Nhân Viên Purchasing Là Gì? Kinh Nghiệm Nghề Purchasing

1. Purchasing là gì?

Purchasing được hiểu theo nghĩa tiếng Việt là hoạt động “thu mua” “mua hàng”. Hoạt động thu mua đóng vai trò then chốt, không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào của tổ chức, doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics và chuỗi cung ứng.

Vai trò của hoạt động thu mua rất quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp cân đối ngân sách, kiểm soát thu chi và đảm bảo hoạt động kinh doanh sẽ “có lãi”.

Người làm công việc Purchasing sẽ làm những công việc sau đây: lập kế hoạch thu mua, xây dựng tiêu chuẩn thu mua, tìm hiểu, lựa chọn nhà cung cấp, quản lý hợp đồng mua hàng, kiểm soát tồn kho, thanh toán cho nhà cung cấp,…Nhìn chung tùy thuộc vào đặc điểm và loại hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà bộ phận Purchasing sẽ thực hiện những công việc cụ thể.

Các vị trí công việc về Purchasing:

Cũng như các bộ phận khác trong doanh nghiệp, bộ phận thu mua cũng bao gồm một nhóm nhiều thành viên hoạt động theo một quy trình nhất định và mỗi thành viên sẽ đảm nhận những vai trò cụ thể.
Vậy bộ phận thu mua gồm những vị trí nào? Mỗi vị trí sẽ thực hiện những công việc gì?
Thông thường kết cấu của bộ phận thu mua sẽ gồm Giám đốc thu mua / Trưởng phòng thu mua, nhân viên thu mua và nhân viên hành chính.
Trong đó Giám đốc / Trưởng phòng thu mua là người chịu trách nhiệm quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp. Còn nhân viên thu mua và nhân viên hành chính sẽ có trách nhiệm hỗ trợ và làm việc theo sự phân công của Giám đốc / Trưởng phòng.
Dựa theo tên gọi có thể thấy công việc của nhân viên thu mua là liên hệ, làm việc với nhà cung cấp cũng như kiểm tra, giám sát quá trình bàn giao hàng hóa, đảm bảo hàng được giao đúng số lượng và chất lượng đã ký kết. Còn công việc của nhân viên hành chính là xử lý các tài liệu, văn bản, hồ sơ mua hàng, hợp đồng và quản lý sổ sách nhập, xuất hàng hóa.
Về cơ bản bộ phận thu mua sẽ có 3 vị trí chủ chốt kể trên, còn số lượng nhân viên bao nhiêu sẽ phụ thuộc vào quy mô của từng công ty. Trong công việc 3 vị trí trên cần có sự phối hợp nhịp nhàng để hoạt động thu mua đạt hiệu quả tối ưu. Bên cạnh đó phải đảm bảo tuân thủ các quy định, quy trình mua hàng, theo dõi sát nhu cầu hàng hóa, dự trữ hàng hợp lý. Các giấy tờ, chứng từ mua hàng phải làm đúng quy định và phải thường xuyên đối chiếu sổ sách và thực tế để hoạt động kiểm soát hàng hóa luôn minh bạch, rõ ràng.

2. Công việc của nhân viên Purchasing

Nhân viên Purchasing phải chịu trách nhiệm trong các công việc như: lập kế hoạch mua, xác định các tiêu chuẩn đồng thời nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp, phân tích tài chính, mua hàng, quản lý hợp đồng cung cấp, thanh toán và kiểm soát hàng tồn kho.

– Nhận danh mục hàng hóa cần mua sắm được gửi từ những bộ phận khác của công ty.
– Tìm nhà phân phối tiềm năng hoàn toàn có thể cung ứng tổng quan các yêu cầu tiêu chuẩn về hàng hóa mà công ty đưa ra.
– Gửi thư thăm dò các nhà cung cấp và yêu cầu họ gửi các thông tin về hàng hóa để giải pháp lựa chọn.
– Tạo dựng kế hoạch đến nguồn cung cấp để xem xét sản phẩm và trực tiếp đánh giá
– Đến các hội chợ, các siêu thị, trung tâm để tìm kiếm hàng hóa
– Kết hợp với những bộ phận có liên quan tiến hành kiểm tra mức độ hoàn toàn có thể cung ứng yêu cầu của hàng hóa.
– Chọn lựa và so sánh những đơn chào hàng từ nguồn cung cấp, từ đó lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất.
– Giao kèo, đàm phán về giá để tiến đến việc mua hàng, thanh toán.
– Có thể kết hợp với bộ phận Logistics để sắp xếp đầy đủ thủ tục phục vụ cho làm việc nhận hàng
Nếu hàng hóa có lỗi, Purchasing có thể khiếu nại hoặc yêu cầu phía đơn vị cung cấp bồi thường.
Trong quá trình mua hàng, bạn cũng giám sát việc giao hàng thỏa đáng bất cứ thứ gì bạn đã mua và bạn xác minh rằng tất cả các công việc hành chính cũng đã được thực hiện một cách chính xác. Sau đó, giao dịch mua hàng là một phần của quy trình tổng thể được gọi là Procurement.

