Cách Soạn Thảo Hợp Đồng Xuất Nhập Khẩu – Kinh Nghiệm Thực Tế

soạn thảo hợp đồng ngại thương xuất nhập khẩu

Soạn thảo hợp đồng xuất nhập khẩu là nghiệp vụ quan trọng với bất cứ một doanh nghiệp nào có hoạt động kinh doanh quốc tế.

Đặc biệt với các vị trí như sale xuất khẩu và purchasing – mua hàng quốc tế bắt buộc phải hiểu biết về hợp đồng ngoại thương và cách soạn thảo hợp đồng xuất nhập khẩu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ về vấn đề này.

1. Hợp đồng xuất nhập khẩu là gì?

Để có thể soạn thảo hợp đồng xuất nhập khẩu, bạn cần hiểu rõ hợp đồng xuất nhập khẩu là gì, vai trò của hợp đồng ngoại thương.

Hợp đồng xuất nhập khẩu là văn bản/ chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng bậc nhất khi hai bên tiến hành mua bán hàng hóa quốc tế. Vậy hợp đồng ngoại thương là gì?

Hợp đồng xuất nhập khẩu cũng giống như hợp đồng thông thường là sự thỏa thuận giữa các chủ thể nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ trong những quan hệ xã hội cụ thể.

Hợp đồng xuất khẩu là sự thoả thuận giữa hai bên có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia, vùng lãnh thổ khác nhau (theo quan niệm của ngành xuất nhập khẩu), theo đó một bên gọi là bên bán (bên xuất khẩu) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua (bên nhập khẩu) một tài sản nhất định gọi là hàng hóa. Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và thanh toán tiền.

2. Cách soạn thảo hợp đồng xuất nhập khẩu

Khi soạn thảo hợp đồng ngoại thương, bạn cần đảm bảo các điều khoản dưới đây:

1. Điều khoản tên hàng (Commodity)

Ghi tên thương mại / tên thông thường kèm tên khoa học.

Tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất.

Tên hàng kèm theo tên hãng sản xuất.

Tên hàng kèm theo quy cách chính của hàng hoá.

Tên hàng kèm theo công dụng của hàng hoá.

Tên hàng kèm với mã HS của hàng hóa đó.

Có thể Kết hợp nhiều cách khác nhau như:

Commodity: Vietnamese white rice long grain, crop 2010, 10% broken.

Commodity: Frozen black Tiger shrimps (Penaeus Monodon).

Commodity: UREA FERTILIZER. Origin: Indonesia Specification: Nitrogen 46% min.

soạn thảo hợp đồng ngại thương xuất nhập khẩu

2. Điều khoản phẩm chất chất lượng (Quality)

Dựa vào mẫu hàng (by sample): Chất lượng của hàng hoá được xác định căn cứ vào chất lượng của một số ít hàng hoá, gọi là mẫu hàng. Nhược điểm: Tính chính xác không cao. Áp dụng cho những mặt hàng chưa có tiêu chuẩn hoặc khó tiêu chuẩn hoá.

Dựa vào mẫu hàng: Quality of goods must be as counter sample which is marked with signatures of both sides Quality of goods must be correspond/ according to sample.

Dựa vào tiêu chuẩn (Standard): Tiêu chuẩn là những quy định về đánh giá chất lượng, về phương pháp sản xuất, chế biến, đóng gói, kiểm tra hàng hoá do cơ quan có thẩm quyền quy định.

Vd: Cà phê nhân Buôn Mê Thuột, vụ mùa 2013, hạng đặc biệt TCVN 5251:2007

Dựa vào quy cách của hàng hóa (Specification): Quy cách là những thông số kỹ thuật liên quan đến hàng hóa như công suất, kích cỡ, trọng lượng… Những thông số kỹ thuật này phản ánh chất lượng của hàng hóa.

Dựa vào nhãn hiệu hàng hóa: Nhãn hiệu là những ký hiệu, hình vẽ, chữ… để phân biệt hàng hoá của cơ sở sản xuất này với cơ sở sản xuất khác.

Dựa vào tài liệu kỹ thuật (technical document): Tài liệu kỹ thuật thể hiện các thông số kỹ thuật của hàng hoá, bao gồm: hướng dẫn vận hành, lắp ráp… Phải biến tài liệu kỹ thuật thành một phần không thể tách rời của hợp đồng.

Dựa vào tài liệu kỹ thuật: The quality is pursuantThe quality is pursuant to the technicalto the technical document herein as document herein as attached which has attached which has been approved by the been approved by the buyer and is an integral buyer and is an integral part of this contract.part of this contract.

Dựa vào hàm lượng chất chủ yếu: Quy định tỷ lệ phần trăm của thành phần một chất nào đó trong hàng hoá. Chia làm 2 loại hàm lượng của chất lượng hàng hoá:

+ Hàm lượng chất có ích: quy định hàm lượng (%) tối thiểu.

