Hướng Dẫn Hồ Sơ Hải Quan Cho Tạm Xuất Tái Nhập

Tạm xuất tái nhập là hình thức thường xuyên được các doanh nghiệp áp dụng khi cần đưa hàng hóa ra nước ngoài vì các lý do như: sửa chữa, bảo hành, triển lãm, trưng bày, cho thuê... rồi sau đó nhập lại chính lô hàng ấy về Việt Nam. 

Không giống như xuất khẩu hay nhập khẩu thông thường, thủ tục và hồ sơ hải quan cho loại hình này đòi hỏi sự chính xác cao và có nhiều điểm cần lưu ý để tránh bị phạt, ách tắc hàng hóa, hoặc thậm chí bị từ chối tái nhập.

Bài viết này, Gia đình xuất nhập khẩu sẽ hướng dẫn chi tiết toàn bộ quy trình lập hồ sơ hải quan cho tạm xuất tái nhập, dựa trên thực tiễn doanh nghiệp áp dụng, kết hợp với những quy định mới nhất từ cơ quan hải quan.

1. Tạm Xuất Tái Nhập Là Gì? 

Tạm xuất tái nhập là việc doanh nghiệp đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định và sau đó nhập trở lại. Điểm mấu chốt là hàng hóa tái nhập phải đúng với hàng đã tạm xuất, không thay đổi về bản chất.

Các mục đích thường gặp:

• Hàng hóa cần đưa đi sửa chữa, bảo hành tại nơi sản xuất gốc.

• Thiết bị cho thuê – sau khi hết thời gian sử dụng thì nhập lại.

• Hàng mẫu, hàng dùng cho hội chợ, triển lãm quốc tế.

• Máy móc của chính doanh nghiệp mang ra ngoài để thi công dự án, công trình nước ngoài, sau khi hoàn tất thì mang về.

Điểm khác biệt so với xuất khẩu – nhập khẩu thông thường là không có phát sinh ngoại tệ hoặc không có thay đổi quyền sở hữu hàng hóa.

2. Khi Nào Doanh Nghiệp Cần Làm Hồ Sơ Hải Quan Cho Tạm Xuất Tái Nhập?

Nhiều doanh nghiệp nhỏ, nhất là các doanh nghiệp startup, thường lúng túng trước câu hỏi này. Không phải mọi tình huống đưa hàng ra nước ngoài rồi nhập lại đều cần lập hồ sơ tạm xuất tái nhập. 

Cục Hải quan có quy định thời điểm:

• Có phát sinh việc đưa hàng ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, dù không bán, vẫn cần làm thủ tục tạm xuất.

• Nếu không lập hồ sơ tạm xuất ban đầu, sẽ không được phép tái nhập lô hàng đó.

• Thậm chí, có những trường hợp hàng hóa không thể tái nhập được vì đã bị xử lý sai ngay từ lúc tạm xuất.

Vì vậy, hồ sơ hải quan cho tạm xuất tái nhập phải được chuẩn bị ngay từ giai đoạn đầu, không chờ đến khi hàng quay về mới làm.

>>>>> Xem nhiều:      

• Review Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Ở Đâu Tốt  

• Khóa Học Chứng Nhận Xuất Xứ Hàng Hóa Ở Đâu Uy Tín Nhất  

3. Hồ Sơ Hải Quan Cho Tạm Xuất – Tái Nhập

Hồ sơ hải quan cho tạm xuất tái nhập là một tổ hợp nhiều loại chứng từ, cần phối hợp giữa phòng xuất nhập khẩu, kỹ thuật và kế toán.

Hồ sơ tạm xuất

• Tờ khai hải quan điện tử theo mã loại hình G61 (tạm xuất – tái nhập).

• Hợp đồng tạm xuất (hoặc biên bản điều chuyển, quyết định mang hàng đi).

• Giấy phép chuyên ngành (nếu có yêu cầu) như giấy phép sửa chữa ở nước ngoài.

• Bảng kê chi tiết hàng hóa, có thể kèm hình ảnh thực tế.

• Hóa đơn thương mại (dù giá trị 0 thì vẫn phải có, ghi chú rõ "không thanh toán").

• Vận đơn / booking hàng hóa (Airway Bill, Bill of Lading).

Hồ sơ tái nhập

• Tờ khai tái nhập theo mã loại G51.

• Tờ khai tạm xuất trước đó, có ghi rõ số tham chiếu trong hệ thống hải quan.

• Biên bản bàn giao, nghiệm thu sửa chữa (nếu hàng đã được sửa).

• Chứng từ vận chuyển về nước.

• Báo cáo kỹ thuật (nếu có thay đổi thông số).

• Ảnh chụp thực tế hàng hóa để chứng minh không thay đổi bản chất.

Việc khớp thông tin giữa hồ sơ tạm xuất và tái nhập là điều kiện bắt buộc. Nếu có sai lệch (chênh số lượng, sai số serial, thay đổi nhãn mác), doanh nghiệp bắt buộc phải giải trình với hải quan.

4. Quy Trình Làm Thủ Tục Hải Quan Cho Tạm Xuất – Tái Nhập Tại Doanh Nghiệp

Quy trình làm thủ tục này gồm nhiều bước nhưng có thể chia làm ba giai đoạn chính:

Trước khi xuất khẩu (tạm xuất)

• Xác định rõ mục đích đưa hàng ra nước ngoài: sửa chữa, cho thuê, dự án…

• Soạn thảo đầy đủ hợp đồng, chứng từ nội bộ, ảnh chụp trước khi xuất kho.

