Procurement Là Gì? Cơ Hội Việc Làm Procurement

1. Procurement là gì?

Procurement được hiểu là mua hàng, bao gồm một chuỗi các hoạt động bắt đầu từ việc lập kế hoạch, xây dựng chiến lược mua hàng, tìm kiếm nguồn cung ứng, đàm phán các điều khoản, mua hàng, theo dõi thời điểm nhận hàng và lưu trữ hồ sơ. Điều quan trọng là phải liên tục theo dõi và đánh giá quy trình mua hàng để cải thiện mọi điểm yếu hoặc sự kém hiệu quả.

Theo truyền thống, một số doanh nghiệp đã sử dụng thuật ngữ procurement đồng nghĩa với purchasing. Nhưng hiện nay, Purchasing thường chỉ được coi là một giai đoạn trong quy trình procurement.

2. Phân loại procurement

Khi đã hiểu rõ Procurement là gì, bạn cần phân biệt được các loại Procurement. Procurement có thể được phân loại theo nhiều cách phụ thuộc vào mục đích mà công ty sử dụng hàng hóa đó

Mua hàng trực tiếp: mua các vật tư, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất ra sản phẩm cuối cùng. Với công ty sản xuất, Procurement bao gồm mua nguyên liệu thô và linh kiện, thiết bị, máy móc. Đối với công ty thương mại, mua hàng bao gồm các mặt hàng được mua từ nhà sản xuất, nhà phân phối để bán lại cho khách hàng.

Mua hàng gián tiếp: liên quan đến việc mua các mặt hàng cần thiết cho hoạt động hàng ngày nhưng không trực tiếp sản xuất .Điều này có thể bao gồm đồ dùng văn phòng,các chiến dịch quảng cáo, dịch vụ tư vấn và bảo trì thiết bị.

Mua hàng hóa phần lớn đề cập đến việc mua sắm các mặt hàng vật chất, nhưng nó cũng có thể bao gồm các mặt hàng như đăng ký phần mềm. Việc thu mua hàng hóa hiệu quả dựa vào quản lý chuỗi cung ứng tốt. Nó có thể bao gồm cả mua hàng trực tiếp và gián tiếp.

Mua dịch vụ: bao gồm dịch vụ vận chuyển, kho bãi,

3. Procurement có vai trò gì?

Procurement (mua hàng) rất quan trọng trong kinh doanh vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Để một công ty có lợi nhuận thì chi phí mua sắm hàng hóa cần phải thấp hơn số tiền họ bán những hàng hóa đó, trừ đi mọi chi phí liên quan đến việc chế biến và bán chúng.

Việc lập kế hoạch mua hàng tốt đảm bảo rằng người mua (tức là công ty) luôn mua được hàng hóa và dịch vụ phù hợp về yêu cầu với mức giá tốt nhất có thể.

Chuỗi cung ứng bao gồm các hoạt động: Hoạch định > mua hàng > sản xuất > phân phối. Như vậy, ta thấy Procurement liên kết gắn bó mật thiết với các chức năng khác trong công ty( sản xuất, marketing, phân phối), là cơ sở cho các hoạt động tiếp theo của công ty. Quá trình thu mua nguyên vật liệu quyết định trực tiếp đến sự thành bại của các hoạt động phía sau trong chuỗi.

Do đó, ta luôn phải coi mua hàng là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh của bất kỳ công ty nào.

4. Các bước trong quy trình Procurement

Quy trình Procurement bao gồm một số bước. Doanh nghiệp xác định hàng hóa và/hoặc dịch vụ cụ thể mà mình cần, tìm nguồn cung cấp sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu kinh doanh, đàm phán các điều khoản và chi phí, sau đó mua và nhận các mặt hàng liên quan.

Một công ty nhỏ có thể chỉ có một người xử lý việc mua sắm tất cả hàng hóa và dịch vụ. Các công ty lớn hơn có thể có một đội ngũ chuyên làm việc với các nhà cung cấp khác nhau hoặc hỗ trợ các nhóm kinh doanh nội bộ.

Đối với một số mặt hàng, nhóm có thể cần thu thập thông tin đầu vào từ một số bộ phận khác để xác định các yêu cầu chung của công ty.

Điều quan trọng cần nhớ là việc mua sắm không bao gồm một loạt các hành động riêng lẻ – đó là một quá trình diễn ra liên tục.

Ví dụ, các doanh nghiệp thường đặt mục tiêu thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp chính để giúp có được dịch vụ tốt nhất và chi phí thấp nhất có thể, điều này cuối cùng mang lại tỷ suất lợi nhuận cao hơn. Các công ty cũng có thể cần tiến hành kiểm tra đảm bảo chất lượng và phân tích hiệu suất thường xuyên để đảm bảo các nhà cung cấp luôn đáp ứng được kỳ vọng.

Quy trình mua sắm rất khác nhau tùy thuộc vào cấu trúc và nhu cầu của mỗi công ty, nhưng nhìn chung bao gồm chín bước cốt lõi sau:

Bước 1. Xác định hàng hóa và dịch vụ công ty cần.

Đầu tiên, các bộ phận xác định các yêu cầu của mình đối với mặt hàng cần mua. Yêu cầu về số lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật, các đặc trưng của sản phẩm.

Đưa ra bản kế hoạch chi tiết về số lượng, chủng loại, các thông số kỹ thuật chính , đặc tính đặc trưng, thời gian cần đến mặt hàng.

Bước 2. Gửi yêu cầu mua hàng.