+ Hàm lượng chất không có ích: quy định hàm lượng (%) tối đa.

Vd: Hợp đồng nhập khẩu phân bón Specification Nitrogen 46% min, Moiture 0.5% max, Biuret 1.0% max Color white.

Dựa vào dung trọng hàng hoá (Natural weight): Dung trọng hàng hoá là trọng lượng tự nhiên của một đơn vị dung tích hàng hoá, phản ánh tính chất vật lý, tỷ trọng tạp chất của hàng hoá. Thường sử dụng kết hợp với phương pháp mô tả.

Dựa vào sự xem hàng trước (Inspected and approved): Phương pháp này còn được gọi là “đã xem và đồng ý” (inspected and approved), tức là hàng hoá đã được người mua xem và đồng ý, còn người mua phải nhận hàng và trả tiền.

Dựa vào hiện trạng hàng hóa Phương pháp này còn được gọi là “có thế nào, giao thế ấy” (as is sale/ arrive sale). Người bán chỉ giao sản phẩm chứ không chịu trách nhiệm về phẩm chất của sản phẩm. Các trường hợp áp dụng:

+ Thị trường thuộc về người bán.

+ Bán đấu giá.

+ Bán hàng khi tàu đến.

Dựa vào sự mô tả: Nêu các đặc điểm về hình dạng, màu sắc, kích cỡ, công dụng… của sản phẩm. Áp dụng cho mọi sản phẩm có khả năng mô tả được, thường được sử dụng kết hợp với các phương pháp khác.

Dựa vào chỉ tiêu đại khái quen dùng: Khi mua bán nông sản, nguyên liệu mà phẩm chất khó tiêu chuẩn hoá, trên thị trường thế giới thường dùng một số tiêu chuẩn phỏng chừng: FAQ, GMQ…

– FAQ (Fair Average Quality): Phẩm chất bình quân khá.

– GMQ (Good Merchantable Quality): Phẩm chất tiêu thụ tốt.

3. Điều khoản số lượng (quantity)

Đơn vị tính số lượng:

Đơn vị tính: cái, chiếc, hòm, kiện…

Đơn vị theo hệ đo lường (metric system): KG, MT…

Đơn vị theo hệ đo lường Anh, Mỹ:

Đơn vị đo chiều dài: inch, foot, yard…

Đơn vị đo diện tích: square inch, square yard…

Đơn vị đo dung tích: gallon…

Đơn vị đo khối lượng: long ton, short ton, pound…Đơn vị tính số lượng tập hợp: tá, gross, set…

Phương pháp quy định số lượng: Quy định dứt khoát, Quy định phỏng chừng. About, Approximately, More or less, From…to…

Phương pháp quy định trọng lượng:

Trọng lượng cả bì (gross weight).

Trọng lượng tịnh (net weight) Trọng lượng tịnh = Trọng lượng cả bì – Trọng lượng bì.

Trọng lượng lý thuyết.

Trọng lượng thương mại 100 + WTC GTM = GTT X 100 + WTT

Ví dụ 30 Hợp đồng mua bán 120MT bông, độ ẩm quy định trong hợp đồng là 10%. Khi nhận hàng 120MT; độ ẩm 15%, vậy người mua thanh toán cho bao nhiêu MT hàng? GTM = 120 x (110 : 115) = 114.78 MT

Địa điểm xác định số lượng, trọng lượng: Xác định ở nơi đi. Xác định ở nơi đến.

4. Điều khoản giá cả (Price)

Đồng tiền tính giá: Nước xuất khẩu. Nước nhập khẩu. Nước thứ ba.

Xác định mức giá: Đơn giá. Tổng giá. Điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng.

– PRICE Unit price: USD 120/ MT CIF Cat Lai port, HCMC, Vietnam, Incoterms 2010. Total amount: USD 18,000.00 Say: United State Dollars eighteen thousand only.

Phương pháp quy định giá: Giá cố định (fixed price), Giá quy định sau, Giá có thể xét lại (rivesable price), Giá di động (sliding scale price).

Giá cố định: Giá cả được quy định lúc ký kết hợp đồng và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.

Giá quy định sau: Là giá cả không được quy định lúc ký kết hợp đồng mà xác định trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Giá có thể xét lại: Giá đã được xác định trong lúc ký kết hợp đồng nhưng có thể được xem xét lại nếu lúc giao hàng giá thị trường có sự biến động nhất định.

Giảm giá: Nguyên nhân do mua số lượng lớn, thời vụ, hoàn lại hàng trước đó đã mua.

– Cách tính toán: Giảm giá đơn, Giảm giá kép, Giảm giá luỹ tiến, Giảm giá tặng thưởng.

