Cut Off Time/ Closing Time Là Gì Trong Logistics?

Trong ngành xuất nhập khẩu, "Cut Off Time" và "Closing Time" là những thuật ngữ quan trọng và được sử dụng phổ biến trong việc quản lý và vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả. Những khái niệm này không chỉ ảnh hưởng đến thời điểm giao hàng, mà còn có thể quyết định sự thành công của toàn bộ quy trình vận chuyển và phân phối. Vậy Cut Off Time/ Closing Time Là Gì Trong Logistics? Gia đình Xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn hiểu rõ về hai thuật ngữ này qua bài viết dưới đây. 

1. Khái niệm Cut Off Time/ Closing Time

Cut-off time hay Closing time được dịch ra trong tiếng Việt là “thời gian cắt máng”. Thuật ngữ này dùng để chỉ thời hạn cuối cùng mà người vận chuyển phải hoàn tất việc thông quan cho hàng hóa, thanh lý container ở cảng để xếp hàng lên tàu.

Nếu lô hàng không thể thông quan và thanh lý sớm hơn thời gian cut-off time quy định thì bên hãng tàu không nhận hàng và hàng của bạn không lên được tàu. Bạn phải chờ để vận chuyển những lô hàng này lên chuyến tàu tiếp theo. Vì vậy, cần phải hết sức lưu ý “thời gian cắt máng” để tránh ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển lô hàng. 

Quy định về Closing time/ Cut-off time với từng loại hàng, cụ thể:

Thông thường, closing time được các hãng tàu quy định là thời hạn nộp chi tiết bill cho hãng tàu. Tuy nhiên đối với hàng hóa đi Nhật hoặc Thượng Hải thì thời hạn nộp chi tiết bill sẽ sớm hơn khoảng 3 ngày so với thời gian thông thường trước ngày tàu chạy.

Đối với hàng nguyên container (hàng FCL) vận chuyển trên các tuyến gần trong Châu Á thì thời gian Closing time có thể là 1 – 2 ngày trước ngày tàu chạy. Tuy nhiên, nếu hàng hóa vận chuyển đến các tuyến xa hơn thì thời gian cắt máng trước ngày tàu chạy sẽ lâu hơn tùy thuộc vào quy định của hãng tàu. 

Đối với hàng lẻ (hàng LCL) thì thời gian cắt máng trước ngày tàu chạy sẽ lâu hơn để các công ty cung cấp dịch vụ tiến hành gom hàng của nhiều người xuất khẩu vào cùng container và tiến hành thủ thông quan cho lô hàng. Do đó, hàng LCL sẽ mất thêm thời gian gom hàng nên thời gian cắt máng cũng sẽ lâu hơn.

Trong trường hợp hàng hóa gặp sự cố, một số bên Forwarder có mối quan hệ tốt với hãng tàu có thể xin thêm thời gian cắt máng để thanh lý hàng. Nhờ đó, tránh được tình trạng “rớt hàng” đối với lô hàng vận chuyển.

>>> Tham khảo: Nên học xuất nhập khẩu ở đâu tại Hà Nội và TPHCM

2. Những đối tượng liên quan đến Cut Off Time/ Closing Time

- Người mua (Người nhập khẩu) chính là người đặt hàng mua hàng hóa, sản phẩm.

- Người bán (Người xuất khẩu) là bên sản xuất và cung cấp hàng hóa, sản phẩm đáp ứng nhu cầu người mua.

- Công ty vận chuyển sở hữu hãng vận tải chuyên phục vụ chở hàng hóa từ cảng bốc hàng đến cảng đích.

- Hải quan của cả hai quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu làm nhiệm vụ cung cấp thông quan cho hàng hóa rời khỏi nước xuất khẩu và nhập cảnh vào nước nhập khẩu.

- Cảng vụ cũng sẽ bao gồm cả chính quyền cảng của ít nhất 2 nước có liên quan đến quá trình vận chuyển. Chính quyền cảng của nước xuất khẩu có chức năng sắp xếp mặt bằng cho hàng hóa chất lên tàu. Cảng vụ của nước nhập khẩu cung cấp thông quan cho hàng hóa được nhập vào.

