Kinh Nghiệm Thực Tế Khi Xử Lý Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

Chứng từ xuất nhập khẩu là yếu tố quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, quyết định lô hàng có được thông quan thuận lợi hay không. Nhưng chỉ cần một sai sót nhỏ trong một chứng từ như invoice, vận đơn,... cũng dẫn đến phát sinh chi phí, kéo dài thời gian thông quan cho lô hàng. Gia đình xuất nhập khẩu sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế khi xử lý chứng từ xuất nhập khẩu thường gặp để bạn có thể tránh những sai sót, tối ưu thời gian thông quan qua bài viết sau đây.

1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa

Người làm xuất nhập khẩu chắc hẳn cần nắm vững bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa, gồm những chứng từ chính sau:

– Chứng từ thương mại: Hợp đồng ngoại thương , Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List ).

– Chứng từ vận tải: Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L), vận đơn hàng không (Airway Bill - AWB), Booking Confirmation là xác nhận giữ chỗ của hãng tàu/ forwarder cho nhà xuất khẩu trên 1 chuyến tàu/bay. 

– Chứng từ hải quan: Tờ khai hải quan , C/O (Chứng nhận xuất xứ hàng hóa), Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

– Chứng từ thanh toán: Thư tín dụng (L/C), Giấy báo nợ/báo có.

Và các chứng từ khác tùy theo từng loại mặt hàng có yêu cầu như: Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate ), Giấy kiểm dịch động vật xuất khẩu, Chứng nhận hun trùng  (Fumigation Certificate), Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng (CQ – Certificate of Quality), Chứng từ bảo hiểm..

2. Những lưu ý khi về kiểm tra chứng từ và các sai sót thường gặp

Sau đây là những tình huống thực tế nào mà dân xuất nhập khẩu thường gặp phải:

Kiểm tra tính chính xác của chứng từ

Mọi thông tin trên chứng từ phải đồng nhất và chính xác, không có sự sai lệch giữa L/C, hợp đồng thương mại và thực tế hàng hóa.

Các yếu tố quan trọng cần đối chiếu bao gồm tên hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, mã HS Code, thời gian giao hàng, đảm bảo trùng khớp với nội dung trong L/C và hợp đồng.

Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ

Bộ chứng từ phải được lập đầy đủ theo yêu cầu của L/C và quy định pháp luật, tránh thiếu sót có thể dẫn đến bị từ chối thanh toán.

Số lượng bản chứng từ phải đáp ứng đúng yêu cầu của L/C, ví dụ như bao nhiêu bản gốc, bao nhiêu bản copy, tránh sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình thanh toán.

>> Xem thêm: Quy Trình Kiểm Tra Sau Thông Quan - Kinh Nghiệm Thực Tế

Đảm bảo tính nhất quán giữa các chứng từ

Tất cả các chứng từ trong bộ hồ sơ phải có nội dung đồng nhất, không có sự khác biệt hoặc mâu thuẫn về thông tin như trọng lượng hàng hóa, điều kiện thanh toán, số container, số vận đơn...
Một sai lệch nhỏ giữa hóa đơn thương mại (Invoice) và vận đơn (Bill of Lading) cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại hoặc gặp khó khăn khi thanh toán.

Tránh các lỗi nghiệp vụ khi lập chứng từ

Khi lập bộ chứng từ, cần hiểu rõ về L/C, UCP 600 để tránh vi phạm quy định quốc tế về thanh toán.

Tránh lập chứng từ sai về thời hạn xuất trình, nộp chậm so với yêu cầu của L/C hoặc không gửi đúng số lượng bản gốc theo yêu cầu.

Các lỗi phổ biến như chính tả, sai sót đánh máy, in ấn mờ nhòe, thiếu chữ ký hoặc dấu xác nhận có thể dẫn đến việc ngân hàng từ chối chứng từ, gây chậm trễ thanh toán.