5. Điều khoản giao hàng (Shipment/ Delivery)

Thời gian giao hàng: Giao hàng có định kỳ. Vào một ngày cố định. Ngày cuối cùng của thời hạn giao hàng. Một khoảng thời gian. Một khoảng thời gian nhất định theo sự lựa chọn của người mua. Giao hàng không định kỳ. Giao hàng ngay (prompt, immediately, ASAP).

Thông báo giao hàng Quy định về số lần thông báo giao hàng và những nội dung thông báo. Trước khi giao hàng. Sau khi giao hàng.

Một số quy định khác

Partial shipment, total shipment

Transhipment

Stale document

Third party document.

6. Điều kiện thanh toán (Payment)

Đồng tiền thanh toán (currency of payment): Đồng tiền thanh toán. Đồng tiền của nước xuất khẩu. Đồng tiền của nước nhập khẩu. Đồng tiền của của nước thứ ba.

Thời hạn thanh toán (time of payment): Trả trước. Trả ngay. Trả sau.

Phương thức thanh toán (methods of payment): Chuyển tiền, Nhờ thu, Tín dụng chứng từ…

Bộ chứng từ thanh toán (payment documents):

Hối phiếu (Bill of Exchange).

Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice).

Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

Chứng thư bảo hiểm (Insurance Policy/Insurance Certificate).

Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality)

Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng.

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)…

Payment CAD at Vietcombank Vietnam HCMC branch.

Payment documents:

Commercial invoice in triplicate.

Clean on board B/L original.

Certificate of weight, quality issued by S.G.S (1 original, 1 copy)

Certificate of origin issued by the Chamber of Commerce and industry of Vietnam. (1 Original, 1 copy).

Certificate of fumigation issued by the Fumigation Company (1 original, 1 copy)…

Payment documents: 3/3 clean on board B/L marked “freight prepaid”, original. Commercial invoice Packing list Certificate of original Issued by Indonesia Chamber of commerce. SGS’ s certificate of quantity and quality.

7. Điều khoản bao bì (Packing):

Phương pháp cung cấp bao bì:

+ Bên bán cung cấp bao bì

+ Bên mua cung cấp bao bì

Giá cả bao bì

+ Được tính như giá hàng

+ Được tính vào giá hàng

+ Bên mua trả riêng.

Yêu cầu chất lượng bao bì:

Quy định chung chung, Quy định cụ thể

– Vật liệu làm bao bì

– Hình thức của bao bì

– Kích thước của bao bì

– Số lớp, cách thức cấu tạo

– Đai nẹp bao bì.

Packing 50 kgs net in a new white double polypropylene woven bag with good quality. Export standard method of packing is applied. The weight of the empty bag is about 240 grams each. 2% of the total bag as empty bags to be supplied free of charge.

8. Điều khoản bảo hành (Warranty)

Quyền và nghĩa vụ của các bên Bảo hành: là thời hạn người bán đảm bảo về chất lượng hàng hoá, được coi là thời hạn dành cho người mua phát hiện khuyết tật của hàng hoá.

Thời hạn bảo hành. Kéo dài bao lâu. Tính từ lúc nào.

Nội dung bảo hành. Phạm vi bảo hành. Trách nhiệm của người bán. Các trường hợp không bảo hành.

9. Điều khoản miễn trách/ bất khả kháng (Force Majeure)

Quy định các sự kiện tạo nên bất khả kháng: Quy định các tiêu chí để xác định một sự kiện có phải là trường hợp bất khả kháng. Liệt kê các sự kiện khi xảy ra được coi là bất khả kháng. Dẫn chiếu đến văn bản của ICC (xuất bản phẩm số 421).

Thủ tục ghi nhận sự kiện bất khả kháng: Quy định trách nhiệm của bên gặp sự kiện bất khả kháng: thông báo cho các bên liên quan bằng văn bản, cung cấp chứng nhận sự kiện của cơ quan chức năng,…

Hệ quả của bất khả kháng:

– Thời hạn hiệu lực hợp đồng được kéo dài trong một thời gian tương ứng với thời gian xảy ra bất khả kháng, cộng với thời gian khắc phục hậu quả.

– Nếu bất khả kháng kéo dài quá lâu thì có thể hủy hợp đồng mà không phải bồi thường.

Force majeure Force majeure cases shall be understood as the occurrence of situations to be considered as force majeure in ICC publication No 421. The force majeure cases shall be informed to the other party by the concerned party by phone within 7 days and confirmed by writing within 10 days from the date of such a phone call together with certification of force majeure issued by the Chamber of Commerce located in the region of the case. After this deadline, claims for force majeure shall not be taken into account. In the event of force majeure, the concerned party shall bear no responsibility of any penalty arising from delay of delivery.