- Công ty bảo hiểm có vai trò giúp trang trải các rủi ro trong quá trình vận chuyển

- CHA là địa lý của cơ quan Hải quan có nhiệm vụ hỗ trợ nhà nhập khẩu và xuất khẩu các vấn đề liên quan đến việc nhận thông quan từ các cơ quan.

- Nhà cung cấp vận tải đa phương thức như đường sắt, đường bộ giúp cho quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho/nhà máy đến cảng và từ cảng đến với người nhận được thông suốt, thuận lợi.

3. Phân loại Cut Off Time/ Closing Time

- Cut off S/I

Cut-off Shipping Instruction (S/I) hay Details of Bill of Lading (B/L) là một trong những thông tin quan trọng mà Shipper phải gửi cho hãng tàu để họ dựa vào đó để phát hành B/L cho Shipper. Và hạn cuối cùng mà Shipper phải gửi thông tin vận chuyển cho hãng tàu chính là Cut-off S/I.

- Cut off VGM

Cut-off VGM là thời hạn cuối cùng mà đơn vị xuất khẩu cần phải gửi phiếu cân containers về cho hãng tàu. Cũng tương tự như Cut off S/I, nếu không gửi đúng hẹn giấy tờ này thì sẽ không thể làm kịp B/L và hậu quả là lô hàng cũng sẽ không được vận chuyển và phải đợi vận chuyển ở chuyến sau.

- Cut off Doc hay Cut off draft B/L

Đối với hình thức này, shipper cần phải xác nhận nội dung nháp của B/L với hãng tàu. Nếu quên xác nhận hay xác nhận muộn thì hãng tàu sẽ dùng nội dung S/I mà shipper đã gửi trước đó để ra vận đơn gốc. Và mọi điều chỉnh, sửa đổi hoặc khiếu nại của shipper về nội dung của vận đơn về sau đều sẽ bị tính phí.

- Cut off C/Y

Container Yard – Bãi container ở cảng hạ container. Đây là thời hạn cuối cùng mà shipper phải giao hàng đến nơi hạ container hàng theo đúng với quy định. Nhân viên hiện trường chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan cần hoàn thiện “vào sổ tàu” khâu cuối cùng của việc thông quan hải quan hàng xuất. Cũng tương tự như các loại trên, nếu không hoàn thành 1 trong 2 thủ tục trên thì hàng cũng sẽ bị rớt. 

4. Nên làm gì khi không kịp Cut Off Time

Nếu vì một lý do nào đó mà không kịp Closing time thì các bạn cần nhanh chóng tìm hướng giải quyết như sau:

Trước tiên hãy tìm mối quan hệ với bên Forwarder. Đây là bộ phận sales của hãng tàu trực tiếp tiếp nhận các đơn hàng và bạn sắp xếp kế hoạch để chuyển đơn hàng. Do đó Forwarder sẽ có khả năng tác động đến bộ phận OPS ở cảng lưu ý đến hồ sơ của bạn để xin thêm thời gian giúp bạn kịp cut off time. Trong trường hợp gấp, bạn cũng có thể xin số điện thoại bộ phận OPS trực tiếp làm hàng ở cảng để nhờ được giúp đỡ.

Vấn đề quan trọng tiếp theo là cần tiến hành các thủ tục cần thiết gồm:

Xin mẫu đơn lùi closing time có chữ ký hoặc đóng dấu của hãng tàu

Đưa đơn xin lùi closing time lên bộ phận terminal của cảng để xin xác nhận

Bộ phận terminal sẽ xem xét nếu thuận lợi sẽ note vào trong sổ tàu.

Trường hợp không thể kịp thời gian hãng tàu sẽ lùi đơn hàng sang chuyến khác và thông báo về tình trạng này để khách hàng quyết định book hay không book nữa nhằm tránh thiệt hại cho cả 2 bên.

Trên đây là một số thông tin về Cut Off Time mà Gia đình xuất nhập khẩu muốn chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng qua bài viết này các bạn đã hiểu rõ được Cut Off Time/ Closing Time Là Gì Trong Logistics? và những thông tin liên quan đồng thời biết được cách xử lý trong trường hợp không kịp closing time.

>>> Xem thêm: Review Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Ở Đâu Tốt