Hạn chế mâu thuẫn giữa các chứng từ trong bộ hồ sơ

Nếu nội dung trên Packing List, Commercial Invoice, C/O, B/L không đồng nhất về số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, ngân hàng hoặc hải quan có thể yêu cầu sửa đổi, gây mất thời gian và chi phí bổ sung.
Cần rà soát kỹ trước khi phát hành để đảm bảo tính hợp lệ, chính xác và phù hợp với yêu cầu thanh toán.

Ví dụ một số lỗi cụ thể trên các chứng từ mà người làm xuất nhập khẩu thường gặp như:

- Hối phiếu: thiếu hoặc không chính xác về tên và địa chỉ của các bên có liên quan, số tiền ghi trên hối phiếu bằng số và bằng chữ không khớp nhau hay không bằng trị giá đòi tiền của hoá đơn, ngày ký phát hối phiếu quá hạn hiệu lực của L/C, số L/C và ngày mở L/C ghi trên hối phiếu không chính xác,...

- Vận đơn: Tên, địa chỉ và các thông tin khác về người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo không phù hợp theo quy định của L/C. Các thay đổi bổ sung trên vận đơn không có xác nhận của người lập vận đơn (chữ ký và con dấu).

- Mã HS: Nhập sai mã HS Code dẫn đến sai thuế suất, bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính.

>> Xem thêm: Chứng Từ Trong Thanh Toán Quốc Tế

Khóa học xuất nhập khẩu online cho người mới bắt đầu

3. Kinh nghiệm thực tế khi xử lý chứng từ xuất nhập khẩu

Để hạn chế tối đa việc sai sót trong quá trình xử lý chứng từ xuất nhập khẩu, bạn cận thực hiện chặt chẽ và chính xác các vấn đề sau:

- Kiểm tra và xử lý chứng từ một cách cẩn thận, kỹ lưỡng trước khi gửi đi
Luôn kiểm tra chéo giữa các chứng từ trước khi nộp hải quan, đảm bảo thông tin đồng nhất giữa các chứng từ với nhau, phù hợp với thực tế lô hàng.

Có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý chứng từ để tránh sai sót xảy ra, phối kết hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để thống nhất các thông tin trong chứng từ.

Luôn cẩn thận, tỉ mỉ trong việc làm chứng từ.

- Làm việc hiệu quả với cơ quan hải quan và ngân hàng

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu, đúng thời gian để tránh bị tạm giữ hàng do thiếu chứng từ. Cần nhanh chóng liên hệ hải quan để điều chỉnh, bổ sung những thiếu sót, lỗi sai của chứng từ để thông quan hàng hóa nhanh chóng.

Xuất trình/gửi chứng từ sớm nhất có thể để nếu xảy ra sai sót thì vẫn còn thời gian sửa chữa.

Nâng cao kiến thức về nghiệp vụ thanh toán quốc tế liên quan LC, UCP, ISBP để tránh mắc lỗi sai.

Chỉ cần một lỗi sai nhỏ trên chứng từ cũng dẫn đến những rủi ro và chậm trễ trong quá trình thông quan hàng hóa. Các cá nhân làm nghề và doanh nghiệp cần liên tục học hỏi kinh nghiệm thực tế và cập nhật quy định mới nhất để xử lý chứng từ chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết trên đây Gia đình xuất nhập khẩu đã cung cấp những thông tin hữu ích về  kinh nghiệm thực tế khi xử lý chứng từ xuất nhập khẩu thường gặp, giúp ích cho công việc của bạn.

Bạn muốn xử lý chứng từ một cách chính xác, tránh sai sót và tối ưu thời gian thông quan, bạn muốn trang bị kinh nghiệm thực chiến để xử lý chứng từ chuyên nghiệp hơn bạn có thể tham gia khóa học xuất nhập khẩu thực tế để nhanh chóng nắm bắt kiến thức, kinh nghiệm ngay cho mình.