• Mở tờ khai hải quan tạm xuất (G61) trên hệ thống VNACCS, khai đúng mã HS, số serial, loại hình.

• Xuất hàng và lưu hồ sơ đầy đủ, đặc biệt giữ lại chứng từ vận chuyển.

Trong thời gian hàng đang ở nước ngoài

• Doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn hàng được phép ở nước ngoài, thông thường không quá 365 ngày.

• Nếu có nhu cầu gia hạn (ví dụ quá trình sửa chữa lâu hơn dự kiến), cần làm công văn gửi Chi cục Hải quan để được chấp thuận trước khi quá hạn.

• Lưu lại toàn bộ biên bản, email xác nhận, hóa đơn dịch vụ nếu có phát sinh.

Khi hàng quay trở lại (tái nhập)

• Mở tờ khai tái nhập (G51), khai đúng thông tin lô hàng đã tạm xuất.

• Làm thủ tục kiểm tra thực tế với Hải quan (nếu bị phân luồng đỏ).

• Đối chiếu từng chi tiết kỹ thuật, serial, khối lượng với hồ sơ gốc.

• Giải trình ngay lập tức nếu có chênh lệch, để tránh bị lập biên bản xử phạt.

>>>>>> Tham khảo thêm: 

• Quy Trình Thanh Toán D/P (Documents Against Payment) Thực Tế

• Tiêu Chí CTSH Trong C/O Là Gì? Cách Áp Dụng Thực Tế  

• Tiêu Chí SP (Specific Process) Là Gì ?    

• Mẫu bảng kê hàng hóa xuất khẩu theo tiêu chí xuất xứ    

• Xem xét về các tiêu chí xuất xứ trên C/O theo các FTAs    

5. Những Vấn Đề Phát Sinh Thường Gặp Và Cách Doanh Nghiệp Giải Quyết

Không ít doanh nghiệp từng "toát mồ hôi" khi gặp sự cố trong hồ sơ tạm xuất – tái nhập:

Sai sót phổ biến:

• Khai sai số serial hoặc nhầm lô hàng tái nhập.

• Không xin phép gia hạn đúng thời hạn.

• Mất hồ sơ tạm xuất, khiến không mở được tờ khai tái nhập.

• Hàng bị Hải quan nước ngoài giữ lại quá lâu, vi phạm thời hạn cho phép.

• Không chứng minh được hàng chưa qua sử dụng (đối với hàng mang đi triển lãm).

Kinh nghiệm xử lý:

• Luôn lưu bản sao điện tử của toàn bộ chứng từ xuất – nhập trên hệ thống riêng.

• Có người phụ trách riêng việc theo dõi các lô hàng tạm xuất.

• Giao tiếp tốt với Hải quan – nhất là khi hàng bị phân luồng đỏ.

• Trường hợp cần giải trình, nên chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật và hình ảnh gốc để đối chiếu.

5. Những Điểm Mới Trong Quy Định Tạm Xuất Tái Nhập Doanh Nghiệp Cần Cập Nhật

Từ năm 2023 đến nay, Tổng cục Hải quan đã có những điều chỉnh trong việc quản lý loại hình G61 – G51, trong đó:

• Hệ thống VNACCS cho phép khai báo rõ lý do tạm xuất (chọn mục sửa chữa, triển lãm…).

• Thời hạn hàng hóa tạm xuất bị siết chặt, doanh nghiệp cần đăng ký từ đầu và được cấp mã kiểm soát.

• Với một số loại hàng như máy móc chuyên dụng, thiết bị y tế, thiết bị thi công, yêu cầu thêm giấy phép từ Bộ quản lý chuyên ngành khi tái nhập.

Vì vậy, các doanh nghiệp nên:

• Thường xuyên cập nhật thông tin từ Cổng thông tin Hải quan điện tử.

• Có đối tác khai thuê hải quan có kinh nghiệm, tránh tự làm nếu chưa hiểu rõ quy định.

Không ít doanh nghiệp chỉ thực sự lo lắng về hồ sơ khi hàng đã quay về và bị Hải quan hỏi đến. Nhưng khi đó đã quá muộn. Muốn tránh phạt, tránh tắc hàng, doanh nghiệp phải chủ động từ bước đầu tiên, từ lúc lên kế hoạch đưa hàng ra nước ngoài.

Tạm xuất – tái nhập không phức tạp nếu bạn hiểu rõ quy trình và có sự chuẩn bị bài bản. Và một trong những điều quan trọng nhất chính là: hồ sơ phải phản ánh đúng thực tế, đầy đủ – rõ ràng – logic.

Hy vọng bài viết này của Gia đình xuất nhập khẩu không chỉ cung cấp cho bạn kiến thức mang tính hệ thống về Tạm Xuất Tái Nhập, mà còn mang lại kinh nghiệm thực tiễn có thể áp dụng ngay vào doanh nghiệp.

Nếu bạn còn nhiều vướng mắc về thanh toán D/P, bạn có thể tham khảo Khóa học xuất nhập khẩu để được các chuyên gia hướng dẫn chi tiết.