3. Nhân viên Mua hàng purchasing đòi hỏi kiến thức, kỹ năng gì?

Đối với nhân viên Purchasing, đòi hỏi cả kiến thức, nghiệp vụ về thương mại quốc tế/ kinh doanh quốc tế, kiến thức về xuất nhập khẩu. Hiện nay các bạn sinh viên mới ra trường còn yếu về nghiệp vụ này. Vì vậy hầu hết các bạn đều tham gia các khóa học xuất nhập khẩu thực tế để bồi dưỡng thêm kiến thức về mảng Mua hàng.

Ngoài kiến thức về hoạt động Mua hàng quốc tế như: Hợp đồng ngoại thương, Thanh toán quốc tế, bộ chứng từ xuất nhập khẩu,..bạn cũng cần có các kỹ năng đặc thù phù hợp với vị trí nhân viên thu mua hàng hóa quốc tế gồm:

Kỹ năng ngoại ngữ

Với công việc thường xuyên phải trao đổi với đối tác nước ngoài, không chỉ riêng các công ty nước ngoài lớn như Samsung hay Canon, ngay cả các công ty trong nước cũng yêu cầu các ứng viên ứng tuyển vị trí phòng thu mua sản phẩm phải có khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh tốt. Cũng không quá khó hiểu vì đôi khi các công ty có thể liên kết, hợp tác với các công ty nước ngoài trong việc cung ứng hàng hóa, sản phẩm nên kỹ năng ngoại ngữ là cần thiết.

Nắm rõ sản phẩm và giá cả thị trường

Công việc của một nhân viên thu mua là thu mua các nguồn hàng, sản phẩm mà các bộ phận yêu cầu, hơn nữa cần mua được hàng với mức giá và chất lượng tốt. Vì vậy hơn ai hết họ phải là người nắm rõ sản phẩm cũng như giá cả thị trường, phân tích các yêu cầu kích thước, thành phần, chất lượng, chủng loại,… để tiến hành lập kế hoặc thu mua sản phẩm. Điều này dòi hỏi nhân viên thu mua phải là người nhanh nhạy, cập nhật xu thế và nắm rõ về sản phẩm, giá cả thị trường.

Kỹ năng quản lý thời gian

Ưu tiên giải quyết, lên kế hoạch mua hàng và triển khai kế hoạch cho kịp tiến độ dự án, hoạt động của các bộ phận. Chỉ cần chậm trễ một chút trong việc thu mua nguồn hàng hóa và cung cấp cho các bộ phận cũng có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng, ảnh hưởng đến cả doanh nghiệp.

Kỹ năng đàm phán

Nên nhớ rằng, nếu công việc của một Purchaser chỉ là thu mua thôi thì ai cũng có thể làm được. Cái quan trọng là làm sao để mua được hàng với giá rẻ nhất nhưng vẫn đạt chất lượng và còn vừa phải cung ứng kịp thời cho các bộ phận, doanh nghiệp. Vì vậy kỹ năng đàm phán tốt với một nhân viên thu mua là rất quan trọng.

Sáng tạo và linh hoạt trong cách giải quyết vấn đề

Không có một quy chuẩn hay công thức chung nào trong lĩnh vực thu mua hàng. Thị trường biến động, các vấn đề phát sinh có thể xảy ra bất cứ lúc nào, vì vậy trong mọi hoàn cảnh đòi hỏi người làm nghề thu mua phải có óc sáng tạo và linh hoạt trong cách giải quyết vấn đề, để có thể xử lý vấn đề một cách tốt nhất, không làm ảnh hưởng đến lợi ích của bên mua hàng và bên bán.

Mong rằng bài chia sẻ về nhân viên purchasing đã hữu ích với bạn, bạn có thể tham khảo một vài bài viết chia sẻ về các vị trí công việc trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu, Logistics. 

>>> Bài viết xem nhiều:

SALE Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Chia Sẻ Kinh Nghiệm Làm SALE Xuất Nhập Khẩu

Kinh nghiệm mua hàng Trung Quốc cho người mới bắt đầu

Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt