có thể bao gồm thông tin về hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm, hàng dễ cháy nổ, hoặc yêu cầu đặc biệt (nếu có). và nêu rõ thông tin về cách hàng được đóng gói (thùng carton, kiện gỗ, pallet, v.v.).
+ Ngày/chữ ký (Date/Signature) trên phiếu cân hàng Air là phần mà người gửi hàng sẽ ghi lại ngày thực hiện khai báo lô hàng và ký tên để xác nhận thông tin.

>> Xem thêm: Vận đơn hàng không - Air waybill (AWB)

CBM Là Gì? Cách Tính CBM Hàng Sea, Hàng Air, Hàng Lẻ

Phiếu cân hàng air sẽ thường được khai tại TSC (Tân Sơn Nhất Cargo Services) hoặc SCSC (Saigon Cargo Service Corporation) là hai kho phổ biến tại TP Hồ Chí Minh, Ngoài ra, nếu hàng hóa được xuất phát từ các sân bay khác, các kho tại sân bay như Kho ALS (Nội Bài, Hà Nội) hoặc các kho hàng không ở sân bay Đà Nẵng cũng có thể là nơi để bạn khai phiếu cân hàng.

Các kho sẽ có mẫu phiếu khác nhau, nhưng nhìn chung, các thông tin cần khai báo đều tương tự nhau. Nếu đây là lần đầu tiên bạn thực hiện quy trình này mà không có sự hỗ trợ, bạn có thể đến trực tiếp sân bay, vào phòng thượng vụ của kho để xin mẫu phiếu cân hàng air. Bạn sẽ cần điền đầy đủ thông tin trên phiếu cân hàng hoặc tờ khai gửi hàng để nhân viên kho có thể kiểm tra, xác nhận và làm các thủ tục liên quan cho lô hàng trước khi nó được vận chuyển lên máy bay.

Thông tin chính xác và đầy đủ trên phiếu cân hàng air sẽ giúp đảm bảo việc gửi hàng diễn ra thuận lợi, tránh những sai sót về khối lượng hay phí vận chuyển.

Mẫu phiếu cân hàng air tại kho SCSC

2. Quy định của Phiếu Cân Hàng Air

Phiếu cân hàng air hay tờ khai gửi hàng cần tuân theo các quy định sau:

Thông tin chính xác: Cung cấp đầy đủ , chính xác thông tin về người gửi, người nhận, số vận đơn, trọng lượng, kích thước kiện hàng, loại hàng hóa. Mọi thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác có thể dẫn đến việc chậm trễ hoặc từ chối vận chuyển.

Khai báo hàng hóa rõ ràng: Đặc biệt chú ý đến hàng nguy hiểm, hàng dễ vỡ, cần mô tả chi tiết và tuân thủ quy định của IATA (Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế).

Trọng lượng và kích thước: Đo lường chính xác để tránh bị phạt hoặc từ chối vận chuyển.

Đóng gói đúng chuẩn: Hàng hóa phải được đóng gói an toàn, các loại hàng hóa đặc biệt như hàng dễ vỡ, hàng dễ cháy, hoặc hàng có yêu cầu bảo quản đặc biệt (nhiệt độ, độ ẩm) phải được ghi rõ trên phiếu cân hàng air

Chữ ký và ngày tháng: Người gửi ký xác nhận thông tin và ghi ngày nộp phiếu cân.

Tuân thủ quy định: Đảm bảo tuân thủ các quy định hải quan, xuất nhập khẩu và an ninh hàng không.

Lưu giữ phiếu: Phiếu phải được lưu giữ và kiểm tra kỹ trước khi nộp để đảm bảo đúng thông tin.

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định trên của phiếu cân hàng air sẽ giúp đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa được thực hiện nhanh chóng, tránh các sai sót và vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.

>> Tham khảo: Lộ Trình Học Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới Bắt Đầu

Quy Trình Xuất Khẩu Bằng Đường Hàng Không: Từ A Đến Z

3. Các trường hợp khai sai phổ biến trên phiếu cân hàng Air.

Sai trọng lượng hoặc kích thước kiện hàng:

Ví dụ: Người gửi khai sai trọng lượng thực tế của lô hàng, khai 100kg nhưng trọng lượng thực tế là 120kg. Khi kiểm tra thực tế, kho hàng sẽ điều chỉnh lại trọng lượng và tính lại chi phí vận chuyển dựa trên trọng lượng chính xác. Người gửi có thể bị phạt phí hoặc hàng bị giữ lại cho đến khi khai báo lại.

Khai sai thông tin người nhận hoặc người gửi:

Thông tin người nhận bị khai nhầm địa chỉ hoặc số điện thoại. Nếu phát hiện trước khi hàng lên máy bay, người gửi có thể điều chỉnh thông tin trên phiếu cân hàng air. Nếu hàng đã gửi đi, việc liên hệ và sửa đổi sẽ phức tạp hơn, gây chậm trễ và phát sinh chi phí. Hàng có thể phải hoàn trả hoặc bị thất lạc nếu không sửa kịp.

Khai sai loại hàng hóa trên phiếu cân hàng air

Ví dụ: Người gửi khai hàng là “thiết bị điện tử,” nhưng thực tế là hàng nguy hiểm (chứa pin lithium). Hàng có thể bị từ chối vận chuyển ngay lập tức. Nếu hàng nguy hiểm không được khai đúng, có thể phải chịu phạt nặng, thậm chí bị cấm vận chuyển trên các chuyến bay do vi phạm an toàn hàng không.

Khai không đúng số kiện hàng:

Khi phát hiện, kho bãi sẽ yêu cầu điều chỉnh phiếu cân và số kiện. Việc này có thể gây chậm trễ, và người gửi phải nộp lại phiếu cân chính xác để tiếp tục quy trình.

Khai không đầy đủ các thông tin bảo quản đặc biệt (nếu có):

Nếu hàng cần bảo quản lạnh nhưng người gửi không khai thông tin này.
Hàng có thể bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Trong trường hợp này, trách nhiệm hoàn toàn thuộc về người gửi, và họ sẽ không được bồi thường cho thiệt hại hàng hóa.

Cách xử lý khi khai sai thông tin trên phiếu cân hàng air:

Điều chỉnh khai báo: Khi phát hiện sai sót, cần nhanh chóng báo cho kho bãi và yêu cầu sửa đổi thông tin trên phiếu cân.

Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp: Để tránh sai sót trên phiếu cân hàng air, người gửi nên kiểm tra kỹ mọi thông tin trước khi gửi hàng.

Liên hệ với đơn vị hỗ trợ vận chuyển: Nếu xảy ra sai sót lớn, việc liên hệ với đơn vị vận chuyển để hỗ trợ điều chỉnh hoặc tìm hướng xử lý phù hợp là cần thiết.

Những sai sót nhỏ có thể khắc phục ngay tại kho bãi, nhưng sai sót lớn về thông tin quan trọng có thể dẫn đến hủy chuyến vận chuyển hoặc chi phí phát sinh đáng kể.

Phiếu cân hàng air là một chứng từ quan trọng trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, giúp đảm bảo tính chính xác của trọng lượng và an toàn cho chuyến bay. Gia đình xuất nhập khẩu đã thông tin chi tiết tối bạn về vai trò, quy định, và cách sử dụng phiếu cân hàng air qua bài viết trên, hy vọng sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình vận tải, kiểm soát chi phí, và đảm bảo sự an toàn cho lô hàng.

Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hãy để lại bình luận bên dưới để cùng chúng tôi thảo luận.