11. Điều khoản khiếu nại (Claim): Thời hạn khiếu nại. Bộ hồ sơ khiếu nại. Cách thức giải quyết khiếu nại.

Claim: In case upon taking the delivery, the Goods are not in strict conformity with conditions stipulated in the contract in terms of quality, quantity and packing, the Buyer shall submit his claim together with sufficient evidence of copy of the contract, Survey Report, Certificate of Quality, Certificate of Quantity, Packing List with certification of the authorized inspection company agreed by the two parties within 30 days upon the ship’s arrival. Upon receiving the claim, the Seller shall in a timely manner solve it and reply in writing within 30 days, after such receipt. Incase of the Seller’s fault, the Seller shall deliver the replacements no later than 30 days after the official conclusion.

12. Điều khoản trọng tài (Arbitration): Địa điểm trọng tài. Trình tự tiến hành trọng tài. Luật dùng để xét xử. Chấp hành tài quyết.

Arbitration In the even of any disputes and differences in opinion arising during implementation of this contract between the parties which can not be settled amicably, such dispute shall be settled by the Vietnam International Arbitration Center (VIAC), at the Chamber of Commerce and Industry of Vietnam. Arbitration fees shall be borne by the losing party.

13. Điều khoản bảo hiểm (Insurance): Người mua bảo hiểm. Điều kiện bảo hiểm. Loại chứng thư bảo hiểm.

Other terms and conditions: Any amendments or modifications to the contract shall be made by fax or in writing with the confirmation of the two parties The contract is made in English in 4 equal copies, 2 copies for each party The contract comes into force upon the date of signature and shall be valid until 10th April, 2013.

3. Lưu ý khi soạn thảo hợp đồng ngoại thương

Không ngẫu nhiên khi soạn thảo và đàm phán hợp đồng ngoại thương là nghiệp vụ khó, đòi hỏi người soạn thảo hợp đồng ngoại thương cần có kinh nghiệm và kỹ năng soạn thảo hợp đồng. Vậy khi soạn thảo hợp đồng ngoại thương, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

Hai bên cần có được sự thống nhất với nhau trước khi ký kết hợp đồng vì các trở ngại vì khoảng cách địa lý, sự bất đồng ngôn ngữ nên nếu có sự thay đổi thì các bên sẽ tổn thất thêm nhiều chi phí phát sinh.

Khi đàm phán hợp đồng cần thỏa thuận tất cả các vấn đề liên quan, tránh bỏ xót một vấn đề nào, nếu không có thỏa thuận thì sẽ phải sử dụng tập quán của các bên ảnh hưởng đến sự tin cậy của các bên cũng như phải xác định chính xác tập quán là một vấn đề khó khăn.

Không được nêu những điều khoản đã bị cấm trong pháp luật của mỗi bên vì sẽ dẫn đến hợp đồng vô hiệu bởi quy định mỗi bên là khác nhau.

Hợp đồng cần trình bày rõ ràng, tránh dùng những từ tối nghĩa hoặc có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau phòng khi xảy ra tranh chấp.

Người ký cũng như con dấu phải có thẩm quyền ký kết nếu không hợp đồng sẽ vô hiệu.

Nếu bên đối tác soạn thảo hợp đồng ngoại thương, cần đọc kỹ và nắm rõ quyền và nghĩa vụ của bản thân để tránh vi phạm hợp đồng và bổ sung, thay đổi những điều khoản lại để có lợi cho mình và tránh rơi vào thế khó.

Ngôn ngữ sử dụng phải là ngôn mà cả hai bên cùng thông thạo hoặc có thể sử dụng hợp đồng song ngữ. Ưu tiên dùng tiếng Anh để tránh những tranh chấp liên quan đến dịch thuật.

Mong rằng bài chia sẻ về cách soạn thảo hợp đồng ngoại thương đã hữu ích với bạn, bạn có thể tham khảo một vài bài viết chia sẻ về nghề xuất nhập khẩu, Logistics và các nghiệp vụ xuất nhập khẩu của chúng tôi.

Bài viết xem nhiều:

Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt tại Hà Nội & TPHCM

Ủy Thác Nhập Khẩu Là Gì? Mẫu Hợp Đồng Ủy Thác Nhập Khẩu

Surrender Bill Là Gì? Surrender Bill Có Tác Dụng Gì?

Từ khóa liên quan: hợp đồng xuất nhập khẩu, ví dụ về hợp đồng xuất nhập khẩu, mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu, mẫu hợp đồng bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, mẫu hợp đồng 3 bên trong xuất nhập khẩu, hợp đồng xuất nhập khẩu tiếng anh, hợp đồng xuất nhập khẩu là gì, đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu, các điều khoản trong hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa, đặc điểm của hợp đồng xuất nhập khẩu, mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ, cách soạn thảo hợp đồng xuất nhập khẩu

Đánh giá

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.