Document Fee Là Gì? Tất Tần Tật Về Phí Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

Document Fee là phí rất hay gặp trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu, nhất là vận tải biển, vận tải hàng không. Đây là một khoản phí quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhưng không phải ai cũng nắm rõ về ý nghĩa và cách sử dụng của nó. Vậy Document Fee (DOC) thực chất là gì? Mục đích của loại phí này ra sao? Hãy cùng Gia đình xuất nhập khẩu tìm hiểu những thông tin chi tiết về phí DOC qua bài viết sau đây.

1. Document Fee là gì?

Documentation Fee hay phí DOC là phí chứng từ, đây là khoản phí mà các hãng vận chuyển bằng đường biển, chủ tàu, công ty logistics hoặc đại lý giao nhận thu từ doanh nghiệp xuất nhập khẩu để thực hiện việc chuẩn bị và xử lý các chứng từ liên quan đến lô hàng.

Các chứng từ này có thể bao gồm invoice, vận đơn, chứng nhận xuất xứ C/O, và các tài liệu cần thiết khác trong quá trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Documentation Fee có thể là chi phí để phát hành Bill of Lading hay Air Way Bill…, đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hàng hóa được thông quan và vận chuyển thuận lợi.

Đối với lô hàng nhập khẩu vào Việt Nam, người nhận cần đến Hãng tàu hoặc Forwarder để nhận lệnh giao hàng. Sau đó, lệnh này phải được mang ra cảng để xuất trình cho kho (đối với hàng lẻ) hoặc thực hiện làm phiếu EIR (nếu là hàng container FCL) trước khi có thể lấy hàng ra khỏi cảng.

2. Document Fee bao gồm những loại phí gì?

Chi phí chuẩn bị và xử lý hồ sơ: Bao gồm chi phí phát hành, in ấn và xử lý các chứng từ như hóa đơn, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, và các giấy tờ cần thiết khác.

Chi phí giao dịch với hải quan: Liên quan đến việc chuẩn bị và nộp các tài liệu để làm thủ tục hải quan cho lô hàng cũng nằm trong Document Fee.

Chi phí thông báo cho người nhận hàng: Phí Document Fee gồm chi phí liên lạc với người nhận hàng hoặc các đối tác vận chuyển để thông báo về tình trạng lô hàng và các thông tin cần thiết khác để quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.

Phí phát hành lệnh giao hàng (D/O): Đối với hàng nhập khẩu, phí này thường bao gồm việc cấp lệnh giao hàng để người nhận có thể lấy hàng tại cảng hoặc kho bãi được tính vào phí DOC.

Chi phí quản lý và xử lý thông tin: Liên quan đến việc cập nhật và quản lý dữ liệu lô hàng trong hệ thống của hãng tàu hoặc công ty logistics.

Phí sửa đổi (Amendment fee): Khoản phí này phát sinh khi có yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung thông tin trên vận đơn (Bill of Lading) do sai sót. Việc chỉnh sửa này yêu cầu tái xử lý và phát hành lại tài liệu. Mức phí sửa đổi có thể khác nhau tùy thuộc vào thời điểm yêu cầu, ví dụ trước khi tàu đến cảng đích hoặc sau khi hãng tàu đã khai báo thông tin hàng hóa (manifest). Quy định về Document Fee này có thể khác nhau tùy theo khu vực.

Phí điện giao hàng (Telex release fee): Khi sử dụng Surrendered Bill of Lading (vận đơn đã trao tay), người gửi có thể yêu cầu hãng tàu thực hiện Telex release để giao hàng trực tiếp cho người nhận tại cảng nhập. Phí Telex release được tính khi thực hiện gửi thông báo điện tử để giải phóng hàng hóa, giúp rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí cho cả hai bên, là một phương thức giao hàng nhanh chóng và tiện lợi.

Những chi phí này được tổng hợp vào phí DOC (Document Fee) nhằm đảm bảo lô hàng được xử lý nhanh chóng và đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý cũng như vận hành.

>> Bài viết xem nhiều: Nên học xuất nhập khẩu ở đâu tại Hà Nội và TPHCM

3. Vai trò của phí DOC (Document Fee)

Xử lý và chuẩn bị chứng từ: Phí DOC được thu để bù đắp chi phí cho việc chuẩn bị, phát hành và xử lý các tài liệu cần thiết trong quá trình xuất nhập khẩu, đảm bảo lô hàng có đầy đủ các chứng từ cần thiết cho việc thông quan và vận chuyển.

Đảm bảo tuân thủ quy định hải quan: Việc thu phí Document Fee - DOC fee giúp đảm bảo hồ sơ và quy trình cần thiết được thực hiện đúng theo yêu cầu pháp lý, giảm thiểu nguy cơ vi phạm hoặc sai sót trong quá trình thông quan hàng hóa.

Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao nhận: Phí Document Fee hỗ trợ trong việc tổ chức và quản lý các thủ tục giao nhận hàng, bao gồm lệnh giao hàng, xác nhận thông tin và các yêu cầu cần thiết khác, giúp quá trình này diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.

Hỗ trợ cập nhật tình hình lô hàng giữa các bên: Document Fee giúp chi trả cho việc liên lạc và thông báo giữa các bên liên quan trong quá trình vận chuyển, như hãng tàu, đại lý, người gửi hàng và người nhận hàng, đảm bảo thông tin được cập nhật và xử lý kịp thời.

Tối ưu hóa quy trình vận chuyển: Thu phí DOC giúp các hãng vận tải và công ty logistics duy trì dịch vụ chất lượng, đồng thời tối ưu hóa các khâu liên quan đến xử lý chứng từ, nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển và giao nhận đúng tiến độ.

>> Xem thêm: Ocean Freight Là Gì? Ai Chịu Trách Nhiệm, Cách Tính Phí O/F

4. Ai chịu trách nhiệm chính trong việc đóng phí DOC (Document Fee)

Document Fee hay DOC fee là khoản phí liên quan đến việc cung cấp và xử lý các loại chứng từ trong vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Và DOC fee được áp dụng cho những đối tượng sau:

Người gửi hàng (Shipper):

Chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ điểm xuất phát đến cảng xuất khẩu. Người gửi hàng phải thanh toán phí DOC khi hãng tàu thực hiện việc cung cấp và xử lý các chứng từ liên quan như đăng ký và ký nhận. Thông thường Document Fee là do Shipper tại cảng xuất hàng chịu phí.

Đại lý đầu nước (Forwarding agent):

Đóng vai trò trung gian trong quá trình xuất khẩu, chịu trách nhiệm lập hóa đơn vận chuyển và xử lý các công việc liên quan. Đại lý đầu nước cũng phải trả Document Fee cho các dịch vụ mà họ thực hiện thay mặt hãng tàu.

Người nhận hàng (Consignee):

Có trách nhiệm nhận và xử lý hàng hóa tại cảng nhập khẩu. Ngoài Document Fee, người nhận có thể phải chịu thêm chi phí sửa đổi (Amendment fee) nếu cần điều chỉnh thông tin trên Bill of Lading.

Các bên khác liên quan:

Bao gồm đại lý hải quan, đại lý hãng hàng không, hoặc nhà vận chuyển nội địa. Tùy thuộc vào vai trò cụ thể và thỏa thuận trong hợp đồng, họ có thể phải đóng phí Document Fee - DOC fee.

5. Các loại phí khác liên quan trong xuất nhập khẩu

Phí DO: (Delivery Order Fee) là phí lệnh giao hàng, đây là khoản phí mà người nhận hàng phải trả cho hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order). Lệnh này cho phép người nhận lấy hàng ra khỏi cảng hoặc kho bãi sau khi hàng hóa đã được nhập khẩu.

Phí THC: hay còn gọi là phụ phí xếp dỡ tại cảng, là khoản phí phát sinh trong quá trình di chuyển container, chẳng hạn như từ tàu lên bãi hoặc từ xe lên tàu. Tất cả các chi phí liên quan đến quá trình này được tính vào phí THC. Ngoài ra, còn bao gồm các chi phí khác như phí nhân công, phí quản lý cảng, và phí bến bãi.

Phí CFS (Container Freight Station fee): Phí xếp dỡ và quản lý hàng hóa tại kho cảng là khoản phí thu để thực hiện các hoạt động như bốc xếp, quản lý và đóng gói đối với hàng xuất khẩu, cũng như phân loại và lấy hàng ra khỏi container cho các lô hàng nhập khẩu lẻ.

Phí DEM (Demurrage Fee): Là phí lưu container tại bãi cảng sau khi hết thời gian miễn phí. Nếu container chưa được lấy ra khỏi cảng trong thời gian quy định, chủ hàng sẽ phải trả phí DEM cho mỗi ngày lưu trữ thêm.

Phí DET (Detention Fee): Là phí phát sinh khi container bị giữ ngoài cảng, thường là tại kho của khách hàng hoặc các địa điểm khác, sau khi hết thời gian miễn phí để trả lại container rỗng cho hãng tàu.

Phí chứng từ (Document Fee) là một khoản chi phí quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, đảm bảo quá trình chuẩn bị và xử lý hồ sơ, chứng từ cần thiết diễn ra suôn sẻ. Hiểu rõ về bản chất, vai trò, và các thành phần của phí DOC giúp doanh nghiệp quản lý chi phí tốt hơn và tránh được những rủi ro liên quan đến thủ tục hải quan.

Hy vọng bài viết trên Gia đình xuất nhập khẩu đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và hữu ích về phí DOC trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Bạn đang cần tìm thông tin về khóa học xuất nhập khẩu, trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu thực tế uy tín, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để chúng tôi có thể hỗ trợ tới bạn.