Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Purchase Order (PO) là một thuật ngữ khá thông dụng, nó được biết đến là một loại văn bản trong mua bán sản phẩm, hàng hóa ở một mức giá nhất định hoặc bị ràng buộc số lượng về mặt pháp lý mà các doanh nghiệp thương mại, sản xuất hoặc cá nhân phải sử dụng đến.
Tuy nhiên đối với nhiều người thì Purchase Order vẫn còn rất lạ lẫm, và thường hay bị nhầm lẫn với Invoice. Vì vậy qua bài viết này Gia Đình Xuất Nhập Khẩu xin cung cấp cho các bạn các thông tin cần thiết để hiểu rõ hơn về Purchase Order – PO là gì, và sự khác nhau giữa Invoice và PO, cùng theo dõi nhé.
1. Purchase Order – PO là gì trong xuất nhập khẩu?
Purchase Order (viết tắt là PO) nó được hiểu là đơn đặt hàng, là giấy tờ mà bên người mua sử dụng để gửi đến nhà cung cấp sản phẩm, hàng hóa để ủy quyền cho phép mua, đặt hàng. Đơn đặt hàng là một chứng từ, một thủ tục pháp lý bắt buộc để mua hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ.
PO là một chứng từ quan trọng để xác nhận việc người bán đã bán hàng hóa, dịch vụ cho người mua, khi có đủ chữ ký từ hai bên, thì nó được tính là một hợp đồng mua bán, bị ràng buộc pháp lý rõ ràng (trong trường hợp chưa có hợp đồng trước đó.)
»»»» Tham khảo: Review Khách Quan Học Logistics Ở Đâu Tốt Nhất
2. Purchase Dùng Để Làm Gì?
PO được sử dụng với mục đích tìm kiếm các vật phẩm và dịch vụ để giao dịch hàng ngày thuận tiện hơn. Đối với các công ty tư nhân, PO được sử dụng để tìm kiếm các sản phẩm được sản xuất tại địa phương hoặc yêu cầu khách hàng sử dụng các sản phẩm nhập khẩu.
PO là được xem như một loại tài liệu dùng để kiểm tra thông tin được đề cập đến theo thời hạn và chất lượng của hàng hóa, dịch vụ khi thực hiện hoạt động mua bán giống như một hợp đồng mua bán bình thường.
Thông thường thì một PO sẽ bao gồm cả số lượng, giá cả (bao gồm giá sỉ, giá gốc,…) điều khoản đóng gói, giao hàng, thanh toán và cả các điều kiện khác nữa.
Ngoài ra, khi các giao dịch xuất hiện sự cố hay rủi ro trong quá trình giao dịch, thì PO cũng có mang lại những lợi ích như sau:
– Người bán sẽ được bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong trường hợp người mua từ chối trả tiền hàng hóa hoặc dịch vụ.
– Quản lý tốt vấn đề chi tiêu
– Người mua có thể truyền đạt mong muốn của mình cho người bán.
– Quá trình mua bán sẽ tuân theo một thứ tự rõ ràng, hợp lý.
3. Phân biệt Purchase Order (PO), proforma Invoice (PI), sale contract
Purchase Order (PO) nó được hiểu là đơn đặt hàng, là giấy tờ mà bên người mua sử dụng để gửi đến nhà cung cấp sản phẩm, hàng hóa để ủy quyền cho phép mua, đặt hàng. Đơn đặt hàng là một chứng từ, một thủ tục pháp lý bắt buộc để mua hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ.
Proforma Invoice (PI) hay hóa đơn chiếu lệ, đây là bản thảo hóa đơn do nhà xuất khẩy soạn ra vào thời điểm hai bên bắt đầu giao dịch, nhằm ghi chú lại các thỏa thuận về số lượng, đơn giá, thành tiền, điều khoản, điều kiện, yêu cầu khác. PI do bên bán soạn, không dùng để thanh toán sản phẩm.
Sale contract (SC) được biết đến là một chứng từ quan trọng, được sử dụng trong mua bán quốc tế, sau khi thỏa thuận, thương lượng hai bên sẽ ký hợp đồng, và nội dung hợp đồng phải thể hiện rõ ràng các điều khoản của các bên tham gia về loại hàng hóa, sản phẩm, giá cả, điều khoản phạt, bảo hành,… Và những điều khoản trong hợp đồng phải được kiểm tra cẩn thận, tỉ mỉ, đúng với thực tế, cho dù là những vấn đề nhỏ nhất.
4. Tìm Hiểu Những Nội Dung Trong Purchase Order
Trên một PO hoàn chỉnh sẽ có đầy đủ những nội dung như sau:
– Số và ngày (Number and date)
– Thông tin người mua và người bán (Seller/Buyer: Name, contact, tel/fax)
– Mô tả hàng hóa (Goods description/Commodity/Product)
– Số lượng (Quantity)
– Phẩm cấp, thông số kỹ thuật (Specifications/Quality)
– Đơn giá (Unit price)
– Giá trị đơn hàng (Total amount)
– Điều kiện thanh toán (Payment terms)
– Điều kiện giao hàng (Incoterms)
– Phần trăm, FOC (Special instruction)
– Chữ ký (Signature)
»»»Tham khảo: Lộ Trình Học Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới Bắt Đầu
5. Mẫu Purchase Order mới nhất
Dưới đây là một số mẫu đơn đặt hàng mới nhất hiện nay, chúng tôi xin cập nhật đến bạn
6. Cách Quản Lý Đơn Hàng Hiệu Quả
Để quản lý đơn hàng đạt hiệu quả tốt nhất, bạn nên lưu ý những điều dưới đây:
– Phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho cũng như phân tách các khoản mua thành nhiều danh mục để hạn chế chi phí liên quan đến ngân sách.
– Bạn cần triển khai một hệ thống để phê duyệt mua hàng nhằm kiểm soát tốt vấn đề chi phí cũng như việc ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém.
– Cần quản lý tốt nhà cung cấp mà doanh nghiệp bạn đã từng đặt hàng sao cho hồ sơ của nhà cung cấp đảm bảo rõ ràng, minh bạch, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa hoạt động mua sắm.
– Đảm bảo hồ sơ và tài liệu phục vụ cho quá trình kiểm toán.
– Đảm bảo quy trình hủy hàng cũng được thực hiện rõ ràng.
– Bạn cần triển khai một hệ thống để phê duyệt mua hàng nhằm kiểm soát tốt vấn đề chi phí cũng như việc ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém.
– Đề ra những vấn đề cần kiểm tra để đánh giá và kiểm soát, đảm bảo được chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của PO.
Trên đây là tất tần tật thông tin về Purchase Order mà chúng tôi gửi đến bạn. Cảm ơn bạn đã chú ý theo dõi và hy vọng bài viết giúp ích cho học tập và công việc của bạn.
Tham khảo thêm:
