Booking Note Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu? Ví Dụ Thực Tế

Booking Note là gì trong xuất nhập khẩu? Đây là một trong những chứng từ quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Booking Note bao gồm nội dung gì? Quy trình cấp ra sao? Gia đình xuất nhập khẩu sẽ thông tin chi tiết tới bạn qua bài viết dưới đây.

1. Booking Note là gì trong xuất nhập khẩu?

Booking Note hay còn gọi là Việc lưu khoang hay Giấy lưu cước. Khi vận chuyển hàng hóa chủ hàng hoặc Forwarder, công ty logistics sẽ đặt chỗ với hãng tàu, hãng bay để giữ chỗ cho hàng hóa của mình trên tàu vận chuyển. Đây là chứng từ rất quan trọng trong bộ chứng từ vận tải hàng hóa.

Thông thường chủ hàng sẽ thông qua các bên Forwarder để họ thực hiện việc liên hệ với các hãng tàu, hãng bay, lấy thông tin và thực hiện việc booking này. Đây là công việc không khó nhưng cần có các bên chuyên làm dịch vụ này để nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác, lựa chọn được đúng tàu, book tàu cho phù hợp với hàng hóa của bạn.

Booking note chính là xác nhận đặt chỗ giữa hãng vận chuyển với người gửi hàng khi thuê vận tải hàng hóa. Booking là thao tác đặt chỗ cho hàng hóa của mình. Note là ghi chú lại thêm một số thông tin về việc đặt chỗ đó.

Đây là bước quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo kế hoạch.

>> Tham khảo: Học xuất nhập khẩu online ở đâu tốt

2. Nội dung chính của Booking Note

Các thông tin chính trên Booking Note cần chú ý gồm:

• Thông tin chuyến tàu:

Tên tàu và số chuyến (Vessel/Voyage No).
Ngày dự kiến khởi hành (ETD) và ngày dự kiến tàu đến (ETA).

• Thông tin hàng hóa:

Thông tin số lượng, trọng lượng hàng hóa, về loại hàng hóa.
Thông tin về loại container và số lượng container.

• Thông tin cảng: Cảng xếp hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of Discharge), cảng chuyển tải (nếu có)

• Các thông tin khác:

+ Số đặt chỗ (Booking No):  Số booking cần phải được xuất trình khi đưa hàng ra kho giao cho đơn vị vận chuyển, từ số booking này mà nhà vận chuyển phân biệt được các lô hàng, đây cũng là số để công ty vận chuyển làm việc với khách hàng khi đề cập đến lô hàng của họ.

+ Địa điểm lấy container rỗng và địa điểm trả container đầy, dỡ hàng trên cont xuống với hàng full cont. Vị trí lưu kho, thời gian đóng gói hàng với hàng lẻ cont.

+ Giờ cắt máng (Closing Time): Thời hạn mà người gửi hàng phải đưa hàng ra địa điểm nhận hàng chỉ định.

+ Cut off SI (Cut off – Shipping Instruction): Thời hạn mà người gửi hàng phải gửi thông tin cần thể hiện trên vận đơn (Bill of Lading) cho nhà vận chuyển.

+ VGM cut off time

>> Xem thêm: Hướng dẫn làm booking hàng hóa xuất nhập khẩu

3. Quy trình lấy Booking Note

Chủ hàng có thể tự liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ, lấy Booking note, tuy nhiên theo chia sẻ ở trên thông thường chủ hàng sẽ ủy quyền cho Forwarder liên hệ lấy sẽ thuận tiện hơn rất nhiều. Quy trình lấy Booking Note từ hãng tàu sẽ trải qua các bước cụ thể như sau:

>> Tham khảo: Nên học xuất nhập khẩu ở đâu tại Hà Nội và TPHCM

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và liên hệ

Chủ hàng chuẩn bị thông tin về hàng hóa (số lượng, chủng loại, kích thước, đặc tính hàng hóa khác khi vận chuyển nếu có, cảng đi, cảng đến, ngày dự kiến khởi hành để cho hãng tàu xem xét và đưa ra phương pháp vận chuyển phù hợp nhất.

Chủ hàng sẽ liên hệ trực tiếp với hãng tàu hoặc thông qua công ty logistics/forwarder để đặt chỗ cho hàng hóa của mình.

Bước 2: Gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request)

Sau khi đã cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng chủ hàng hoặc Forwarder sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) cho hãng tàu.

Bước 3: Xác nhận và đặt chỗ

Hãng tàu xem xét yêu cầu đặt chỗ và xác nhận đặt chỗ và gửi Booking Note cho chủ hàng/ FWD bao gồm các thông tin chi tiết về chuyến tàu và yêu cầu vận chuyển, xác nhận hàng hóa đã được đặt chỗ trên tàu.

Bước 4. Check booking note

Sau khi nhận booking note từ hãng tàu cần kiểm tra lại các thông tin về hàng hóa, ngày giờ, các thông tin khác xem đã đúng với yêu cầu chưa. Nếu sai báo lại hãng tàu điều chỉnh lại ngay.

Bước 5. Xác nhận đặt chỗ cho hàng hóa bằng Booking Confirmation

Hãng tàu xác nhận đặt chỗ và gửi Booking Confirmation cho chủ hàng,

>> Tham khảo: Booking Confirmation Là Gì? Cách Đọc Booking Confirmation

4. Những lưu ý khi sử dụng Booking Note

Kiểm tra kỹ thông tin: Chủ hàng cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi yêu cầu đặt chỗ. Đảm bảo tất cả thông tin trên Booking Note chính xác để tránh sai sót trong quá trình vận chuyển, gây chậm trễ.

Tuân thủ thời hạn: Cần đưa hàng đến điểm tập kết ở cảng/ sân bay trước Cut off time để không bị rớt hàng.

Tìm hiểu các forwarder uy tín, tin cậy để thực hiện lấy booking note với hãng tàu phù hợp, đúng thời điểm, giúp hàng hóa vận chuyển đúng thời gian với chi phí hợp lý nhất. Luôn giữ liên hệ với hãng tàu, FWD để nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh nếu có.

Kiểm tra kỹ các chi phí khác liên quan đến việc lấy Booking Note như phí lấy container rỗng, phí vận chuyển, và phí lưu container để tránh chi phí không mong muốn.

Bạn đang tìm kiếm nơi để học hỏi và trao đổi thông tin? Diễn đàn logistics Việt Nam là nền tảng lý tưởng để bạn bắt đầu.

Trên đây Gia đình xuất nhập khẩu đã cung cấp thông tin chi tiết về Booking Note là gì trong xuất nhập khẩu? Những nội dung quan trọng trong Booking note và quy trình để lấy booking note. Hy vọng bạn đã hiểu rõ về Booking note và áp dụng hữu ích vào trong công việc của bạn.