Hướng Dẫn Khai Báo Hải Quan Điện Tử Chi Tiết Bước Từng

Bạn đang cần hướng dẫn Khai báo hải quan điện tử chi tiết từng bước để phục vụ cho công việc? Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan là quy trình bắt buộc phải thực hiện nhằm đảm bảo các quy định pháp lý về thuế, an ninh, và quản lý thương mại. Khai báo hải quan điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện độ chính xác, giảm thiểu các sai sót trong quá trình khai báo. Gia đình xuất nhập khẩu sẽ hướng dẫn chi tiết khai báo hải quan điện tử qua bài viết dưới đây.

1. Khai báo hải quan điện tử là gì?

Khai báo hải quan điện tử là hình thức khai báo thông qua phần mềm điện tử, trong đó doanh nghiệp sẽ điền đầy đủ các mẫu thông tin và dữ liệu cần thiết vào tờ khai và truyền dữ liệu qua internet đến cơ quan hải quan. Sau khi nhận được dữ liệu, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra và phê duyệt việc thông quan lô hàng.

Điều quan trọng là doanh nghiệp cần phân biệt giữa khai báo hải quan điện tử và khai hải quan từ xa. Khai hải quan từ xa là hình thức khai báo bằng giấy, sau đó dữ liệu được truyền tới cơ quan hải quan. Sau khi hệ thống cấp số tiếp nhận, người đại diện doanh nghiệp vẫn phải đến trực tiếp chi cục hải quan để hoàn tất thủ tục.

Ngược lại, khai hải quan điện tử hoàn toàn qua phần mềm, từ khâu tiếp nhận thông tin đến khi lô hàng được thông quan mà không cần phải đến trực tiếp cơ quan hải quan.

Đa số doanh nghiệp hiện nay đều thực hiện khai báo hải quan điện tử. Hiện nay có hai phần mềm dùng để khai báo hải quan điện tử chính là Phần mềm Thái Sơn và phần mềm FPT. Trong đó, doanh nghiệp Việt đang sử dụng phổ biến nhất là phần mềm ECUS5 VNACCS của Thái Sơn.

Việc khai báo hải quan được chia thành 4 dạng loại hình chính:

• Khai báo hàng hóa theo loại hình Kinh doanh

• Khai báo hàng hóa theo loại hình Gia công

• Khai báo hàng hóa theo loại hình Sản xuất – Xuất khẩu

• Khai báo hàng hóa theo loại hình  chế xuất

>> Xem nhiều: Khóa học Khai báo hải quan để nắm vững quy trình, các bước thực hiện khai báo hải quan điện tử, được thực hành trên bộ chứng từ thực tế của doanh nghiệp, học hỏi kinh nghiệm thực tế từ giảng viên.

2. Cần chuẩn bị những gì khi khai báo hải quan điện tử

Trước khi tiến hành nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần thực hiện khai báo hải quan điện tử với Cơ quan Hải quan. Quy trình khai báo này chỉ cần thực hiện một lần và sẽ lưu trữ thông tin doanh nghiệp cho các lần khai báo sau. Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo đã đăng ký chữ ký số với Cơ quan Hải quan để ký duyệt tờ khai và gia hạn khi cần thiết.

Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu mới, khi thực hiện khai báo hải quan điện tử lần đầu tiên, cần chuẩn bị các yếu tố sau:

- Máy tính kết nối internet ổn định.

- Chữ ký số đã được đăng ký với Cơ quan Hải quan.

- Phần mềm khai báo hải quan, có thể lựa chọn phần mềm của Tổng cục Hải quan hoặc các phần mềm từ nhà cung cấp bên thứ ba.

Hướng dẫn thiết lập phần mềm khai báo hải quan

Trước khi thực hiện khai báo hải quan, bạn cần cài đặt phần mềm và thực hiện các bước chuẩn bị như Mua chữ ký số, ký hợp đồng hợp tác với bên chữ ký số.

Mua chữ ký số

Các Doanh nghiệp mới hoặc cần mua chữ ký số thêm cho nhân viên trong Doanh nghiệp .

– Bước 01: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

01 Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập của đơn vị, tổ chức, Doanh nghiệp

01 Bản sao CMND hoặc hộ chiếu người đại diện pháp lý

– Bước 2: Liên hệ trực tiếp qua hotline đơn vị tư vấn, hỗ trợ và chọn gói dịch vụ phù hợp

Hiện tại, có rất nhiều nhà cung cấp chữ ký số mà bạn có thể lựa chọn như Thái Sơn, BKAV, FPT,…

Mua phần mềm khai báo hải quan

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin cần thiết trước khi liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm gồm:

+ Doanh nghiệp là đơn vị khai trực tiếp hay Đại lý Hải quan

+ Loại hình tờ khai (Kinh doanh Đầu Tư, Gia Công, Sản xuất xuất khẩu, Chế xuất)

+ Số lượng máy tính cần cài đặt phần mềm

+ Sau khi trao đổi, báo giá và thông nhất, Doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng hợp tác và thực hiện thanh toán.

Cài đặt phần mềm vào máy tính

Bạn liên hệ trực tiếp hotline của Thái Sơn, theo khu vực miền Bắc hoặc miền Nam, cài Teamviewer hoặc UltraViewer sẵn để được hỗ trợ cài đặt phần mềm lên máy tính một cách nhanh chóng, hạn chế các lỗi khi sử dụng phần mềm.

Thay đổi mật khẩu User sau khi cài đặt phần mềm

Sau khi bạn đăng nhập thành công lần đầu trên hệ thống VNACCS bạn cần đổi mật khẩu cho tài khoản vừa được cục Hải quan cung cấp và tiến hành khai báo thông qua phần mềm khai  hải quan điện tử ECUS.

Việc chuẩn bị đầy đủ các yếu tố này giúp doanh nghiệp hoàn thành quy trình khai báo một cách thuận lợi và nhanh chóng.

3. Hướng dẫn quy trình khai báo hải quan điện tử chi tiết

Sau đây Gia đình xuất nhập khẩu sẽ hướng dẫn bạn khai báo hải quan điện tử với loại hình Kinh doanh.

3.1 Đối với tờ khai xuất khẩu

• Bước 1: Khai mã định danh

Vào “Tờ khai hải quan”  “Khai bổ sung”  “Đăng ký số định danh hàng hóa”

Trong “Số booking”, điền số booking. Sau đó, nhấn “Ghi”  “Khai báo”  Lấy kết quả  Số định danh và QR code mã định danh được trả về.

Lưu ý: Mã định danh sẽ được khai vào phần “Số vận đơn” của tờ khai

• Bước 2: Điền các tab thông tin của tờ khai

Ta sẽ điền vào 3 tab của tờ khai gồm

+ Thông tin chung
+ Thông tin container (nếu là hàng cont)
+ Danh sách hàng

Ý nghĩa của từng ô sẽ được quy định trong: Mẫu số 1, Phụ lục 1, Thông tư 39/2018/TT-BTC

• Bước 3: Khai báo và lấy luồng tờ khai (mục 4.2.3)

>> Xem thêm: Khác biệt giữa tờ khai thông quan và tờ khai chưa thông quan

3.2 Đối với tờ khai nhập khẩu

• Bước 1: Điền các tab thông tin của tờ khai

Bạn sẽ điền vào 3 tab của tờ khai gồm:

+ Thông tin chung
+ Thông tin container (nếu là hàng cont)
+ Danh sách hàng

Ý nghĩa của từng ô sẽ được quy định trong: Mẫu số 2, Phụ lục 1, Thông tư 39/2018/TT-BTC

• Bước 2: Khai báo danh sách cont (Trường hợp hàng FCL)

Vào “Tờ khai hải quan”, “Khai bổ sung”, “Khai báo danh sách container cho tờ khai”

Điền số cont và số seal của lô hàng. Trường hợp nhiều số cont, seal, chúng ta có thể nhập bằng file excel.

Sau đó, nhấn “Ghi”, nhấn “Khai báo” và “Lấy phản hồi”

• Bước 3: Khai báo hải quan và lấy luồng tờ khai (mục 4.2.3)

Lưu ý thời hạn nộp tờ khai hải quan được thể hiện tại mục 2.3.

Với tờ khai xuất khẩu và nhập khẩu sẽ khác nhau ở một số điểm ở 3 bước đầu trên.

• Bước 4:  Phân luồng, kiểm tra, thông quan hàng hóa.

Sau khi doanh nghiệp hoàn tất việc khai báo hải quan thành công, quá trình thông quan hàng hóa sẽ được tiếp tục. Doanh nghiệp sử dụng chức năng "Lấy kết quả phân luồng, thông quan" (tương tự như chức năng "Lấy phản hồi từ Hải quan") để nhận thông tin về kết quả phân luồng (xanh, vàng, đỏ), lệ phí hải quan, thông báo thuế, và các chi tiết cần thiết khác. 

Phân luồng hải quan

Tờ khai sẽ rơi vào một trong các luồng sau, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, người khai sẽ có hướng dẫn cụ thể về cách thực thực hiện kiểm tra và xử lí sau đó. 

+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Hàng hóa sẽ được thông quan nếu mặt hàng không cần đóng thuế xuất khẩu/ nhập khẩu.

+ Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ lô hàng cho cán bộ hải quan, sau đó, thông quan hàng hóa.

+ Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ lô hàng và tiến hành kiểm hóa cho cơ quan hải quan, sau đó, thông quan hàng hóa.

>> Xem thêm: Hướng Dẫn Đăng Ký Nộp Thuế Hải Quan Điện Tử

Bước 5: Khai sửa đổi, bổ sung trong quá trình thông quan

Hệ thống cho phép thực hiện khai sửa đổi, bổ sung thông tin tờ khai hải quan từ khi tờ khai được đăng ký cho đến trước khi hàng hóa được thông quan. Người khai hải quan sẽ sử dụng chức năng IDD để mở màn hình khai thông tin sửa đổi. 

Nếu đây là lần đầu tiên khai sửa đổi, toàn bộ thông tin tờ khai nhập khẩu (IDA) sẽ hiển thị. Trong trường hợp đã khai sửa đổi trước đó, màn hình sẽ hiển thị thông tin cập nhật mới nhất từ lần khai trước (IDA01).

Sau khi hoàn tất việc khai thông tin tại IDA01, người khai sẽ gửi dữ liệu đến hệ thống VNACCS. Hệ thống sẽ cấp số cho tờ khai sửa đổi và phản hồi lại thông tin trên màn hình IDE. Khi người khai nhấn "gửi" tại màn hình IDE, quá trình đăng ký tờ khai sửa đổi, bổ sung sẽ được hoàn tất.

Số tờ khai sửa đổi sẽ là ký tự cuối cùng trong số tờ khai ban đầu, thể hiện số lần khai sửa đổi (từ 1 đến 9). Nếu không có khai sửa đổi, ký tự cuối cùng của số tờ khai là 0.

Lưu ý rằng khi thực hiện khai sửa đổi, bổ sung, tờ khai này sẽ chỉ có thể được phân luồng vàng hoặc đỏ, không áp dụng phân luồng xanh.

Các chỉ tiêu trên màn hình IDA01 tương tự như trên màn hình IDA khi khai báo thông tin nhập khẩu ban đầu. Tuy nhiên, có một số chỉ tiêu sẽ không thể nhập liệu hoặc sửa đổi, tùy thuộc vào quy định của hệ thống.

Khi tờ khai đã được thông quan, doanh nghiệp có thể in tờ khai hải quan và tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình thông quan hàng hóa.

Việc khai báo hải quan điện tử là một bước tiến quan trọng trong việc đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu. Nắm vững từng bước thực hiện không chỉ giúp doanh nghiệp thông quan nhanh chóng. 

Hy vọng qua bài hướng dẫn khai báo hải quan điện tử chi tiết này, Gia đình xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn có thể tự tin thực hiện khai báo hải quan điện tử một cách hiệu quả, giúp hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.