Các bộ phận cần mua hàng ( vật tư, dịch vụ) sẽ làm yêu cầu mua hàng trình lên cấp trên. Yêu cầu mua hàng này bao gồm thông số kỹ thuật, số lượng, thời gian cần sử dụng, những điều quan trọng khác để cho bên mua hàng nắm rõ và mua đúng hàng hóa yêu cầu.

Sau khi yêu cầu mua được duyệt, bộ phận mua hàng tiến hành lập kế hoạch thu mua, tiến hành tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp và thực hiện mua hàng.

Bước 3. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.

Bộ phận Procurement gửi yêu cầu báo giá (RFQ)đến các nhà cung cấp tiềm năng để nhận báo giá. Báo giá càng chi tiết càng tốt để bạn có thể so sánh các nhà cung cấp với nhau.

Đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí đánh giá như chi phí, danh tiếng, tốc độ đáp ứng, chất lượng và độ tin cậy.

Nhiều công ty cũng xem xét đạo đức và trách nhiệm xã hội vì việc mua sắm thường gắn liền với bản sắc công ty. Ví dụ, một nhà bán lẻ tự hào về tính bền vững sẽ được hưởng lợi từ việc hợp tác với các nhà cung cấp có trách nhiệm với môi trường.

Procurement sau khi đã lựa chọn được NCC cần giữ mối quan hệ bền chặt để sau có thể được giảm giá hoặc phát triển được sản phẩm mới

Bước 4. Đàm phán về giá cả và ký hợp đồng.

Cách tốt nhất phổ biến là lấy ít nhất ba báo giá từ nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định. Kiểm tra từng báo giá một cách cẩn thận và thương lượng nếu có thể.

Sau khi hai bên đã thỏa thuận được về giá cả, chất lượng mong muốn, hai bên tiến hành ký hợp đồng. Trong hợp đồng cần nêu rõ thông tin bên bán, bên mua, số lượng, mô tả hàng hóa, phương thức thanh toán, trách nhiệm và nghĩa vụ mỗi bên,…

Bước 5. Tạo đơn đặt hàng.

Điền vào đơn đặt hàng (PO) và gửi cho nhà cung cấp. PO phải đủ chi tiết để xác định chính xác các dịch vụ hoặc hàng hóa cần thiết và cho phép nhà cung cấp thực hiện đơn đặt hàng.

Bước 6. Nhận và kiểm tra hàng hóa được giao.

Kiểm tra cẩn thận việc giao hàng xem có bất kỳ lỗi hoặc hư hỏng nào không. Đảm bảo hàng hóa nhận được đúng với đơn đã đặt hàng. Nếu có hỏng hóc hay thiếu về số lượng, bộ phận bán hàng báo lại với nhà cung cấp để xử lý theo hợp đồng đã ký.

Bước 7. Thanh toán.

Khi đã nhận hàng đúng với yêu cầu, bộ phận bán hàng thanh toán hồ sơ và làm đơn lên bộ phận tài chính để tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Lưu ý cần thanh toán đúng hạn như đã ký nếu chậm có thể bị phạt.

Bước 8. Lưu giữ hồ sơ.

Điều quan trọng là phải duy trì hồ sơ cho toàn bộ quá trình mua sắm, từ yêu cầu mua hàng đến đàm phán giá, hóa đơn, biên lai và mọi thứ ở giữa.

Những hồ sơ này có thể hữu ích vì nhiều lý do. Họ giúp công ty sắp xếp lại hàng hóa với mức giá phù hợp trong tương lai, cũng như hỗ trợ quá trình kiểm toán và tính thuế. Hồ sơ rõ ràng, chính xác cũng có thể giúp giải quyết mọi tranh chấp tiềm ẩn.

5. Cơ hội việc làm của nghề Procurement

Ở Việt Nam, nghề Procurement hiện đang được các doanh nghiệp coi trọng. Có thể nói nó đang là một ngành hot trong những năm gần đây Mua hàng đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc phát triển kinh doanh, đặc biệt là trong các doanh nghiệp sản xuất và thương mại.

Trong cơ cấu của các công ty này, Procurement có nhiệm vụ lập kế hoạch mua sắm và lập ngân sách cho việc mua sắm vật tư, trang thiết thiết bị, đồ đạc hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Ngoài ra, với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghiệp sản xuất, thu mua giúp các công ty tìm kiếm được các nguồn cung cấp hàng hóa chất lượng hơn, chi phí rẻ hơn.

Do sự đa dạng hóa của ngành sản xuất và sự gia tăng đáng kể của ngành sản xuất nên nhu cầu nhân lực về nghề Procurement ngày càng cao. Điều này mở ra nhiều cơ hội việc làm cho những bạn học kinh tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế, quản trị kinh doanh và các ngành khác có liên quan.

Ngoài ra, do có sự hội nhập quốc tế nên sự lưu thông hàng hóa giữa các nước là rất lớn. Bạn có thể mua hàng được giá rẻ từ nước ngoài về để sản xuất hoặc bán trong nội địa và ngược lại.

Do đó, nếu bạn hiểu Procurement là gì và có định hướng nghề nghiệp cụ thể, các kỹ năng cần thiết, bạn hoàn toàn có thể có được một sự nghiệp tuyệt vời.

Mong rằng những chia sẻ về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, Logistics của chúng tôi hữu ích với bạn. Nếu có ý kiến, góp vui lòng để lại bình luận phía dưới. Chúng tôi rất sẵn lòng giải đáp.

>>> Bài viết xem nhiều:

SALE Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Chia Sẻ Kinh Nghiệm Làm SALE Xuất Nhập Khẩu

Kinh nghiệm mua hàng Trung Quốc cho người mới bắt đầu

Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt

Khóa học purchasing – Mua hàng thực chiến