thư tín thương mại là gì

Thư tín thương mại là gì? Tầm quan trọng của thư tín thương mại

Trong thương mại quốc tế và các giao dịch mua bán hàng hóa hiện nay, đa số sẽ sử dụng thư tín thương mại. Bài viết này sẽ giúp các bạn hình dụng rõ hơn thư tín thương mại là gì? Những vấn đề liên quan đến thư tín thương mại.

>>>> Xem thêm: Điều khoản giám định và trách nhiệm hàng hóa bị lỗi trong hợp đồng ngoại thương

1.Tầm quan trọng của thư tín thương mại

Trong thời đại công nghệ số ngày nay, mọi văn bản thương mại liệu có phải chỉ xoay quanh email, báo cáo, bản ghi nhớ? Phải chăng thư tín thương mại đã trở nên lỗi thời và không còn được sử dụng nữa? Trên thực tế, các công ty vẫn thường xuyên nhận và gửi thư thương mại bằng tiếng Anh cho các khách hàng và đối tác.

Một bức thư thương mại có thể được gửi thông qua email (ở dạng đính kèm hoặc trong nội dung email) hoặc dưới dạng bản cứng qua đường bưu điện. Về mặt hình thức, thư tín thương mại thường trang trọng hơn thư thương mại điện tử (email). Chúng truyền đạt những nội dung, thỏa thuận chính thức, trong những tình huống kinh doanh cụ thể.

Một bức thư với nội dung, bố cục tốt, logic, dễ hiểu sẽ giúp công ty ghi điểm trong mắt khách hàng và đối tác và quan trọng hơn là giải quyết chính xác các vấn đề mà công ty gặp phải

thư tín thương mại là gì

2.Các tiêu chí của một bức thư tín thương mại tốt

Đúng format, không sai ngữ pháp

Ngắn gọn, đủ ý

Lưu ý tới văn phong  (trang trọng, thân mật…)

3.Các bước để thực hiện viết một bức thư tín

Lựa chọn loại thư cần viết:

Thư tín thương mại có người gửi (sender) và người nhận (recipient).Người gửi có thể là một người hoặc một tổ chức, tương tự như vậy đối với người nhận.

Tùy thuộc vào mục đích gửi thư mà có thể phân loại thư tín thương mại thành một số dạng như sau:

  • Letter of complaint (Thư phàn nàn/khiếu nại): Đây là loại thư viết bởi một người hoặc một tổ chức, không hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty người nhận. Khi viết thư khiếu nại, điều quan trọng là phải giữ được giọng văn lịch sự, ngay cả khi bạn đang rất bực mình và có rất nhiều điều muốn phàn nàn.
  • Letter of inquiry (Thư hỏi hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn hỏi về sản phẩm, dịch vụ v.v của công ty khác. Nếu bạn dự định viết một lá thư hỏi hàng, hãy chắc chắn rằng bạn cần thu thập được càng nhiều thông tin càng tốt. Hãy tạo một checklist (danh sách) các vấn đề bạn cần tìm hiểu để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào nhé.
  • Cover letters (Thư giới thiệu): Khi bạn đang ứng tuyển vào một công việc nào đó, thì chắc chắn bạn sẽ cần dùng đến loại thư này. Chúng thường được gửi kèm với bản sơ yếu lý lịch để giới thiệu cho nhà tuyển dụng biết bạn là ai. Một thư giới thiệu tốt có thể giúp bạn có được công việc. Nên viết ngắn gọn, xúc tích, thể hiện được màu sắc riêng của bản thân nhưng cũng đừng cố gắng gây ấn tượng với người đọc một cách quá mức.
  • Adjustment letters (Thư hòa giải): Được sử dụng khi phúc đáp lại thư khiếu nại của khách hàng. Nội dung bức thư sẽ thể hiện cách thức vấn đề đối với sản phẩm hoặc dịch vụ được giải quyết (hoặc không). Đây là loại thư khó bởi người đọc thường là những khách hàng không hài lòng với công ty và đang rất bức xúc, nên cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp để xoa dịu họ mà không làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty.
  • Order letters (Thư đặt hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn đặt hàng với một công ty. Thư đặt hàng cần chứa những thông tin chính xác, vì vậy bạn cần kiểm tra kỹ tất cả các thông số trước khi gửi thư. Ngôn ngữ sử dụng cần chuẩn chỉnh. Nên sử dụng từ ngữ đơn giản và rõ ràng. Các câu văn dài thường khiến người đọc khó theo dõi và nắm được ý của người viết.
  • Các loại thư khác: Ngoài ra, tùy theo tình huống cụ thể, người viết có thể sử dụng rất nhiều loại thư thương mại khác nhau. Ví dụ như, bạn có thể viết một bức thư để:
  • Thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ;
  • Giới thiệu nhân sự
  • Thông báo nhân sự nghỉ việc,…

Trên đây là bài viết về thư tín thương mại và các loại thư tín thương mại thường gặp. Mong rằng bài viết này hữu ích với bạn.

Để tìm hiểu nghiệp vụ xuất nhập khẩu, và có đủ kiến thức làm việc tại doanh nhưng bạn chưa có kiến thức và kinh tế thì nên tham khảo các khóa học xuất nhập khẩu thực tế tại các trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu thực tế. Tuy nhiên hiện nay có hiện tượng các trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu lừa đảo, bạn nên tham khảo thêm bài viết chiêu trò lừa đảo của trung tâm xuất nhập khẩu để phòng tránh.

Thư tín thương mại là gì? Tầm quan trọng của thư tín thương mại
Rate this post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *